中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探析

井偉

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

1 中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度問題

由于中職教育中對(duì)檔案管理重視不足，使得很多檔案管理人員在實(shí)施檔案管理過程中存在無法及時(shí)收集和整理資料，檔案管理內(nèi)容不全面以及檔案文件裝訂不規(guī)范，借閱和保管制度不完善，保密制度不健全等問題。歸根結(jié)底，造成這種情況的一個(gè)重要問題在于檔案管理制度不健全。此外，雖然部分中職教育檔案管理中制定了一些管理制度，但是在實(shí)際的落實(shí)過程中存在執(zhí)行不到位等問題，這也極大地影響了檔案管理工作的效果[1]。

1.2 中職學(xué)校檔案管理信息化水平較低

檔案管理工作往往無法得到中職學(xué)校的重視，所以在資金、人力、物力方面投入比較少，其中關(guān)于信息化建設(shè)方面的投入更少，導(dǎo)致信息化水平低下，主要體現(xiàn)在這些方面：沒有根據(jù)中職學(xué)校檔案工作的特點(diǎn)，建立對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)；沒有配置對(duì)應(yīng)的信息化設(shè)備；沒有建立相應(yīng)的信息化管理與維護(hù)團(tuán)隊(duì)；其中部分檔案沒有及時(shí)掃描上傳，在使用的過程中，只能通過查閱案卷目錄進(jìn)行查找，手工進(jìn)行檢索，其效率低下，不利于當(dāng)前檔案管理的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)資金投入比較大，對(duì)于很多中職學(xué)校來說具有一定的負(fù)擔(dān)，難以承受或者有心無力。目前，很多中職學(xué)校只是建立了初步的信息化檔案管理體系，將其中一部分基建檔案的圖紙進(jìn)行掃描，形成了電子版檔案資源，但是還有很多檔案信息依然以實(shí)體形態(tài)進(jìn)行保存。

1.3 檔案管理人員問題

在現(xiàn)階段的中職教育檔案管理中，影響檔案管理成效的一個(gè)重要因素為檔案管理人員問題，具體表現(xiàn)為檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。農(nóng)廣校中職教育主要面向于成年農(nóng)民群體，教育教學(xué)條件比較差，相應(yīng)的檔案管理人員素質(zhì)整體偏低。特別是其中有許多檔案管理人員沒有接受過檔案管理的系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，甚至沒有接觸或了解過最基本的檔案管理業(yè)務(wù)。比如，檔案管理人員的責(zé)任心比較差，無法對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地整理；資料收集和整理毫無條理；檔案管理資料不完整，存在比較嚴(yán)重的丟失或資料損壞問題，對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性帶來了不利影響。

2 對(duì)策

2.1 提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

當(dāng)前中職學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)該隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的飛速發(fā)展，而逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把檔案材料作為提升管理工作的重要信息資源，建立完善的檔案管理現(xiàn)代化體系和運(yùn)行機(jī)制，并購置如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、存儲(chǔ)器、信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，使檔案管理的現(xiàn)代化水平得到提升。另外中職學(xué)校為進(jìn)一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量，還應(yīng)該在檔案信息數(shù)據(jù)程序軟件、處理數(shù)據(jù)庫和檔案信息的系統(tǒng)等方面加強(qiáng)投資，建立完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

2.2 健全檔案管理制度

為了確保檔案管理工作有序開展，就必須要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行改進(jìn)和健全，確保檔案管理人員在開展檔案管理工作期間可以做到有據(jù)可依。隨著數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員必須要本著與時(shí)俱進(jìn)的原則，加快構(gòu)建適宜新時(shí)期檔案管理工作需求的檔案管理體系，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理資料的收集方法進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。除了重視對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集和管理外，還要統(tǒng)一管理照片和影音等非文字的一些檔案資料。此外，還要結(jié)合不同的學(xué)院制定適宜的檔案管理制度，對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行健全，確保檔案管理工作可以做到與時(shí)俱進(jìn)。

2.3 開展信息化與現(xiàn)代化的建設(shè)，提升檔案使用效率

為對(duì)人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，使得人事檔案為人事工作以及人事制度發(fā)展需求進(jìn)行服務(wù)。中職院校若想讓人事檔案發(fā)揮出應(yīng)用作用，需要在人事檔案方面管理工作當(dāng)中對(duì)先進(jìn)科技手段加以運(yùn)用，以此來提升檔案管理整體效率，延長檔案壽命。第一，檔案管理這一部門需提升人事信息方面管理現(xiàn)有時(shí)效性，對(duì)人事信息加以及時(shí)、準(zhǔn)確的傳輸。第二，借計(jì)算機(jī)來對(duì)人事檔案進(jìn)行輔助管理，并借掃描儀以及計(jì)算機(jī)這些現(xiàn)代技術(shù)以及現(xiàn)代設(shè)備把檔案資料輸入到電腦當(dāng)中，借助相應(yīng)技術(shù)處理，把聲像、圖片以及文字這些資源變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的電子數(shù)據(jù)以及紙質(zhì)保存。第三，需借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)在非保密性的范圍之內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，為社會(huì)提供一些高效優(yōu)質(zhì)的人才信息。如此一來，可以提升人事檔案整體質(zhì)量以及效率，便于人們使用，進(jìn)而提升檔案整體利用效率[2]。

2.4 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

首先應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識(shí)，建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)，避免系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、重復(fù)工作等問題的出現(xiàn)。按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理。重視信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將所有的紙化檔案進(jìn)行重點(diǎn)篩選，按照相關(guān)的規(guī)定完成信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對(duì)原有館藏的資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。應(yīng)根據(jù)管理的實(shí)際工作內(nèi)容，選擇最適合的現(xiàn)代化設(shè)備，保證檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理。同時(shí)相關(guān)的工作人員盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作，提高服務(wù)質(zhì)量，敢于大膽實(shí)踐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中職學(xué)校的重要性越來越明顯，雖然受到各方面因素的影響，但是自身發(fā)展必須得以完善。檔案管理作為一所學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)該得以重視，且盡快納入中職學(xué)校日常管理任務(wù)當(dāng)中來。通過宣傳手段、建立檔案管理制度以及不斷提升信息化建設(shè)等等手段，促使檔案管理工作能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供更好的服務(wù)。