大數(shù)據(jù)時代背景下高校人事檔案的信息化建設(shè)

亢云潔

【摘 要】人事檔案是高校人事管理部門進行人力資源管理、進行師資隊伍建設(shè)的重要載體。大數(shù)據(jù)時代對高校傳統(tǒng)人事檔案管理提出新的要求。作者首先闡述人事檔案和大數(shù)據(jù)的概念，其次分析人事檔案對高校發(fā)展的意義及高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出具有大數(shù)據(jù)特色的高校人事檔案價值挖掘和有效利用等信息化建設(shè)策略，以提升我國高校人事檔案的信息化建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；高校；大數(shù)據(jù)；信息化建設(shè)；策略

中圖分類號： G270.7；G647.24 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）21-0125-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.21.055

【Abstract】Personnel archives are important parts in human resource mangment and building of teaching staff for personnel mangment department of universities. High requirements are proposed for conventional personnel archives mangment of universities in the big data era. In this paper， the author states the concepts of personnel archives and big data and analysis the effects of personnel archives on the development of universities. Then， the current situation of personnel mangment of university is briefly summarized. Finally， the effective exploration of personnel archives and information construction strategy are proposed based on the big data era in order to improve the information construction level of personnel archives of universities.

【Key words】Personnel archives；Universities；Big data； Information construction； Strategy

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息成為最有價值的資源之一。高校檔案館本身館藏的大量原始資料和豐富的傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗，加之科研能力的天然優(yōu)，成為大數(shù)據(jù)時代的“資本擁有者”，如何讓這些資本發(fā)揮其本身的價值，成為高校檔案館首當其沖的任務(wù)。

1 人事檔案和大數(shù)據(jù)

人事檔案是國家機構(gòu)和社會組織在人事管理活動中直接產(chǎn)生的、以個人姓名為特征組成專卷，真實記錄個人人生軌跡的文件資料，是具有法律效力的憑證和依據(jù)[1]。人事檔案具有真實性、準確性、動態(tài)性和機密性等特點。

“大數(shù)據(jù)”是指無法在一定時間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)軟件工具對其內(nèi)容進行采集、存儲、管理和分析的數(shù)據(jù)集合[2]。大數(shù)據(jù)具備數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多、數(shù)據(jù)價值密度低和數(shù)據(jù)處理速度快的特點。

2 人事檔案信息化建設(shè)在高校發(fā)展中的意義

高校作為智力密集型的教學科研單位，吸引和管理人才是高校人事管理工作的重中之重，人事檔案信息化無疑是促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展、提高高校綜合競爭力最直接有效的抓手。

首先，為學校建立高水平師資隊伍指明方向。通過對人事檔案信息的收集和數(shù)字化管理，建立完善的“大人事檔案數(shù)據(jù)庫”，實現(xiàn)人事檔案信息資源整合，一方面可以直觀地了解本校師資隊伍的性別比例、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、學歷層次、職稱層次等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；另一方面為各職能部門對教師進行任務(wù)分配、考核獎懲等提供重要依據(jù)，為人事管理部門進行師資隊伍建設(shè)指明方向。

其次，是學校正確選拔人才、科學任用干部的重要依據(jù)。人事檔案準確記錄了教師個人的學習工作經(jīng)歷，真實反映了教師的德勤功績等綜合素質(zhì)水平，這些重要的信息資源一方面為人事管理部門正確選拔教學科研人才提供依據(jù)，另一方面為組織管理部門科學任用干部發(fā)揮充分的輔助作用。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案的信息遠遠沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。面對大數(shù)據(jù)的沖擊，高校人事檔案的現(xiàn)狀令人堪憂：

3.1 觀念層面重視不夠

過去，人事檔案被簡單定義為政治時代個人功過的記錄，沒有歷史價值和現(xiàn)實意義；人事檔案管理的工作性質(zhì)是“你交我收”、“你要我找”，沒有技術(shù)含量，更談不上人事檔案背后潛在價值的開發(fā)。

3.2 信息化管理水平較低

受傳統(tǒng)檔案觀念的影響，目前高校人事檔案的管理模式不僅費時費力，缺乏時效性，而且大量數(shù)據(jù)信息資源無法共享，使人事檔案潛在的信息價值并未發(fā)揮出來。

3.3 隊伍、平臺建設(shè)滯后

目前雖然部分高校開始嘗試檔案信息化建設(shè)，但在資金不足、專業(yè)技術(shù)人員缺乏的尷尬情況下，信息技術(shù)的優(yōu)勢難以在人事檔案管理中彰顯出來。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下人事檔案信息化建設(shè)的策略

信息專家涂子沛在著作《大數(shù)據(jù)》中指出：“大數(shù)據(jù)”之“大”，并不僅僅指“容量大”，更大的意義在于通過對海量數(shù)據(jù)的交換、整合和分析，發(fā)現(xiàn)新的知識，創(chuàng)造新的價值，帶來“大知識”、“大科技”、“大利潤”和“大發(fā)展”[3]。因此，大數(shù)據(jù)時代的競爭力不在于誰擁有或掌握了龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于誰能夠?qū)@些含有不同價值和意義的海量數(shù)據(jù)進行挖掘、專業(yè)化處理和運用。

