淺談HIS系統(tǒng)下醫(yī)院收入核算內(nèi)部控制

文/彭娟，重慶市萬(wàn)州區(qū)人民醫(yī)院

1 前言

醫(yī)院HIS系統(tǒng)對(duì)來(lái)院就醫(yī)患者的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行記錄，歸集，并提供相關(guān)報(bào)表。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行核算，系統(tǒng)提供報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性直接影響到醫(yī)院整個(gè)收入核算的準(zhǔn)確性。因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)必須通過(guò)各種內(nèi)控制度的建立，與信息部門(mén)進(jìn)行充分交流溝通，保證HIS系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)真實(shí)有效。

2 完善HIS系統(tǒng)

2.1 健全HIS系統(tǒng)

HIS系統(tǒng)主要的任務(wù)是管理醫(yī)院的收費(fèi)，HIS系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)中心與管理中心組成，這兩者相輔相成，缺一不可，其計(jì)算機(jī)中心是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，其管理中心是保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)科學(xué)有效的保障。

2.2 完善HIS系統(tǒng)的授權(quán)管理程序

按照“不相容職務(wù)分離控制”要求，計(jì)算機(jī)中心負(fù)責(zé)建立、完善HIS系統(tǒng)權(quán)限管理子系統(tǒng)，各類人員的權(quán)限由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理，未經(jīng)授權(quán)任何人不得接觸該系統(tǒng)；收費(fèi)項(xiàng)目增減與價(jià)格調(diào)整、病區(qū)醫(yī)囑執(zhí)行、住院記賬與退費(fèi)、現(xiàn)金收款與統(tǒng)計(jì)報(bào)表等權(quán)限分別由不同科室、人員負(fù)責(zé)，不同類別人員的權(quán)限各不相同，從而形成不同部門(mén)和不同崗位之間的相互牽制；嚴(yán)格各類人員登錄、退出HI S系統(tǒng)的管理程序，操作人員離崗應(yīng)隨時(shí)退出程序，離職人員應(yīng)及時(shí)注銷其操作權(quán)限，防止不法人員利用他人登錄號(hào)進(jìn)行違規(guī)操作。

2.3 健全HIS系統(tǒng)的監(jiān)管程序

對(duì)于HIS系統(tǒng)的使用不僅應(yīng)有管理人員同時(shí)也應(yīng)有監(jiān)管人員，在享受權(quán)利的同時(shí)也應(yīng)受到一定的監(jiān)控，在監(jiān)控之下才會(huì)促進(jìn)HIS系統(tǒng)在醫(yī)院良好的運(yùn)行，避免醫(yī)院的資金流動(dòng)出現(xiàn)問(wèn)題，影響醫(yī)部院的正常運(yùn)行及醫(yī)院效益。

3 完善醫(yī)院收費(fèi)處內(nèi)部控制的建議

3.1 嚴(yán)格現(xiàn)金收支管理，日清日潔 由專人負(fù)責(zé)現(xiàn)金收支，從現(xiàn)金的收入、結(jié)算退款，到解繳銀行均由專人管理，收款員每天下班前將現(xiàn)金繳存銀行，現(xiàn)金繳款單與每日?qǐng)?bào)表逐日?qǐng)?bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)審核。 將現(xiàn)金收支與日?qǐng)?bào)表崗位分離，定期輪崗。

3.2 規(guī)范日常記賬

記賬工作是收費(fèi)處內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)記賬工作的管理，可以在很大程度上提升記賬工作的效率，保證記賬工作的有效果，從而為收費(fèi)處內(nèi)部控制的高質(zhì)量開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

醫(yī)療收費(fèi)價(jià)格應(yīng)由醫(yī)院物價(jià)部門(mén)統(tǒng)一在HIS系統(tǒng)中設(shè)定，藥品價(jià)格則由藥劑部門(mén)按照政策核定，住院記賬人員只能按照HIS系統(tǒng)中的價(jià)格執(zhí)行醫(yī)囑、記賬，不得增減、更改或套用其他項(xiàng)目收費(fèi)，做到應(yīng)收盡收。

3.3 完善退費(fèi)管理制度。制定并完善退費(fèi)管理制度，嚴(yán)格規(guī)范退費(fèi)管理工作，使其有更為完善的制度作為保障，從而更好地提高退費(fèi)管理工作的水平

