醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理存在的問題及對策

文/伍志婷，贛州市人民醫(yī)院

1 醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼技術(shù)應(yīng)用流程

固定資產(chǎn)是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分，是支撐醫(yī)療活動和工作開展的基礎(chǔ)。目前我國大多數(shù)醫(yī)院均引進(jìn)條碼技術(shù)應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理，保證每臺實(shí)物資產(chǎn)有唯一的“身份”識別標(biāo)志，利用條碼對固定資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期管理，能夠提高資產(chǎn)的管理效率和使用效益。

條碼管理的流程主要包括：根據(jù)使用科室的物資申請，由倉庫人員在出庫環(huán)節(jié)粘貼固定資產(chǎn)條碼，再進(jìn)行資產(chǎn)發(fā)放。在日常管理過程中，使用科室對需進(jìn)行維修、保養(yǎng)的資產(chǎn)，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中按照流程填報(bào)條碼編號，歸口管理部門負(fù)責(zé)下一步的流程處理。針對需處置的固定資產(chǎn)，使用科室在系統(tǒng)中填寫條碼編號，維修人員給出處置意見，將待處置的資產(chǎn)移交歸口管理部門保管。待處置資產(chǎn)完成審批后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行下賬處理，歸口管理部門將資產(chǎn)進(jìn)行變賣、報(bào)廢等處理。由于醫(yī)院資產(chǎn)種類繁多，條碼的唯一性能夠保證處置全過程資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而提高精細(xì)化管理。此外，根據(jù)醫(yī)院會計(jì)制度等要求，醫(yī)院每年應(yīng)當(dāng)至少進(jìn)行一次固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員只需要手持掃描設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，提高了工作效率【1】。

2 醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理存在的問題

2.1 流動性大的資產(chǎn)較難管理

醫(yī)院實(shí)行“歸口管理、分級負(fù)責(zé)”的固定資產(chǎn)管理模式，主要?dú)w口總務(wù)、設(shè)備、信息三個職能部門進(jìn)行管理。醫(yī)院的專用設(shè)備占據(jù)固定資產(chǎn)的絕對比重，除大型專用設(shè)備較難移動外，臨床科室之間進(jìn)行資產(chǎn)借用、拆借、調(diào)撥的情況較為頻繁，導(dǎo)致使用科室較難管理流動性較大的資產(chǎn)。醫(yī)院的固定資產(chǎn)具有金額較大、數(shù)量龐大等特點(diǎn)，在醫(yī)院各處的資產(chǎn)分散較大，難以掌握資產(chǎn)的使用狀況，一旦資產(chǎn)丟失或者條碼掉落，無法保證資產(chǎn)信息得到及時完善或處置。

2.2 清查盤點(diǎn)效率有待提高

醫(yī)院開啟全面固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作的時間點(diǎn)一般選擇在每年年底，盤點(diǎn)工作人員只需手持掃描槍進(jìn)行掃碼即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集。在實(shí)際盤點(diǎn)過程中，由于大部分醫(yī)院使用的掃描設(shè)備只具備掃描功能，數(shù)據(jù)的核對只能先導(dǎo)出實(shí)盤數(shù)據(jù)再與固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫核對，導(dǎo)致反饋的盤點(diǎn)情況較為滯后。同時，通過手持設(shè)備對條碼進(jìn)行掃描，增加了人為因素，降低了資產(chǎn)監(jiān)管力度。如果使用的是掌上電腦（PDA）設(shè)備，雖能夠?qū)崿F(xiàn)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)實(shí)時對比，但如果在盤點(diǎn)時遺漏了某項(xiàng)資產(chǎn)，需花費(fèi)較長的時間進(jìn)行尋找。一些流動性較大的資產(chǎn)，在分布位置上無法準(zhǔn)確固定，導(dǎo)致盤點(diǎn)時的工作量增加，降低了盤點(diǎn)效率。

