淺談如何增強企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用

文/張平

淺談如何增強企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用

文/張平

樂山電力股份有限公司

企業(yè)知識管理是將知識做為企業(yè)資源進行規(guī)范化管理，以達到提升企業(yè)核心競爭力的目標。增強企業(yè)檔案管理能夠為企業(yè)員工提供有效的知識信息，幫助企業(yè)實現(xiàn)知識管理。因此，企業(yè)檔案管理在企業(yè)知識管理中具有非常重要的作用。下面本文就如何增強企業(yè)檔案管理在企業(yè)知識管理中的作用進行相關探析。

企業(yè)檔案；知識管理；作用；探析

前言

企業(yè)檔案管理能夠收集、歸納及總結企業(yè)一定時期內的各項工作資料和信息，并將信息進行二次分析，從而提煉出有價值的參考信息。因此，企業(yè)實施有效的檔案管理能夠為企業(yè)員工提供有用的知識信息。當前，知識管理是企業(yè)經營管理的重要手段。同時，知識管理能夠實現(xiàn)企業(yè)知識化管理，增強企業(yè)文化軟實力、提高市場影響力。但是企業(yè)想要實現(xiàn)知識化管理，首先必須完善企業(yè)檔案管理體系才能為企業(yè)提供全方位的知識信息，從而提升企業(yè)知識管理水平。

1 增強企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用探析

當前大部分企業(yè)都建立了檔案管理體系，同時也配備了專門人員從事檔案管理工作，在一定程度上促進了企業(yè)知識化管理[1]?？墒?，當前企業(yè)檔案管理工作還存在一些不足之處，比如缺乏完善的管理體制、管理工作落實不到位、工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高等問題。這些問題的存在阻礙了企業(yè)檔案管理工作，降低了企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用。因此，本文就如何增強企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用做如下探析，并結合筆者的一些想法提出以下幾點意見，希望對完善企業(yè)檔案管理工作起到一定幫助作用。

1.1推進企業(yè)檔案管理自動化

企業(yè)檔案反映一定時期企業(yè)工作的核心內容、工作的成效、經驗總結等，它可以將企業(yè)每項工作中的知識經驗進行概括總結，為后期企業(yè)內部人員參考學習提供依據。所以，企業(yè)只有推進企業(yè)檔案管理工作的效率和質量，才能為企業(yè)知識化管理提供有用的信息，幫助企業(yè)完成各項知識管理工作[2]。其中，自動化檔案管理模式可以有效提高工作的效率和質量，促進檔案信息的有效傳達。

檔案管理自動化主要是利用先進的計算機技術構建檔案管理信息系統(tǒng)，并運用系統(tǒng)語言實現(xiàn)自動化管理。在實際企業(yè)檔案管理過程中，企業(yè)員工可以通過電腦來傳遞各項企業(yè)檔案資料，同時企業(yè)的有關檔案資料可以上傳至企業(yè)內部的檔案管理系統(tǒng)。領導及下屬員工可以不受時間及空間的限制，通過檔案管理系統(tǒng)查詢具體的檔案文件，并對有關檔案進行審查和批閱等工作[3]。

可見，自動化管理模式有助于推進企業(yè)各項檔案管理工作。因此，企業(yè)需要加大對自動化檔案管理的投資力度，積極引進先進的自動化管理系統(tǒng)。從而實現(xiàn)檔案管理的自動化，并推進企業(yè)的檔案管理工作。同時，企業(yè)檔案實現(xiàn)自動化管理也有助于促進企業(yè)內部的知識化管理工作。完善的自動化檔案管理可以高效的傳達企業(yè)管理思想及理念，提煉企業(yè)人員的管理智慧。所以，當前企業(yè)需要推進自動化檔案管理工作的進程。

1.2科學規(guī)范企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理除了需要技術支撐外，還需要建立科學的企業(yè)檔案管理制度。這樣才能保證工作有章可循，促進檔案管理工作的有效開展。但是，在以往的企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理制度過于形式化，并沒有依據企業(yè)實際情況合理規(guī)范制度，容易造成工作監(jiān)管上的漏洞、問責不到位。因此，當前企業(yè)需要結合本企業(yè)實際科學制定檔案管理制度，嚴格規(guī)范好每項檔案管理工作。

企業(yè)可以從檔案的收集、記錄、歸檔匯總、紙質資料的裝訂及上架、借閱查詢等每個工作環(huán)節(jié)都設置規(guī)范的管理制度，確保每項工作都有章可循、問責到位[4]。比如，在原始檔案的收集和記錄過程中，企業(yè)應該設置完善的檔案收集至歸檔的一整套制度，明確不同性質的檔案內容應該怎樣做好收集、記錄及歸檔。同時，企業(yè)應該制定規(guī)范的問責制度。對相關責任人的工作情況、效率及問題做到全方面監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在差錯，應該責任到人、保證工作的質量。另外，企業(yè)的檔案管理制度可以依據實際情況做出有效調整。比如，業(yè)務規(guī)模和人員不是很大的企業(yè)，企業(yè)可以減少過多的管理環(huán)節(jié)，縮減管理人員及部門的設置，以實現(xiàn)精細化管理。

1.3提高企業(yè)人員的管理素質和技能

企業(yè)檔案管理工作與事業(yè)單位的檔案管理存在一些不同，企業(yè)的檔案資料涉及到復雜的工作內容，而且檔案資料的數(shù)據也十分龐大，因此對檔案管理人員素質和技能的要求都有所提升。當前企業(yè)需要加強內部檔案管理人員的素質養(yǎng)成和技能考核，以便培養(yǎng)出具備高技能、高素質的檔案管理人才[5]。企業(yè)管理人員素質和技能的提升，有助于完善各項檔案管理工作，總結和提煉出檔案有用的知識信息，從而優(yōu)化企業(yè)知識管理工作。

在實際管理工作中，企業(yè)可以定期組織檔案管理人員學習有關職業(yè)道德，從而培養(yǎng)他們的職業(yè)素養(yǎng)。同時，企業(yè)需要推動部門人員學習有關檔案知識，促進檔案工作的科學合理化。另外，企業(yè)還可以安排檔案系統(tǒng)的專業(yè)人員上門進行授課，向企業(yè)檔案管理人員講授系統(tǒng)各個模塊的作用和使用規(guī)范。這樣可以促進每位企業(yè)檔案管理人員了解和掌握檔案管理系統(tǒng)，從而提高工作的效率和質量。

2 結語

企業(yè)知識管理離不開有效地檔案管理工作，增強企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用可以為企業(yè)提供有用的價值信息，保證知識管理工作科學合理性。因此，我們需要正視企業(yè)的檔案管理工作，推進檔案管理工作的自動化和規(guī)范化，從而為企業(yè)知識管理提供必備的知識信息。

[1]李文珍,劉靜,陳璐.知識管理視角下制造企業(yè)的檔案管理分析研究[J].卷宗,2014,21(12):67-68.

[2]趙渺.淺談做好知識產權檔案管理對提升企業(yè)核心競爭力的促進作用[J].經營者,2017,31(8):004-004.

[3]張紅海.基于業(yè)務流程的企業(yè)檔案知識管理的探討[C]//2013年全國青年檔案工作者研討會.2013,25(11):046-046.

[4]王杰.試論如何加快航天企業(yè)檔案管理向知識管理的轉型[J].經濟管理:全文版,2016,31(8):00213-00213.

[5]孫迎輝,王英健.論企業(yè)知識管理背景下的檔案管理[J].機電兵船檔案,2016,15(6):50-52.