全生命周期管理模式下 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)建設(shè)

姜遠(yuǎn)達(dá)， 王曉菊， 楊雨薇

(上海交通大學(xué) a． 資產(chǎn)管理與實(shí)驗(yàn)室處; b．國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)辦公室， 上海 200240)

0 引 言

信息化的發(fā)展，是時(shí)代發(fā)展質(zhì)的飛躍，對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展都有著深刻的影響[1]。習(xí)近平總書(shū)記從戰(zhàn)略性、前瞻性、創(chuàng)造性觀點(diǎn)高瞻遠(yuǎn)矚的提出了“當(dāng)今時(shí)代信息化發(fā)展迅速，不進(jìn)則退，慢進(jìn)亦退。要把握這一歷史契機(jī)，以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展。”的重要思想和工作要求[2]。在信息化發(fā)展的大趨勢(shì)下，加快資產(chǎn)管理信息化的建設(shè)工作[3]，對(duì)高校的整體發(fā)展有著重要的戰(zhàn)略意義，也是強(qiáng)校之路的必經(jīng)階段。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，利用新一輪的信息技術(shù)對(duì)高校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和轉(zhuǎn)型,建立適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的資產(chǎn)管理體系是高校管理的重要課題[4]。信息化的發(fā)展，給資產(chǎn)管理工作帶來(lái)了機(jī)遇也帶來(lái)了困難和挑戰(zhàn)。資產(chǎn)管理的信息化，不僅是資產(chǎn)管理工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)，也是學(xué)?！半p一流”建設(shè)的核心內(nèi)容，對(duì)學(xué)校的整體發(fā)展有著重大意義[5]。

1 儀器設(shè)備管理模式及資產(chǎn)管理平臺(tái)現(xiàn)狀

1.1 儀器設(shè)備管理模式

儀器設(shè)備管理工作是學(xué)校資產(chǎn)管理工作的重要組成部分[6]。近年，通過(guò)不斷加強(qiáng)和完善儀器設(shè)備的管理制度，規(guī)范儀器設(shè)備的管理體制，學(xué)?；緦?shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備全生命周期的管理。儀器設(shè)備全生命周期管理是包括從儀器設(shè)備的配置、論證、招投標(biāo)、采購(gòu)、建帳、驗(yàn)收、使用直到設(shè)備淘汰或報(bào)廢的整個(gè)過(guò)程。在儀器設(shè)備全生命周期的管理過(guò)程中，學(xué)校通過(guò)資產(chǎn)管理平臺(tái)對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和動(dòng)態(tài)控制，掌握儀器設(shè)備的全面信息[7]，從而對(duì)儀器設(shè)備管理進(jìn)行戰(zhàn)略思考和策劃設(shè)計(jì)，改進(jìn)不合理管理流程，滿足不斷變化的管理需要。

1.2 資產(chǎn)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

我校資產(chǎn)管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)幾年的升級(jí)和改造，完成了與學(xué)校人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和房產(chǎn)管理系統(tǒng)的對(duì)接[8]。通過(guò)資產(chǎn)管理平臺(tái)，儀器設(shè)備從入賬到報(bào)廢已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程電子化管理。資產(chǎn)管理系統(tǒng)也是學(xué)校使用頻率最高的系統(tǒng)之一，凡是符合固定資產(chǎn)入賬要求的儀器設(shè)備均需要通過(guò)資產(chǎn)管理平臺(tái)進(jìn)行固定資產(chǎn)登記、預(yù)約報(bào)銷以及報(bào)廢銷賬工作。如今資產(chǎn)管理平臺(tái)每年進(jìn)行的業(yè)務(wù)數(shù)量已經(jīng)達(dá)到2萬(wàn)件以上。通過(guò)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，可以了解到全校儀器設(shè)備的所有信息，資產(chǎn)管理系統(tǒng)在儀器設(shè)備全生命周期的管理過(guò)程中發(fā)揮了重大作用。然而，不斷發(fā)展的學(xué)校資產(chǎn)規(guī)模與資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)展水平的不平衡，已經(jīng)成為學(xué)校資產(chǎn)管理工作的主要矛盾[9]。學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展還存在著諸多問(wèn)題。如今遇到的主要問(wèn)題有：①隨著學(xué)校的發(fā)展，儀器設(shè)備的數(shù)量和規(guī)模也在逐年增大，資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)和更新速度跟不上學(xué)校資產(chǎn)增長(zhǎng)的速度。現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)系多年前建設(shè)，且系統(tǒng)建設(shè)單位已于學(xué)校解除合同，系統(tǒng)的后期維護(hù)和升級(jí)都受到嚴(yán)重制約；②資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的人手不足也是制約學(xué)校儀器設(shè)備管理的重要因素。相關(guān)部門(mén)工作人員普遍在大量日常工作之外兼職資產(chǎn)管理系統(tǒng)的相關(guān)工作，造成系統(tǒng)建設(shè)和升級(jí)改造的速度和效率都比較低；③系統(tǒng)使用的宣傳工作不到位也是影響儀器設(shè)備管理工作的一個(gè)主要方面。部分從事與資產(chǎn)管理相關(guān)工作的老師不了解、不會(huì)使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)，造成了資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能沒(méi)有充分發(fā)揮；④現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)自身有設(shè)計(jì)缺陷，流程設(shè)計(jì)有盲點(diǎn)；⑤資產(chǎn)管理信息化發(fā)展相關(guān)資金投入不足也是影響學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)和發(fā)展的重要因素之一。