完善記賬處與病區(qū)醫(yī)護(hù)人員、藥房和醫(yī)技科室之間相互牽制制度。已經(jīng)確認(rèn)的收費(fèi)項(xiàng)目，如發(fā)生一般的退費(fèi)，必須提供收費(fèi)的相關(guān)證明和書(shū)面憑證，詳細(xì)說(shuō)明退費(fèi)原因、項(xiàng)目和金額，得到相關(guān)科室、人員的反向確認(rèn)方可辦理；對(duì)大額退費(fèi)則實(shí)行授權(quán)審批制度，規(guī)定各級(jí)人員審批退費(fèi)額度權(quán)限，超過(guò)限額的須經(jīng)上級(jí)人員審批，防止化整為零的分解退費(fèi)行為，這樣可有效堵塞漏洞，避免形形色色違規(guī)退費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生；在HIS系統(tǒng)中長(zhǎng)期保存退費(fèi)、減免的操作日志以備審核。

3.4 病人欠費(fèi)管理。制定病人欠費(fèi)管理制度，在HIS系統(tǒng)中針對(duì)各類不同病人分別設(shè)置最高欠費(fèi)限額，確實(shí)無(wú)法收回的欠費(fèi)，應(yīng)履行必要的審批程序后核銷；并及時(shí)入賬

3.5 不定時(shí)內(nèi)部抽查。主要檢查住院收費(fèi)處內(nèi)部控制措施是否得到有效落實(shí)?？梢越M織互相檢查，也可以指派專人抽查。住院收費(fèi)處內(nèi)部的抽查是一種自律性的、日常性的檢查，是“事中”的監(jiān)督，可以及時(shí)、有效發(fā)現(xiàn)收入管理中存在的缺陷，是其他檢查所無(wú)法替代的，必須長(zhǎng)期堅(jiān)持。

4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督管理

財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)置專職的稽核人員以加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院收入的監(jiān)控，逐日審核現(xiàn)金收費(fèi)人員每天報(bào)送的現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表、預(yù)交金和收據(jù)的記賬聯(lián)、銀行繳款單，看報(bào)表數(shù)與銀行繳款單數(shù)是否一致；月末還應(yīng)與銀行對(duì)賬單核對(duì)，確保每一筆款項(xiàng)均已入醫(yī)院賬戶。 要加強(qiáng)票據(jù)領(lǐng)用存銷管理。收費(fèi)票據(jù)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)印制并設(shè)專人保管，住院收費(fèi)處領(lǐng)用，用后定期到財(cái)務(wù)部門(mén)銷號(hào)。財(cái)務(wù)部門(mén)要設(shè)立票據(jù)登記簿，并在HIS系統(tǒng)中設(shè)置票據(jù)的啟用、銷號(hào)功能，由票據(jù)管理人員負(fù)責(zé)控制。票據(jù)管理人員應(yīng)根據(jù)日?qǐng)?bào)表或收據(jù)存根聯(lián)銷號(hào)，發(fā)現(xiàn)跳號(hào)、斷號(hào)或聯(lián)次不齊的作廢票據(jù)要及時(shí)追查，防止空白收據(jù)流失或隱匿收入。 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)收費(fèi)處定期或不定期進(jìn)行抽查。

5 發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職能

公立醫(yī)院內(nèi)部控制的建設(shè)與改進(jìn)措施中，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職能的發(fā)揮至關(guān)重要。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)是獨(dú)立于收費(fèi)和財(cái)務(wù)部門(mén)的科室，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督有著更強(qiáng)的獨(dú)立性，是住院收入控制中的最后、也是最重要的防線。

內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的重點(diǎn)是對(duì)住院收入內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)、實(shí)施的有效性進(jìn)行全面監(jiān)督檢查，對(duì)收費(fèi)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，特別是不同環(huán)節(jié)之間的銜接點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，發(fā)現(xiàn)可能存在的控制缺陷，以進(jìn)一步改進(jìn)控制程序。

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要堅(jiān)持定期或不定期抽查住院收費(fèi)處現(xiàn)金管理，定期或不定期組織相關(guān)人員抽查病歷。