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升人事檔案信息化意識

大數(shù)據(jù)帶給檔案工作最大的影響是思維理念的沖擊。因此，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，引導群眾重視人事檔案，正確認識人事檔案管理，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源，建設(shè)大人事檔案數(shù)據(jù)庫，運用數(shù)字手段，挖掘大數(shù)據(jù)的潛在價值，實現(xiàn)人事資源優(yōu)勢最大限度的開發(fā)，充分發(fā)揮契合社會發(fā)展趨勢的人才培養(yǎng)、科學研究、服務(wù)社會等功能。

4.2 以基礎(chǔ)材料為依托，建設(shè)大人事檔案數(shù)據(jù)庫

完備的人事檔案數(shù)據(jù)庫是人事檔案信息化必要的基礎(chǔ)性建設(shè)。因此，建立科學、高效的 “大人事檔案數(shù)據(jù)庫”，才有可能為人力資源管理提供數(shù)據(jù)分析和趨勢預(yù)測。

第一，依據(jù)現(xiàn)有人事檔案信息的分類標準，將學校所有人員的履歷、職稱等基本信息全面收錄至人事檔案信息系統(tǒng)，無需保密的信息可允許教職工通過一定程序進行核實和如實補充；

第二，通過與校內(nèi)辦公系統(tǒng)等其它管理子系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口，實時收集教職工的日常工作數(shù)據(jù)和經(jīng)各職能部門審核過的權(quán)威數(shù)據(jù)，應(yīng)包括日?？记?、工作量完成情況，參加培訓、會議、競賽情況，教學、科研、業(yè)績成果與獲獎情況，還應(yīng)包括教師的評價情況（領(lǐng)導、同事、學生評價）以及教師深入企事業(yè)單位（如借調(diào)、掛職等）、服務(wù)社會（如精準扶貧期間駐村）的實踐情況等；

第三，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，拓寬原始數(shù)據(jù)的來源與類型，主動收集教職工的社會關(guān)系、身體健康狀況、銀行個人信用狀況、違規(guī)犯罪記錄等信息， 增加原始數(shù)據(jù)的“廣度與厚度”，提高原始數(shù)據(jù)的豐富性與真實性，構(gòu)建一個基于互聯(lián)網(wǎng)時代的，以檔案數(shù)字資源為主體，以文本、圖片、音視頻等為形式的“大人事檔案數(shù)據(jù)庫”，為人力資源管理提供數(shù)據(jù)分析和趨勢預(yù)測。

4.3 運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘人事檔案信息的潛在價值

大數(shù)據(jù)時代背景下，人力資源管理的目標是在海量數(shù)據(jù)中進行深入分析和有效挖掘，充分利用具有潛在價值的信息，掌握隱藏在數(shù)據(jù)內(nèi)部的規(guī)律，預(yù)測人力資源發(fā)展趨勢。

就高校人事檔案信息化建設(shè)而言，需要經(jīng)過數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、資源共享和開發(fā)利用幾個階段[4]。從具體操作層面來講，可以建立一個分層次的數(shù)據(jù)平臺，將前期收集到的大人事檔案數(shù)據(jù)根據(jù)不同主題、來源、形式分類存放，一方面，對這些數(shù)據(jù)進行簡單統(tǒng)計分析，實現(xiàn)檢索的快速便捷，并能提供組合方式查詢，滿足不同檢索需求；另一方面，可以對這些數(shù)據(jù)進行數(shù)字化加工整合，形成綜合評判結(jié)果，實現(xiàn)與校內(nèi)各職能部門的資源共享，將人事檔案信息化在高校人事管理中的參考、預(yù)測和決策作用最大化地發(fā)揮出來。

4.4 推行推介式個性化的數(shù)字檔案信息服務(wù)

《大數(shù)據(jù)時代》的作者維克托·邁爾·舍恩伯格認為，“大量的數(shù)據(jù)能夠讓傳統(tǒng)行業(yè)更好地了解客戶需求，提供個性化的服務(wù)。定制化服務(wù)的關(guān)鍵是數(shù)據(jù)”[3]。大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案“你來我找”的被動服務(wù)方式將發(fā)生變革，不僅滿足于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行制作、傳播、轉(zhuǎn)換和二次開發(fā)，而且要采集用戶基本信息和需求信息，并對其進行數(shù)據(jù)分析及趨勢預(yù)測，開展基于海量檔案數(shù)據(jù)和先進技術(shù)分析的全息檔案資源相關(guān)性研究，從而實現(xiàn)人事檔案信息的被動利用向主動推介式個性化服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

4.5 網(wǎng)絡(luò)安全和隊伍建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的保障

人事檔案完成信息化建設(shè)后，檔案信息均可在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行申請檢索和利用，其開放程度較高，數(shù)據(jù)風險較大，因此，網(wǎng)絡(luò)安全成為人事檔案信息化建設(shè)中不容忽視的問題，建立一套與之匹配的安全體系勢在必行；同時，組建一支檔案信息化的專業(yè)管理隊伍，培養(yǎng)具備多種能力的復合型人才，才能滿足高校人事檔案信息化建設(shè)和事業(yè)發(fā)展的長遠需求。

綜上，高校人事檔案信息化建設(shè)不僅是高校順應(yīng)社會發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化校園的必然需求，也是檔案事業(yè)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢。高校應(yīng)多措并舉，加強人事檔案信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值，服務(wù)于高校決策與發(fā)展。

【參考文獻】

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