1.3 研究目的

通過(guò)研究，尋找到資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要問(wèn)題所在，提出解決方案，加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)工作，并強(qiáng)化對(duì)儀器設(shè)備的監(jiān)管，從而提高學(xué)校儀器設(shè)備的管理水平。

2 調(diào)查研究及數(shù)據(jù)分析

2.1 研究方法

通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的方式對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)研。

(1) 調(diào)查對(duì)象。院(系)級(jí)設(shè)備管理員及系統(tǒng)使用的其他人員。其調(diào)查對(duì)象均為學(xué)校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的長(zhǎng)期使用者，對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題以及發(fā)展需求有著最直觀的了解和最直接的體會(huì)，其反饋結(jié)果十分具有代表性意義。

(2) 調(diào)查方式。問(wèn)卷調(diào)查。共發(fā)放問(wèn)卷100份，包括電子版問(wèn)卷及紙質(zhì)版問(wèn)卷，回收有效問(wèn)卷73份。

(3) 調(diào)查內(nèi)容。包括資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的使用情況、在使用中發(fā)生的主要問(wèn)題、系統(tǒng)使用滿意度調(diào)查、以及其他與系統(tǒng)相關(guān)的內(nèi)容。

2.2 數(shù)據(jù)分析

調(diào)查結(jié)果主要使用SPSS軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。分析方法包括均值分析、頻數(shù)分析、交叉表等方法。

通過(guò)里克特5點(diǎn)量表(非常滿意5、比較滿意4、一般滿意3、不太滿意2、不滿意1)方式對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行的滿意度調(diào)查結(jié)果見(jiàn)表1：

表1 系統(tǒng)滿意度描述統(tǒng)計(jì)量

根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，受調(diào)查者對(duì)學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的整體滿意度處于比較滿意的水平，對(duì)通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)申報(bào)、財(cái)務(wù)預(yù)約、以及系統(tǒng)的運(yùn)行速度都表示比較滿意。但對(duì)固定資產(chǎn)查詢功能以及報(bào)廢功能的滿意度則為一般?；诟黜?xiàng)滿意度調(diào)查的標(biāo)準(zhǔn)差都接近于“1”，可得出受調(diào)查者的看法差異不大，滿意度調(diào)查結(jié)果基本能反映受調(diào)查者對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)比較一致的結(jié)論。

統(tǒng)計(jì)結(jié)果也反映了學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)近年發(fā)展的一個(gè)大致情況。通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建立，學(xué)校儀器設(shè)備管理工作基本實(shí)現(xiàn)了從入賬到報(bào)廢銷賬的全生命周期電子化管理。通過(guò)與財(cái)務(wù)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了“賬物相符”，給資產(chǎn)管理帶來(lái)了極大的便利性和準(zhǔn)確性。但是資產(chǎn)管理系統(tǒng)還并不完美，還有不盡如人意的地方，比如資產(chǎn)查詢功能和資產(chǎn)報(bào)廢銷賬的功能就有很大的改善空間。

為了解資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)在查詢功能和資產(chǎn)報(bào)廢功能上滿意度相對(duì)比較低的原因，本研究對(duì)受調(diào)查者在使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)遇到的主要問(wèn)題，以及遇到主要問(wèn)題的頻率做了進(jìn)一步的分析。分析結(jié)果見(jiàn)表2。

