計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的運(yùn)用研究

文/丘碧花，中山市東鳳鎮(zhèn)檔案館

現(xiàn)如今的檔案管理工作中，開展計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用是一種十分先進(jìn)的工作方式，這種工作模式相比早期傳統(tǒng)的檔案管理工作更加的有效，錄入也更加的準(zhǔn)確。同時(shí)也能夠讓檔案管理工作的效率加倍的提升，并且同時(shí)兼?zhèn)渲ぷ鞯母哔|(zhì)量。同時(shí)，在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，也能夠有效的提升檔案管理者的工作水平，也符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)進(jìn)入

隨著新時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)當(dāng)中被廣泛的使用，為人們的生活提供了眾多的便利，也為各個(gè)行業(yè)創(chuàng)造了更加有效的工作方式。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的使用也創(chuàng)造出了更加優(yōu)異的成績，因此，如何發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)更加有效的使用也成為當(dāng)下我國各個(gè)部門廣泛關(guān)注的問題?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的工作在與傳統(tǒng)的工作模式相比下有著十分突出的優(yōu)勢(shì)。不但能夠在開展檔案產(chǎn)漏補(bǔ)缺的工作操作的更加便捷，同時(shí)也能夠減少檔案管理工作的繁重程度，也極大程度上提升了工作質(zhì)量。在現(xiàn)如今的檔案管理工作的開展當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用不但讓檔案數(shù)據(jù)的處理方面變得更加準(zhǔn)確、快捷。這種技術(shù)的使用是其他技術(shù)無法相比的。隨著技術(shù)水平的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的優(yōu)勢(shì)也越發(fā)的明顯，在檔案管理者需要尋找數(shù)據(jù)時(shí)，不需要將全面的檔案調(diào)出，只需要尋找出需求的資料即可，不但加快的工作進(jìn)度，同時(shí)也讓保密性更加安全。在進(jìn)行檔案發(fā)送方面，通過網(wǎng)絡(luò)便能夠進(jìn)行大量、快捷的操作。從種種方面來將，計(jì)算機(jī)技術(shù)在開展數(shù)字檔案管理工作的意義都十分的重大，符合我國現(xiàn)代發(fā)展的進(jìn)程及需求。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的必要性

2.1 我國檔案管理因計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生時(shí)代的轉(zhuǎn)變

我國信息化時(shí)代的隨著科技技術(shù)的不斷更新而逐漸提升，同時(shí)也對(duì)于我國檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用也帶了極大的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)時(shí)代的檔案管理也逐漸被計(jì)算機(jī)技術(shù)所取代。從某種程度上說，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展也對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的轉(zhuǎn)變?cè)斐闪藰O大的影響，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用于檔案管理的工作當(dāng)中，不但加快了工作速度以及工作質(zhì)量，同時(shí)也節(jié)省了極大的人力及物力，但在與其它發(fā)達(dá)國家的檔案管理工作相比下，我國檔案管理工作的計(jì)算機(jī)技術(shù)還是需要提高。因此，為了能夠更加有效的開展計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理的工作步伐，相關(guān)職能部門就必須要加快思想的轉(zhuǎn)變，加大檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，努力提升相關(guān)技術(shù)人員的培養(yǎng)工作。

2.2 建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)或者政府的檔案管理部門，可以建設(shè)出一個(gè)專業(yè)化的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，將企業(yè)或者政府當(dāng)中重要紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文檔的形勢(shì)，并嚴(yán)加保存管理，同時(shí)在也要進(jìn)行細(xì)致的歸納區(qū)分。從而能夠逐步的建設(shè)出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，方面在需要時(shí)進(jìn)行隨著的查詢。

2.3 數(shù)字化檔案工作的方面

目前，為了能夠?qū)n案計(jì)算機(jī)技術(shù)管理工作的發(fā)展可以進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)，其中最重要的工作內(nèi)容就是需要將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的統(tǒng)計(jì)以及分類，從這點(diǎn)來看，開展檔案工作最重要的基本要求便是能夠更加的專業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式。但是在目前傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，還只是依靠人工以及紙質(zhì)來進(jìn)行記錄，同時(shí)也是受到某種歷史遺留的相關(guān)問題，也就導(dǎo)致當(dāng)下各個(gè)企業(yè)以及政府的檔案管理部門實(shí)現(xiàn)信息化管理工作無法有效達(dá)成。因此，加快開展計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的引入也成為當(dāng)下開展數(shù)字化檔案管理工作的首要任務(wù)。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理中運(yùn)用的策略

3.1 檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)逐步的轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，將早期的紙質(zhì)檔案輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，能夠?qū)⑺芾淼臋n案數(shù)據(jù)更加有效的保存、修改、查詢及搜索，能讓檔案管理的效率明顯的提升，同時(shí)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用中，能夠?qū)n案信息更加有效的共享給需要的人員，需要某種檔案信息的工作者只需要登錄互聯(lián)網(wǎng)便能夠?qū)ふ业阶约核璧臄?shù)據(jù)資料。在計(jì)算機(jī)技術(shù)介入到檔案管理中后，也能夠極大的減少紙質(zhì)的浪費(fèi)，減輕企業(yè)的檔案管理的成本，并且能夠?qū)⒅匾臄?shù)據(jù)進(jìn)行永久的保存。

3.2 檔案信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化

隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提升，也在檔案管理工作上發(fā)揮出了顯著的作用，檔案管理者通過計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⒏鞯氐臋n案進(jìn)行總匯、編輯、整理。檔案管理者在尋找數(shù)據(jù)時(shí)，只需要通過搜索關(guān)鍵詞便能夠?qū)ふ页鲎约核璧馁Y料。搜索出的檔案資料不但包含本地的數(shù)據(jù)資料，同也包含全國各地的數(shù)據(jù)資料，能夠方便綜合的查詢檢索工作。這也能夠?qū)n案管理工作的搜索速度得到空前的提升。節(jié)省了大量的搜索時(shí)間。同時(shí)也能夠?qū)n案數(shù)據(jù)的使用效率發(fā)揮的更加有效。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，創(chuàng)新管理模式

當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)云數(shù)據(jù)時(shí)代的快速盛行，對(duì)于數(shù)據(jù)資源共享的發(fā)展也是起到了推動(dòng)作用。因此，檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)資源信息的共享、提高服務(wù)效率以及管理模式的創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)中的共享這種服務(wù)模式。從傳統(tǒng)的檔案管理工作可以看出，有些企業(yè)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，也就導(dǎo)致檔案記錄出現(xiàn)了重復(fù)的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象正是由于沒有真正的使用好計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理工作的結(jié)果。因此，將檔案進(jìn)行有效的結(jié)合，并通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行細(xì)致的審核以及共享整合工作，逐步的實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化。

4 結(jié)語

檔案是保持我們生活以及工作當(dāng)中重大事件的媒介，同時(shí)也是記錄重大歷史時(shí)刻的重要憑證，對(duì)于我國的發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展都是有著重要的借鑒作用，因此在當(dāng)下計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，就必須要對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式以及管理模式，讓檔案更好的服務(wù)與我國廣大人民的生活當(dāng)中。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李崢.論述計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].環(huán)球市場,2017(16).