淺議中職教育中檔案管理的問題及對策

于紅波

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

1 中職教育中檔案管理的問題

1.1 檔案管理方法問題

在中職教育檔案管理中，很多院校并未設(shè)置專門的檔案室，只是在文秘工作的辦公室內(nèi)配備幾個檔案柜。由于辦公室人員眾多，容易對檔案設(shè)施及檔案資料進(jìn)行磨損，這樣不僅不規(guī)范，也無法滿足檔案管理的保密性原則。此外，在檔案管理方法上，檔案管理人員在歸類、整理、保存和查詢檔案的時候，也沒有引入智能化管理系統(tǒng)，這也在一定程度上影響了檔案管理的效果。

1.2 檔案意識較為淡薄

中職學(xué)校的定位是為了更好地開展職業(yè)教育教學(xué)以及為廣大學(xué)生提供更好的就業(yè)指導(dǎo)。加之最近幾年，普通高中的入學(xué)率全面提升，進(jìn)而導(dǎo)致中職學(xué)校在招生方面出現(xiàn)了一定的困難，生源缺乏、生源質(zhì)量成為困擾學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的主要問題。在這樣的背景之下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加重視的是招生與教育教學(xué)的改善，所以很難重視學(xué)校檔案管理工作[1]。雖然說中職學(xué)校的檔案管理工作不能產(chǎn)生直接的效益，也無法提升學(xué)校的知名度與影響力，但是作為一項基礎(chǔ)性工作，其重要性不言而喻。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)，檔案管理整體水平低下。

1.3 中職學(xué)校檔案管理信息化水平較低

檔案管理工作往往無法得到中職學(xué)校的重視，所以在資金、人力、物力方面投入比較少，其中關(guān)于信息化建設(shè)方面的投入更少，導(dǎo)致信息化水平低下，主要體現(xiàn)在這些方面：沒有根據(jù)中職學(xué)校檔案工作的特點，建立對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)；沒有配置對應(yīng)的信息化設(shè)備；沒有建立相應(yīng)的信息化管理與維護(hù)團(tuán)隊；其中部分檔案沒有及時掃描上傳，在使用的過程中，只能通過查閱案卷目錄進(jìn)行查找，手工進(jìn)行檢索，其效率低下，不利于當(dāng)前檔案管理的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)資金投入比較大，對于很多中職學(xué)校來說具有一定的負(fù)擔(dān)，難以承受或者有心無力。目前，很多中職學(xué)校只是建立了初步的信息化檔案管理體系，將其中一部分基建檔案的圖紙進(jìn)行掃描，形成了電子版檔案資源，但是還有很多檔案信息依然以實體形態(tài)進(jìn)行保存。

2 對策

2.1 完善檔案管理的工作機(jī)制

中職學(xué)校想要使檔案管理工作更加有效，首先需要對檔案管理工作提高認(rèn)識，學(xué)校應(yīng)該組織全員通過對相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作系統(tǒng)加深了解，并通過對相關(guān)法律知識擴(kuò)大宣傳的力度，使全員加強(qiáng)中職學(xué)校發(fā)展中檔案管理工作的重要性的認(rèn)識，并對檔案管理工作引起重視。同時還應(yīng)該建立檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步健全完善考核和應(yīng)該績效的機(jī)制，中職領(lǐng)導(dǎo)作為主要負(fù)責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作者，應(yīng)該聯(lián)合各處室和負(fù)責(zé)人積極參與，并在各個中職學(xué)校的科室設(shè)置，包括工會、團(tuán)總支、培訓(xùn)處、教務(wù)處、政教處等的兼職檔案員。另外，還應(yīng)建立健全的考核與評估績效的機(jī)制，通過細(xì)化考核指標(biāo)，使其可操作性進(jìn)一步提升，并根據(jù)實際情況采取合理的措施獎勵和處罰檔案管理工作達(dá)標(biāo)與不達(dá)標(biāo)的部門，使檔案管理借閱、立卷與保密更加具有規(guī)定性、標(biāo)準(zhǔn)性和條例性。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方法

為了更好地開展中職教育檔案管理，先進(jìn)的檔案管理理念和方法不可或缺。一方面，要做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。針對檔案管理所需的專業(yè)檔案室以及存儲柜等進(jìn)行完善，確保滿足規(guī)范化檔案管理需求。另一方面，要注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率，降低檔案管理成本，這是更好開展檔案管理信息化建設(shè)的重要保障。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的力度，有利于檔案管理、查閱以及使用。原件掃描是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，從而降低對原件的使用率，不僅起到了對原件的保護(hù)作用，同時也方便后續(xù)查閱與使用。檔案管理信息化建設(shè)能夠讓檔案信息更加全面、詳細(xì)，有利于對檔案信息進(jìn)行二次開放，進(jìn)而為中職學(xué)校行政管理與教育教學(xué)工作開展提供更好的服務(wù)。中職學(xué)校還需要意識到檔案信息化建設(shè)，要做到與時俱進(jìn)，結(jié)合學(xué)校自身實際情況，逐步加強(qiáng)資金與人力方面的投入。檔案作為基礎(chǔ)性工作，只要基礎(chǔ)做的好，其他工作便能更加有效率地開展[2]。

2.4 制定檔案材料具體歸檔時間、范圍以及質(zhì)量要求

增強(qiáng)對人事檔案整理收集工作，對人事檔案具體內(nèi)容進(jìn)行不斷擴(kuò)充，打破以往單一內(nèi)容，對過去分散局面加以改變。中職院校需要將那些可以真實反映干部廉、績、勤、能、德這些檔案材料加以真實反映，及時歸到相關(guān)人員檔案當(dāng)中，并且注重把教師業(yè)務(wù)以及實際教學(xué)期間取得的科研成果以及突出業(yè)績、可以對教職工整體工作能力加以反映的各類材料全部加入人事檔案當(dāng)中，以此來對材料的規(guī)范性以及系統(tǒng)性加以保證，促使中職院校當(dāng)中人事檔案變成人才資源的儲備庫，同時也促使收集工作變得更加規(guī)范化以及制度化，進(jìn)而為了解、干部任免以及考察提供依據(jù)。在人事檔案當(dāng)中，材料齊全以及內(nèi)在質(zhì)量通常會涉及到各個部門，這僅靠檔案部門努力難以達(dá)到。因此，檔案管理方面人員需增強(qiáng)和學(xué)校當(dāng)中各個部門間的聯(lián)系，對材料具體形成規(guī)律加以掌握，構(gòu)建順暢的收集渠道，當(dāng)組織部門完成任用干部相關(guān)考察工作之后，需把干部職務(wù)考察材料以及呈報表交給人事部門。同時，各部門在相關(guān)手續(xù)完備以后，把檔案材料交到人事部門，進(jìn)而對人事檔案運用價值加以體現(xiàn)。

3 結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)?？茖W(xué)合理的檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，它可以使學(xué)生思想認(rèn)識得到提升，加快改革教學(xué)體制的步伐，為學(xué)生步入社會提供歷史依據(jù)提供了堅實的基礎(chǔ)，所以相關(guān)人員應(yīng)對當(dāng)前中職檔案管理工作的問題引起高度重視，通過強(qiáng)化宣傳及管理制度的制定，用科技手段提升學(xué)生收集和管理檔案的質(zhì)量及錄入和保管檔案的水平，使中職學(xué)校的檔案管理工作發(fā)揮出最大的價值。