企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施

（安達(dá)市最低生活保障局，安達(dá)151400）

企業(yè)檔案是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作中十分重要的一個(gè)組成部分，對(duì)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益，以及歷史而言有著極為重要的意義。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。為此，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理,及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，不斷提高各個(gè)管理部門對(duì)檔案的管理工作的要求就顯得尤為重要。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀探討

1.缺少專職人員，認(rèn)識(shí)不到位。由于企業(yè)檔案工作責(zé)任重大，事務(wù)繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，部門薪水低，并且無(wú)法直接為企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益，地位尷尬，往往容易被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)所忽視。負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作，掛名現(xiàn)象常有，檔案管理未必是檔案員工作的重心。兼職和掛名檔案員沒(méi)時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，工作中難免出現(xiàn)紕漏，如工作積極性不高，不能切實(shí)擔(dān)負(fù)起責(zé)任。

2.管理力量薄弱，管理手段落后，管理水平不高。大部分工作人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

3.信息化程度較低，配套設(shè)施建設(shè)不到位。由于企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)檔案重視程度不夠，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案部門的投入受限制。投入的資金技術(shù)資源不足，致使企業(yè)檔案保管硬件條件較差。檔案柜陳舊老化，檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。防蟲、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史檔案文獻(xiàn)因發(fā)生霉變或遭蟲害而毀壞，甚至部分檔案因?yàn)檎加每臻g較大而被清除出檔案室。部分企業(yè)甚至沒(méi)有專門的檔案室，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的保管質(zhì)量。有的企業(yè)甚至仍然以人工的方式進(jìn)行檔案管理，造成了較多的失誤，為日后檔案的利用造成了阻礙。也有少數(shù)企業(yè)開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，也僅僅用于檢索與統(tǒng)計(jì)本單位的檔案信息，檔案信息的共享程度較低。在檔案管理手段上，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。

二、應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的措施

1.提高企業(yè)檔案管理意識(shí)。企業(yè)必須完善制度，將檔案管理工作納入到企業(yè)考核范圍之內(nèi)，并建立起相應(yīng)的目標(biāo)管理機(jī)制，加大對(duì)檔案管理部門的考核，促使檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步落實(shí)，以此提升企業(yè)工作人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。同時(shí)，建立起良好的檔案工作環(huán)境，真正提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)還應(yīng)該在檔案管理工作中建立起獎(jiǎng)勵(lì)、問(wèn)責(zé)機(jī)制，明確檔案管理工作的權(quán)、責(zé)、利，使相關(guān)部門能夠擔(dān)負(fù)起責(zé)任，使企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行、賞罰分明。

2.提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況安排培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式，對(duì)企業(yè)檔案管理人員組織專業(yè)培訓(xùn)，加大其檔案管理的水平。企業(yè)檔案管理人員遇到業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，需及時(shí)向政府檔案管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員尋求指導(dǎo)，以此提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)盡量設(shè)立專職的檔案管理部門，減少一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，以促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。企業(yè)適當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇水平也很重要，這樣可以激發(fā)檔案工作人員的工作積極性與主動(dòng)性。

3.進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

檔案信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高企業(yè)檔案服務(wù)水平的必由之路。企業(yè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以由企業(yè)中主管檔案工作的單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，在政府檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下完善電子檔案和電子檢索系統(tǒng)，建立高度統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建全面、及時(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案采集系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門檔案信息共享，為企業(yè)科學(xué)決策提供指導(dǎo)。

4.完善企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

企業(yè)需設(shè)立專門的檔案室、檔案柜，并派專人管理檔案室，做好檔案室的日常管理與清潔工作。同時(shí)為企業(yè)檔案工作的順利開展提供保障，加強(qiáng)檔案室防火、防潮、防霉、防蛀、防盜等保護(hù)措施。企業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理的資金、技術(shù)投入力度，將檔案管理資金納入到企業(yè)年度預(yù)算中。強(qiáng)化企業(yè)檔案管理，必須加強(qiáng)檔案部門硬件設(shè)施的配套與完善。

企業(yè)檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)?，F(xiàn)代企業(yè)制度的逐步確立與完善，為我國(guó)企業(yè)檔案管理工作提出了更多更高的要求。當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期，檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)管理，提高工作人員素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。