淺談國有企業(yè)招標(biāo)采購體系的建立與完善

文/王俊通，中鋼招標(biāo)有限責(zé)任公司

1　引言

國有企業(yè)在經(jīng)營管理過程中,招標(biāo)采購行為是不可或缺的一部分。在遵循《招標(biāo)投標(biāo)法》、《合同法》、“三重一大”等相關(guān)法律法規(guī)的前提下,如何把招標(biāo)采購工作做實做活,是其中的關(guān)鍵。本文通過歸納國有企業(yè)招標(biāo)采購體系內(nèi)容,闡述招標(biāo)采購工作過程中存在的問題,并對其進(jìn)行剖析同時提出處理措施,從而客觀的實現(xiàn)招標(biāo)采購工作公開、公平、公正及高效,提升企業(yè)經(jīng)營管理水平,為企業(yè)的健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2　國有企業(yè)招標(biāo)采購體系內(nèi)容

企業(yè)在嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行國家、行業(yè)及地方頒布的法律法規(guī)的前提下,結(jié)合企業(yè)自身經(jīng)營情況特點,制定本企業(yè)的招標(biāo)采購體系。包括以下內(nèi)容：

第一，招標(biāo)采購組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)組建專業(yè)的招標(biāo)采購組織機(jī)構(gòu),全面負(fù)責(zé)企業(yè)日常的采購工作。成員由具備一定的采購經(jīng)驗和職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格的專業(yè)技術(shù)人員組成。招標(biāo)采購組織機(jī)構(gòu)一般分為常設(shè)機(jī)構(gòu)和臨時機(jī)構(gòu),常設(shè)機(jī)構(gòu)一般企業(yè)設(shè)置在采購管理部門,臨設(shè)機(jī)構(gòu)主要是在招標(biāo)時的組建的臨時組織。

第二，招標(biāo)采購制度體系文件。包括綜合管理制度文件和工作程序文件。綜合管理制度文件是制度體系的核心,工作程序文件是對制度文件內(nèi)容的細(xì)化和延伸。

第三，招標(biāo)采購信息管理系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)及時依據(jù)制度要求適合企業(yè)自身的招標(biāo)采購信息管理系統(tǒng),包括供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫管理、企業(yè)內(nèi)部專家?guī)旃芾?、資格預(yù)審管理、招標(biāo)采購流程管理,審批決策管理和以及采購時間管理和相應(yīng)的文件管理、報表管理,系統(tǒng)涉及的內(nèi)容應(yīng)全面具體,具有可追溯性。

第四，招標(biāo)采購規(guī)定。采購方式應(yīng)以公開招標(biāo)為主,范圍應(yīng)對招標(biāo)投標(biāo)法要求的更廣,標(biāo)準(zhǔn)要求更低一些。例如除了電力建設(shè)項目的采購活動,還包括電力前期、電力運營階段的采購活動。

第五，招標(biāo)采購審批權(quán)限管理。企業(yè)應(yīng)在公司章程中應(yīng)明確董事會和總經(jīng)理招標(biāo)采購審批權(quán)限,同時發(fā)布企業(yè)內(nèi)容授權(quán)文件,規(guī)范采購審核權(quán)限管理。

第六，招標(biāo)采購活動后評價。招標(biāo)采購活動結(jié)束后,應(yīng)及時就采購過程的效率以及產(chǎn)生的費用進(jìn)行分析和歸納。包括招標(biāo)采購各個環(huán)節(jié)花費的時間、招標(biāo)采購文件的質(zhì)量、招標(biāo)采購人員的管理、招標(biāo)采購費用等同預(yù)期之間存在的差異及其產(chǎn)生的原因,并對招標(biāo)采購活動效果進(jìn)行全面評價。

第七，招標(biāo)采購考核機(jī)制。制定考核機(jī)制,有利于端正采購人員工作態(tài)度,增強(qiáng)其工作積極性,從而提高招標(biāo)采購的工作效率,考核機(jī)制包括考核周期、考核對象以及考核指標(biāo)等內(nèi)容。

3　國有企業(yè)招標(biāo)采購中存在的問題及解決的措施

3.1　存在的問題

3.1.1招標(biāo)采購組織機(jī)構(gòu)存在問題

貪污腐敗事件發(fā)生。招標(biāo)采購活動的初衷是依據(jù)國家法律要求,保證企業(yè)資金在公平、公開、公允的情況下進(jìn)行使用,維護(hù)國家和集體的利益不受損失,防止貪污腐敗的事件發(fā)生。這就要求招標(biāo)采購組織機(jī)構(gòu)在內(nèi)部組織建設(shè)上既要求成員之間互相協(xié)作,同時又要互相監(jiān)督。