表2 系統(tǒng)主要問(wèn)題

此項(xiàng)調(diào)查是一項(xiàng)復(fù)選題，受調(diào)查者可選擇多個(gè)答案。根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看出，總計(jì)回答百分比約為總問(wèn)題數(shù)的161%，可得知平均每個(gè)受調(diào)查者在使用資產(chǎn)管理平臺(tái)過(guò)程中遇到過(guò)1.6個(gè)問(wèn)題。遇到問(wèn)題最多的是“資產(chǎn)查詢困難”。

調(diào)查問(wèn)卷對(duì)受調(diào)查者遇到困難的頻率也做了單獨(dú)調(diào)查(見(jiàn)表3)，將遇到困難的頻率分成 “經(jīng)常遇到”“偶爾遇到”和“從未遇到”3個(gè)等級(jí)。通過(guò)交叉表的形式，對(duì)遇到主要困難和遇到主要困難的頻率做了相關(guān)性分析，以了解遇困難的數(shù)量和頻率。其中資產(chǎn)查詢困難在“經(jīng)常遇到”和“偶爾遇到”兩項(xiàng)中占有的百分比均為最高。

表3 遇到問(wèn)題頻率交叉制表

根據(jù)表2、3的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，可以了解受調(diào)查者對(duì)“資產(chǎn)查詢滿意度”相對(duì)較低的原因。即較多的受調(diào)查者在資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到資產(chǎn)查詢困難；資產(chǎn)查詢問(wèn)題出現(xiàn)的頻率較高。此項(xiàng)問(wèn)題出現(xiàn)的原因主要有以下幾點(diǎn)：①學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)查詢功能上分為多個(gè)板塊，板塊之間的查詢結(jié)果有不一致的情況，即各板塊的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)有未完全對(duì)接的部分；②學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多次升級(jí)，新增了部分固定資產(chǎn)查詢功能。在系統(tǒng)升級(jí)之前登記的固定資產(chǎn)的新增數(shù)據(jù)部分在新系統(tǒng)中有查詢不到的狀況；③部分查詢功能依賴于其他系統(tǒng)建設(shè)情況，比如固定資產(chǎn)保管地點(diǎn)需調(diào)用房產(chǎn)系統(tǒng)的部分?jǐn)?shù)據(jù)，當(dāng)其他系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，如果沒(méi)有與資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接完整，也會(huì)出現(xiàn)部分信息查詢困難的狀況；④資產(chǎn)查詢功能受系統(tǒng)權(quán)限制約。由于學(xué)校資產(chǎn)管理平臺(tái)為分級(jí)授權(quán)，根據(jù)不同級(jí)別使用者的不同權(quán)限，使用者只能查詢到權(quán)限內(nèi)固定資產(chǎn)的狀況，如需了解其他部門(mén)的資產(chǎn)情況，需求助于上級(jí)行政部門(mén)。以上原因，造成了大部分受調(diào)查者在資產(chǎn)管理系統(tǒng)查詢過(guò)程中遇到較多障礙，對(duì)資產(chǎn)查詢功能的滿意度相對(duì)較低。

通過(guò)對(duì)受調(diào)查者通過(guò)資產(chǎn)管理平臺(tái)辦理主要業(yè)務(wù)的內(nèi)容統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，辦理業(yè)務(wù)個(gè)案百分比為270%，即平均每位受訪者主要辦理業(yè)務(wù)種類接近3種。其中辦理固定資產(chǎn)新增數(shù)量最多，其次是資產(chǎn)查詢與資產(chǎn)報(bào)廢業(yè)務(wù)(見(jiàn)表4、5)。

表4 系統(tǒng)使用者主要辦理業(yè)務(wù)

表5 主要辦理業(yè)務(wù)內(nèi)容*系統(tǒng)使用便利度交叉制表

表4、5的分析結(jié)果，解釋了受調(diào)查者對(duì)“資產(chǎn)查報(bào)廢功能滿意度”相對(duì)較低的原因。①受調(diào)查者在資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用過(guò)程中較多使用資產(chǎn)報(bào)廢銷賬功能；②在通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)報(bào)廢銷賬時(shí)遇到的使用不便最多。此項(xiàng)問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因是固定資產(chǎn)報(bào)廢流程在不斷完善，但資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)沒(méi)有做到及時(shí)更新。例如根據(jù)學(xué)校及國(guó)家相關(guān)制度要求，固定資產(chǎn)報(bào)廢需經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)同意再向教育部報(bào)備，此流程在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中沒(méi)有體現(xiàn)，業(yè)務(wù)辦理人員無(wú)法了解報(bào)廢銷賬進(jìn)度；③系統(tǒng)設(shè)計(jì)有不完善的地方，批量打包報(bào)廢過(guò)程中有待報(bào)廢資產(chǎn)重復(fù)打包現(xiàn)象，并且被打包的單筆資產(chǎn)無(wú)法查看或修改。整個(gè)報(bào)廢銷賬周期較長(zhǎng)，流程復(fù)雜也是受調(diào)查者不滿意的原因之一。

