淺析工程類企業(yè)檔案精細化管理及完善之策

文/李春慧

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淺析工程類企業(yè)檔案精細化管理及完善之策

文/李春慧

鄭州市世紀歡樂園

作為保證工程企業(yè)檔案科學管理的重要因素，實現對檔案管理機制的進一步完善，儼然是提升檔案精細化管理質量與效率的關鍵之處。對工程類檔案實施精細化管理，但能提升檔案監(jiān)管的成效，還能對各項工作進行全面記錄，給以后的查閱提供便利。這需要大力改進在對工程類檔案進行監(jiān)管期間的各種不足，提升檔案精細化監(jiān)管的質量和成效，以利于單位獲得更為長遠的進步。

工程類企業(yè)；檔案管理；精細化；完善

1 工程類企業(yè)檔案精細化管理不足導致的問題

1.1檔案監(jiān)管觀念不足使得檔案遺失

因為工程施工項目較多、工作量較大，部分工程施工單位更為注重施工而忽視檔案，檔案材料沒有及時記錄并收集歸檔，為了應對工程核查，在工程竣工以后才補充檔案，致使工程完工后檔案質量較差；部分單位雖做到平時記錄，但沒有分類、歸檔，檔案雜亂無章，功能不能凸顯；有些單位對重要工程的原始材料及相關證明材料沒有很好地收集保存，同時沒有及時追回極易丟失、受損的材料，導致檔案材料缺失、破損，使得工程類檔案不能給項目建設及監(jiān)管提供全面高效的服務，失去了檔案本身的功能。

1.2監(jiān)管人才不足使得檔案監(jiān)管層次較低

工程類檔案監(jiān)管需要相關工作人員在工程施工期間，時時補充施工技術表格、保存施工過程資料、歸整施竣工圖樣，對材料與文件實施科學分類組卷、歸檔等。因此，檔案監(jiān)管工作人員要把握工程施工與檔案的專業(yè)技術知識，了解主管機構頒布的有關工程類檔案要求及規(guī)定。不過，現在很多單位的檔案監(jiān)管工

作人員缺乏專業(yè)知識，未能勝任工程類檔案監(jiān)管這一工作的要求。

1.3監(jiān)管制度不完善使得檔案不規(guī)范

制度不完善就會導致檔案監(jiān)管雜亂無章。一些單位未制定健全的工程類檔案管理制度，對檔案的歸檔范圍、時間和標準并未進行明確及強制性要求，加之部分工程項目施工時間較長、涉及單位較多，資料散落在工程技術、合同監(jiān)管等各部門，這一情況導致了部分檔案收集不完全、歸檔不標準，檔案整理質量較差，給今后檔案材料的保管及使用造成了阻礙。

1.4管理流程不規(guī)范。工程類企業(yè)檔案管理流程的不規(guī)范性主要體現在以下幾方面：一是借閱權限不明晰，借閱控制不嚴格。許多工程類企業(yè)的機密檔案，正是由于借閱控制流程漏洞的存在，從而導致一些心術不正之徒有機可乘。二是檔案分類不科學，檔案查詢很困難。檔案能夠進行科學的分類，是特定檔案材料能夠迅速找到的不可或缺的條件，如果檔案像野火燒過的草一樣雜亂無章，必然影響查詢材料的工作效率，進而對相關工作產生負面影響。

2 工程類企業(yè)要一步完善企業(yè)的檔案精細化管理制度

2.1構建并健全有關的規(guī)章制度，形成一套完善的檔案監(jiān)管系統(tǒng)。完善《檔案查閱利用制度》《檔案歸檔制度》《檔案工作人員崗位職責》《檔案歸檔流程及標準要求》《檔案工作獎懲辦法》等制度和規(guī)定，構建檔案監(jiān)管議事決定、溝通協調、責任貫徹、成效評估、獎懲激勵等體系，以符合單位檔案監(jiān)管的需求，全方位地體現制度的指導及標準作用。