3.1.2招標(biāo)采購制度體系文件存在問題

體系文件內(nèi)容過于籠統(tǒng),缺乏操作性。體系文件目的是指導(dǎo)招標(biāo)采購活動實務(wù),有些企業(yè)的體系文件僅僅把國家招標(biāo)投標(biāo)法及相關(guān)內(nèi)容簡單匯總,不能很好的同企業(yè)特點結(jié)起來,同時缺乏創(chuàng)新。這就造成實際操作同文件要求步驟不一致,同時操作上缺反主動,很容易出現(xiàn)為規(guī)避招標(biāo)故意拆分招標(biāo)范圍,應(yīng)公開招標(biāo)項目而采用邀請招標(biāo)等等。

3.1.3招標(biāo)采購信息管理系統(tǒng)存在問題

企業(yè)招標(biāo)采購的信息管理系統(tǒng)建設(shè)滯后,信息披露內(nèi)容不完整,未建立有效數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系,數(shù)據(jù)存在孤島現(xiàn)象。信息管理系統(tǒng)的建設(shè)需要投入大量的人力財力,且運維期間還需要不斷投入,綜合成本直觀看較高,所以部分企業(yè)對信息系統(tǒng)建設(shè)不積極。信息系統(tǒng)的建立必然導(dǎo)致與企業(yè)相關(guān)的數(shù)據(jù)透明化, 包括審批流、決策流等等,部分企業(yè)主觀上具有抵觸情緒,總以工作效率低下等理由延緩信息系統(tǒng)建設(shè),導(dǎo)致系統(tǒng)信息只能反映部分企業(yè)信息,不全面,不具體。同時,企業(yè)在信息化建設(shè)進(jìn)程中形成了各個專業(yè)子系統(tǒng),彼此之間在建立階段未進(jìn)行有效溝通與銜接,導(dǎo)致數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、格式等數(shù)據(jù)信息不對稱。在企業(yè)需要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系時,也因上述原因無法建設(shè)接口,導(dǎo)致孤島現(xiàn)象發(fā)生。

3.1.4招標(biāo)采購規(guī)定存在問題

部分企業(yè)采購模式單一,采購活動計劃實施效果差,不能充分享受競爭帶來的效益。采購模式一般可以分為集中采購和獨立采購兩種。集中采購主要是存在于擁有眾多二級公司和三級公司的大型企業(yè),獨立采購主要存在于獨立法人單位,自主進(jìn)行招標(biāo)采購活動。前者的優(yōu)勢在于能夠整合資源,在統(tǒng)一平臺實施招標(biāo)采購活動,這樣吸引了投標(biāo)單位的目光,為了分得更多的蛋糕,他們會給予更加優(yōu)惠的價格和提供高品質(zhì)的服務(wù),同時降低了招標(biāo)費用。后者為目前普遍采用的做法,優(yōu)點充分體現(xiàn)企業(yè)自主經(jīng)營、自主決策的管理體系,缺點采購規(guī)模較小,采購種類較少,采購金額較小,從而影響投標(biāo)單位的積極性,缺乏充分的竟?fàn)幮?導(dǎo)致采購成本增加。

3.2　解決措施

第一，明確組織機(jī)構(gòu)成員分工、職責(zé),同時職能獨立,只有這樣,成員才有話語權(quán),才能保證機(jī)構(gòu)運做過程中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度,主動避免違規(guī)違法事件發(fā)生。

第二，企業(yè)必須要關(guān)注體系文件的建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一、接口要明確,職責(zé)要清晰,權(quán)限要規(guī)范,審批要分級。

第三，企業(yè)尤其頻繁發(fā)生招標(biāo)采購活動的企業(yè),應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的應(yīng)用,功能實現(xiàn)要全面,反映在各個環(huán)節(jié)；同時業(yè)務(wù)操作完全網(wǎng)絡(luò)化,成果圖表化,信息共享化。包括企業(yè)內(nèi)部人員及相關(guān)外部企業(yè)也知曉企業(yè)招標(biāo)采購活動的必要信息。

第四，大型企業(yè)采用集中采購模式是最好的選擇。同時,在采購活動計劃方面,要結(jié)合企業(yè)情況按周期制訂,關(guān)注計劃的準(zhǔn)確性,并根據(jù)實際情況對計劃進(jìn)行調(diào)整。盡量減少零星采購和突發(fā)采購的次數(shù)。真正通過招標(biāo)采購活動降低采購成本。

4　結(jié)語

國有企業(yè)通過建立招標(biāo)采購體系,并在實施過程中不斷完善,充分發(fā)揮招標(biāo)采購優(yōu)勢,選擇提供優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的合格供應(yīng)商,在提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平的同時,對國有企業(yè)項目建設(shè)必將帶來的巨大的推動作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 趙群偉 淺談國有企業(yè)招標(biāo)采購體系的建立與完善[J] 管理縱橫 2012

[2] 袁利民 大型國有企業(yè)建設(shè)專業(yè)化招標(biāo)組織體系探討[J] 中國招標(biāo) 2013