3 調(diào)查研究結(jié)果及對(duì)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的若干建議

國(guó)家財(cái)政部強(qiáng)調(diào)“高校資產(chǎn)管理應(yīng)與行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)為有效支撐。要依托行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立全面、準(zhǔn)確、細(xì)化、動(dòng)態(tài)的國(guó)有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)[10]。”教育部在國(guó)有資產(chǎn)管理規(guī)范及績(jī)效考核中，也將國(guó)有資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)作為一項(xiàng)重要的考核評(píng)分內(nèi)容[11]。高校的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)在高校整個(gè)管理過(guò)程中的重要程度不言而喻，因此對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的研究工作也具有十分重要的意義[12]?；诖舜螌?duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的調(diào)查研究以及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，可以得出以下結(jié)論：①受調(diào)查者對(duì)學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的整體滿意度已經(jīng)達(dá)到基本滿意，這和學(xué)校近年來(lái)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中所投入大量的精力和財(cái)力是密切相關(guān)的。通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)所辦理的業(yè)務(wù)基本可以滿足使用者對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行相關(guān)管理的需求。②系統(tǒng)并不完善，根據(jù)受調(diào)查者的反饋可以得知系統(tǒng)在使用過(guò)程中仍有不盡如人意的地方。一是對(duì)儀器設(shè)備查詢功能的滿意度較低，二是對(duì)系統(tǒng)報(bào)廢功能的滿意度較低。資產(chǎn)查詢功能在儀器管理過(guò)程中的作用十分重要。系統(tǒng)查詢功能是了解資產(chǎn)狀況的窗口，通過(guò)資產(chǎn)查詢才能實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器設(shè)備現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程的全面把握，以及對(duì)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理。系統(tǒng)查詢功能的問(wèn)題將會(huì)對(duì)資產(chǎn)管理帶來(lái)諸多的不便。系統(tǒng)報(bào)廢功能不健全將對(duì)儀器設(shè)備全生命周期管理中的資產(chǎn)處置工作造成相應(yīng)的影響。處置環(huán)節(jié)不流暢帶來(lái)的后果即是儀器設(shè)備全生命周期的管理將不能實(shí)現(xiàn)有效的閉環(huán)。針對(duì)這兩項(xiàng)問(wèn)題，對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)今后的建設(shè)與升級(jí)建議如下：①在系統(tǒng)升級(jí)改造過(guò)程中要重點(diǎn)完善查詢功能和報(bào)廢功能。了解使用者的具體需求，查找問(wèn)題主要原因，并結(jié)合資產(chǎn)管理的需要，有側(cè)重地對(duì)這兩部分的功能進(jìn)行系統(tǒng)改進(jìn)工作；②系統(tǒng)的功能調(diào)整要與國(guó)家政策同步。結(jié)合國(guó)家“放管服”[13]的規(guī)定，及時(shí)更新及完善資產(chǎn)管理平臺(tái)儀器設(shè)備入賬及銷賬功能；③做好系統(tǒng)的宣傳、指導(dǎo)和培訓(xùn)工作，使二級(jí)單位的系統(tǒng)用戶可以更方便快捷利用系統(tǒng)做好儀器設(shè)備的管理工作。④加強(qiáng)系統(tǒng)的后期維護(hù)和管理。良好的管理系統(tǒng)不是一成不變的，而是動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，是隨著國(guó)家和學(xué)校的發(fā)展而發(fā)展的。系統(tǒng)建設(shè)工作也是一個(gè)長(zhǎng)期而持久的過(guò)程[14]，并不能因?yàn)闈M足了當(dāng)下的管理需求就不再進(jìn)行改良和突破[15]。系統(tǒng)改造工作需要持久并且有步驟有規(guī)劃地進(jìn)行，以達(dá)到在儀器設(shè)備全周期管理過(guò)程中發(fā)揮相應(yīng)的功能和作用。