2.2全面規(guī)范建檔，保證材料“顆粒歸倉”。注重工程類檔案的全面性，達到歸檔材料、分類、項目完整，保證工程類檔案材料的歸檔率。注重工程類檔案的系統(tǒng)性，依據工程類檔案的歸檔范圍，劃分界限，對各個類型、載體、保管期限的工程類檔案分門別類，規(guī)范整理歸檔，保證工程類檔案材料的全面性、系統(tǒng)性。注重工程類檔案的組卷，嚴格把關工程類檔案的質量，質量較差的檔案不能放入檔案室，對原來質量較差的工程類檔案材料，要再次依據標準要求規(guī)范整理、歸檔、入庫、上架，編制目錄，確保工程類檔案的歸檔質量。同時，制定各個種類的工程類檔案監(jiān)管方式、歸檔范圍與保管期限表，規(guī)范工程類檔案監(jiān)管工作，讓工程類檔案監(jiān)管這一工作更為規(guī)范化、系統(tǒng)化。

2.3加強軟硬件建設，保證監(jiān)管安全。增加財政投入，增強檔案室基本設施的配備，改進檔案保管設備及環(huán)境，給檔案的安全監(jiān)管予以硬件支持。認真進行安全檢測，定期會同工程檔案工作人員對庫房工程類檔案材料的保管情況進行核查，記錄庫房內的溫濕度，隨時進行調控，保證庫房溫濕度達標及整齊干凈，以利于檔案的長期保存。構建工程類檔案數據庫，借助計算機監(jiān)管，把各類材料的收集、立卷、歸梢等作同檔案監(jiān)管加以融合，實現檔案信息體系的標準監(jiān)管及信息共享。在檔案信息化進程內認真開展檔案與信息安全保證工作，保證檔案本身的安全。

3 工程類企業(yè)檔案精細化管理的完善之策

3.1實現工程類檔案精細化管理的信息化，就要上線與完善信息化管理系統(tǒng)，而上線與完善信息化管理系統(tǒng)，必須以強有力的信息技術人才隊伍為支撐，工程類企業(yè)在年初預算時，可以根據企業(yè)自身經濟實力，適當劃分出一塊比例來支持信息技術人才隊伍建設。另外，要密切信息技術人才與檔案管理人才的溝通交流，使得做出來的信息系統(tǒng)兼具技術性與科學性。

3.2實現工程類檔案精細化管理的專業(yè)化。目前部分工程類企業(yè)檔案的管理專業(yè)性不夠強的原因主要在于從事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，而如果想吸引專業(yè)人才流入，待遇上的提高是必不可少的條件之一，另外，不僅要吸引人才，更要留住人才，必須建立健全科學的待遇增長機制，使公司成為能吸引“良禽”的“佳木”，拓展人才上升渠道，使公司形成能者上，庸者下的良好氛圍，并將尊才尚賢融入企業(yè)文化的內涵與外延之中，使能干的員工不僅能夠得到物質上的利益，更能擁有精神上的鼓勵。

3.3實現工程類檔案精細化管理的規(guī)范化。首先，檔案材料的填寫必須規(guī)范化，比如信息的完整性方面，該簽字的地方一定要手寫簽名，從而倒逼相關責任方盡職盡責，也使事后責任明確得到有力的保障。其次，檔案的分類管理必須規(guī)范化，可以根據檔案材料的內容，分門別類地進行整理歸檔，并對其進行編號，以便于事后的調閱、查找。最后，應當由相關專業(yè)人才，嚴格按照企業(yè)內控制度，明確調閱的權限與條件，從而防止商業(yè)秘密甚至國家機密的泄露。

3.4實現工程類檔案精細化管理的重要化。要提高領導層對檔案保存與應用的重視程度。領導層對這項工作重視程度越高，檔案管理獲得更多資金支持的可能性就越大。更要提高相關工作人員的重視程度，增強其講規(guī)矩的責任意識，使其嚴格按照檔案管理的相關管理制度想問題、辦事情。鑒于工程類企業(yè)的員工工科類出身者占絕大多數，有條件的企業(yè)可以開展諸如宣講會、培訓會之類的活動，使檔案管理的重要性入其腦，進其心。