地方高校涉外信息分類收集管理的可行性探索

杜文馨

摘要：地方高校外事部門的工作范圍隨著高等教育國際化水平的深入而不斷擴大，復(fù)雜而多源的地方高校外事工作特點對外事檔案管理提出了更高的要求。地方高校外事部門應(yīng)對涉外事務(wù)進行細化，建立分類檔案管理體系，從源頭及涉外事務(wù)的初期階段掌握發(fā)展動態(tài)，做到積極完善外事信息及檔案管理的渠道和資源，以此豐富、健全高校外事檔案收集、匯總和管理等各層次各階段的工作。

關(guān)鍵詞：地方高校 外事管理 信息分類

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）17-0169-02

一、引言

近年來，隨著國家經(jīng)濟建設(shè)及國際化戰(zhàn)略持續(xù)穩(wěn)步推進，高等教育開放力度不斷深入，教育國際化趨勢成為地方高校教育改革和發(fā)展的突破口。地方高校外事部門作為高校對外交流合作的窗口，以服務(wù)高校教育改革和發(fā)展為出發(fā)點，借助區(qū)域優(yōu)勢，通過加強國際交流與合作，引進優(yōu)質(zhì)教育資源，提高交流合作水平等一系列舉措不斷提升地方高校教育國際競爭力。在教育國際化的大環(huán)境影響下，地方高校外事工作的迅猛發(fā)展伴隨而來不少亟待解決的問題，其中外事檔案工作分類管理及檔案建設(shè)是易被忽視的一類問題。

二、涉外信息分類與收集

地方高校的外事工作主要有：公務(wù)來訪出訪、合作辦學(xué)項目、本校師生公派出國境項目、外教聘任及管理、來華留學(xué)生招生及管理、講學(xué)講座、國際學(xué)術(shù)會議、國際比賽。

（1）公務(wù)來訪主要指境外學(xué)?；蚪M織對學(xué)校進行公務(wù)性質(zhì)的訪問。長期以來公務(wù)來訪基本由外事部門全權(quán)負責(zé)，訪問結(jié)束后信息資料的收集與匯總幾乎由外事部門一力完成。但隨著二級學(xué)院及其他行政部門國際化意識的增強，同時也是科研及學(xué)術(shù)領(lǐng)域交流的需要，很多境外學(xué)?；蚪M織的因公來訪開始由二級學(xué)院或其他行政部門進行前期接洽和接待工作，外事部門協(xié)同和輔助完成。因此地方高校外事部門需轉(zhuǎn)變工作思路，提前與負責(zé)接待的學(xué)院或部門做好信息收集的準備工作，爭取獲得第一手資料。來訪事務(wù)結(jié)束后，應(yīng)就收集到的信息與接待學(xué)院或部門進行再次匯總及審核，確保檔案信息的真實性和完整性。

公務(wù)出訪主要指本校校領(lǐng)導(dǎo)及中層干部以團隊形式赴境外學(xué)?；蚪M織訪問調(diào)研。公務(wù)出訪的信息收集分為前期準備資料、境外訪問資料、回國總結(jié)性資料三個層次。前期準備工作基本由外事部門負責(zé)，信息的收集和匯總較為便捷。而境外訪問期間的信息收集因可操控性差而成為該項外事工作中難度較大的一部分。針對該類信息的收集應(yīng)主動出擊，制定操作性強的條例和信息收集表，在行前教育會上指定出訪人員擔(dān)任臨時檔案收集員，并將檔案信息的收集工作作為行前教育會的固定內(nèi)容進行宣講。訪問結(jié)束回國后，外事部門檔案員應(yīng)在一周內(nèi)完成訪問期間的信息資料收集、審核工作，同時督促出訪人員完成總結(jié)報告， 爭取在兩周內(nèi)完成公務(wù)出訪的檔案收集歸檔工作。

（2）中外合作辦學(xué)通常是指外國教育機構(gòu)同中國教育機構(gòu)在中國境內(nèi)合作舉辦的以中國公民為主要招生對象的教育機構(gòu)。中外合作辦學(xué)項目是地方高校引進優(yōu)質(zhì)教育資源、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提升國際競爭力的主要手段。高校中外合作辦學(xué)項目由外事部門負責(zé)項目申報及管理，二級學(xué)院組織教學(xué)，教務(wù)處、招生辦、學(xué)工辦、財務(wù)處等行政部門協(xié)同。一個學(xué)科專業(yè)的中外合作辦學(xué)項目涉及多個部門和學(xué)院，對檔案收集及管理的要求非常高。學(xué)校各部門、學(xué)院應(yīng)加強外事信息收集及匯總的意識，學(xué)院和各部門檔案員建立工作交流平臺，由外事部門及二級學(xué)院牽頭，其他部門協(xié)同，完成該類檔案文件資料的收集、匯總及審核工作。