2.3 資產(chǎn)信息更新較慢

一維碼具有易制作、成本低、可靠性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，因此在固定資產(chǎn)條碼中應(yīng)用最為廣泛。但一維碼只能提供資產(chǎn)的基本信息，無法提供更詳盡的資產(chǎn)信息，且只支持顯示英文或者數(shù)據(jù)，必須與醫(yī)院固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，不具備糾錯功能。如果某項(xiàng)資產(chǎn)信息發(fā)生變化，在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中修改之后，需要將新的條碼粘貼在設(shè)備上以此替代原先的舊條碼，整個資產(chǎn)信息更新的流程較為緩慢。二維碼能夠克服一維碼應(yīng)用的缺點(diǎn)，但出現(xiàn)條碼毀損或者條碼缺失時，依舊無法保證數(shù)據(jù)更新的及時性與準(zhǔn)確性，需要頻繁更換。

2.4 資產(chǎn)動態(tài)管理環(huán)節(jié)難以銜接

基于條碼為管理的模式有助于實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)從預(yù)算、采購、驗(yàn)收、日常使用、維修、處置等全生命周期的管理。條碼在資產(chǎn)出庫環(huán)節(jié)進(jìn)行制作粘貼，歸口部門根據(jù)條碼的唯一性對全院的資產(chǎn)進(jìn)行管理。通常醫(yī)院大型專用設(shè)備的采購及驗(yàn)收需要經(jīng)過較長的時間，如果歸口部門一直未對設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收或者延遲某項(xiàng)資產(chǎn)的出庫，會導(dǎo)致資產(chǎn)條碼的制作環(huán)節(jié)延后，在清查盤點(diǎn)時增加工作難度。在處置環(huán)節(jié)，使用科室上報(bào)處置申請時，歸口管理部門只需查詢條碼即可獲得資產(chǎn)的相關(guān)信息，如果歸口部門未設(shè)置廢舊物資回收倉庫，會導(dǎo)致待處置資產(chǎn)隨意堆放使用科室或其他場所，時間過久很容易導(dǎo)致資產(chǎn)遺失。當(dāng)資產(chǎn)使用狀況發(fā)生改變時，尤其在資產(chǎn)閑置或被其他科室借用時，極易造成科室臺賬與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息不相符的情況發(fā)生，難以實(shí)現(xiàn)及時對賬。

3 引入RFID技術(shù)的對策建議

針對現(xiàn)有醫(yī)院固定資產(chǎn)條碼管理中存在的一些問題，建議引入RFID技術(shù)（無線射頻技術(shù)）。RFID技術(shù)是一種非接觸的可自動識別的技術(shù)，通過讀寫器發(fā)出射頻信號，能夠自動識別對應(yīng)目標(biāo)并獲取數(shù)據(jù)，目前在物流運(yùn)輸、高校圖書、物業(yè)管理等方面應(yīng)用最為普遍。與傳統(tǒng)的條碼技術(shù)相比，RFID技術(shù)能夠識別多個標(biāo)簽、抗污染能力和耐用持久性強(qiáng)、實(shí)現(xiàn)無屏障閱讀和穿透性、安全性、能自動獲取目標(biāo)信息且無需近距離接觸等眾多優(yōu)點(diǎn)，同時RFID標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)可進(jìn)行多次反復(fù)修改，可在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行重復(fù)使用【2-3】。

引入RFID技術(shù)可以從以下幾方面提高醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理：一是資產(chǎn)的動態(tài)跟蹤管理。RFID技術(shù)能夠確定實(shí)物資產(chǎn)的位置，降低了資產(chǎn)流失的風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的管控，保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全性和完整性。二是提高資產(chǎn)盤點(diǎn)效率。通過接收盤點(diǎn)資產(chǎn)標(biāo)簽信號，實(shí)現(xiàn)自動采集信息，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常或賬實(shí)不符時，能及時進(jìn)行盤查，節(jié)約人力成本。三是及時并快速更新資產(chǎn)信息。出現(xiàn)科室之間的資產(chǎn)調(diào)撥，可及時進(jìn)行數(shù)據(jù)改寫，且可以重復(fù)循環(huán)使用，攤薄了總成本投入，提高了標(biāo)簽的使用率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周鈺,繆建成,吳攀,高虹. 支持混合條碼技術(shù)的醫(yī)院固定資產(chǎn)動態(tài)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J]. 醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2016,37(06):57-60.

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[3]戎小紅,孫丞峰. RFID技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用[J]. 財(cái)務(wù)與會計(jì),2016(21):56.