（3）本校師生公派出國境項目主要指師生通過申報各級各類公派出國境項目獲得一定的經(jīng)濟支持前往境外學(xué)校或組織機構(gòu)進行訪問交流、進修調(diào)研、學(xué)習(xí)實習(xí)等活動。由于本校師生出國境項目繁多，部分項目由二級學(xué)院或其他行政部門負責(zé)，導(dǎo)致外事部門不能及時獲取相關(guān)信息，延誤檔案的收集及匯總工作。若二級學(xué)院或其他行政部門沒有外事檔案建設(shè)及管理的意識和經(jīng)驗，沒有保質(zhì)保量收集匯總該類檔案信息，那外事部門將無法完整準確地進行歸檔和管理。所以，地方高校應(yīng)盡快建立校內(nèi)外事信息平臺，外事部門作為監(jiān)管和協(xié)辦部門對各類人員的出國境項目進行最終審核、登記、備案，同時，加強行前教育會及回國后的總結(jié)匯報的執(zhí)行力度，從而增加外事部門與出國境人員的接觸機會，有利于掌握出國境人員的思想動態(tài)，同時也為該類檔案信息的收集匯總提供便利。

（4）外籍教師的聘任及管理歷來是高校外事部門的常規(guī)工作之一。外籍教師在中國高校進行教學(xué)活動，應(yīng)指定兩位中方合作教師協(xié)助其完成各階段的工作。一位主要負責(zé)外教的聘任、出入境手續(xù)、外國專家證及來華居留許可等事務(wù)辦理，以及給予外教生活等方面的幫助；另一位合作教師主要幫助外教進行教學(xué)工作。外籍教師的檔案信息涉及外事、教務(wù)、二級學(xué)院三個部門，信息收集、匯總和審核也應(yīng)由上述部門聯(lián)合完成。外教的個人信息及聘任證明文件應(yīng)由外事部門合作教師負責(zé)收集并提交外事部門檔案員匯總。外教的教學(xué)檔案應(yīng)由協(xié)助教學(xué)工作的合作教師以及外教所在學(xué)院負責(zé)收集提交教務(wù)部門匯總，同時外事部門有權(quán)限進入教務(wù)系統(tǒng)進行查詢，進行最終整理，統(tǒng)一歸檔。

（5）近年來，一帶一路沿線國家學(xué)生申請到中國地方高校深造的人數(shù)和比例呈現(xiàn)急速增長的趨勢。針對來華留學(xué)生激增的現(xiàn)狀，地方高校外事部門應(yīng)采取分類管理的辦法，豐富和細化留學(xué)生信息收集的渠道。留學(xué)生檔案可分為個人檔案和學(xué)習(xí)檔案。個人檔案由外事部門負責(zé)留學(xué)生管理的教師收集并提交外事部門檔案員進行整理匯總。學(xué)習(xí)檔案根據(jù)學(xué)習(xí)性質(zhì)的不同，學(xué)歷生視同學(xué)校正式本科生或研究生，學(xué)習(xí)、考務(wù)、課內(nèi)外活動賽事等相關(guān)信息資料應(yīng)由學(xué)院收集報送教務(wù)部門匯總，登記。除學(xué)歷生外，其他來華留學(xué)生可統(tǒng)稱為語言生，他們的生活學(xué)習(xí)基本都在國際教育學(xué)院展開，所以這類學(xué)生的學(xué)習(xí)、參賽、課內(nèi)外活動的資料收集應(yīng)由國際教育學(xué)院及外事部門聯(lián)合收集，提交外事部門檔案員整理歸檔。

（6）境外專家來我校進行講學(xué)講座、國際學(xué)術(shù)會議、國際比賽等學(xué)術(shù)交流活動產(chǎn)生的信息資料也應(yīng)遵循分類管理的原則。定期由學(xué)校主辦或協(xié)辦的講學(xué)講座、國際學(xué)術(shù)會議、國際比賽等活動具有連續(xù)性的特點，對學(xué)校外事工作、學(xué)術(shù)交流、科研合作等方面都有極大的借鑒和參考價值，應(yīng)作為常規(guī)類檔案遵照同類活動單獨立卷的原則，認真歸檔保存。非常規(guī)類國際學(xué)術(shù)交流活動是在特殊主題或特定時期內(nèi)，由學(xué)校主辦或協(xié)辦的非連續(xù)性講學(xué)講座、會議、比賽等，該類活動可遵循一事一卷原則，最為非常規(guī)類活動單獨歸檔管理。

三、結(jié)語

我國高等教育國際化趨勢大力推動地方高校對外交流合作范圍的延伸和擴展，地方高校涉外事務(wù)呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多源性的特點。面臨如此繁雜多源的資料信息，如何及時、全面、真實、準確地收集全校范圍內(nèi)的涉外資料信息，成為地方高校外事部門著力解決的棘手問題。筆者認為，外事部門應(yīng)采取分類管理、源頭抓起、下放權(quán)限、統(tǒng)籌兼顧的外事檔案管理模式，從源頭及涉外事務(wù)的初期階段掌握發(fā)展動態(tài)，做到積極完善外事信息及檔案管理的渠道和資源，以此豐富、健全高校外事檔案收集、匯總和管理等各層次各階段的工作。

參考文獻：

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[4]中華人民共和國中外合作辦學(xué)條例[Z].2003-03-01. 責(zé)任編輯：張蕊