企業(yè)加強合同管理與環(huán)節(jié)控制的若干思考

文/孝淑君，中國石化集團(tuán)勝利石油管理局新能源開發(fā)中心

企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的―項核心內(nèi)容。合同是項目管理的法律文件，受法律保護(hù)和約束。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化。業(yè)主和承包商是平等的法律關(guān)系，合同是業(yè)土與承包商之間最重要的、合法的聯(lián)系紐帶;業(yè)主和承包商都應(yīng)該圍繞合同條款、按照合同約定的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，組織開展各項項目管理工作，合同管理工作始終貫穿于工程項目建設(shè)全過程。

1　合同管理環(huán)節(jié)

1.1　合同策略

制定依法合規(guī)、科學(xué)合理的合同策略，在項目管理過程中具有舉足輕重的作用。結(jié)合項目管理模式、合乎項目管理特點的合同策略，是項目總體統(tǒng)籌控制計劃不可缺少的關(guān)鍵內(nèi)容，是項目建設(shè)綱領(lǐng)性文件之一;制定完善的合同策略，增強采辦工作透明度，體現(xiàn)了項目管理

的依法合規(guī)性、前瞻性、全局性和完整性，是項目管理領(lǐng)導(dǎo)層必須特別關(guān)注的重要工作;項目管理人員必須按照批準(zhǔn)的合同策略，開展采辦立項、采辦方案立項、采辦實施、合同簽訂、合同執(zhí)行等合同管理工作。

1.2　合同執(zhí)行

合同執(zhí)行過程中，合同主管部門應(yīng)注重過程管控和監(jiān)督;應(yīng)進(jìn)行動態(tài)管理，建立合同臺帳，編制合同管理周報、月報，定期組織召開合同管理會議，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題;適時組織合同管理大檢查，對合同履約情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督、通報、講評、總結(jié)、考核，督促相關(guān)部門整改，安排部署下一階段的合同管理重點工作。

1.3　合同變更

合同執(zhí)行過程中，因項目建設(shè)實際需要，業(yè)主或承包商對合同范圍、設(shè)計方案、施工方案、工程量、合同計價模式、合同額、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履約時間、付款方式等可能提出調(diào)整，此時需要進(jìn)行合同變更，簽訂補充協(xié)議。

1.4　工程簽證

工程簽證是業(yè)主和承包商就施工過程中涉及合同價款之外的責(zé)任事件所作的簽認(rèn)證明。通俗地講，工程簽證是指合同履行過程中，業(yè)主和承包商就合同價款之外的費用補償、工期順延以及因非承包商原因造成的損失賠償達(dá)成的補償協(xié)議。

1.5　工程款審核

合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)審核承包商申清資料，審核工程量的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、合理性;負(fù)責(zé)提供安全、質(zhì)量、進(jìn)度、承包商考勤及承包商違約金扣款情況。計劃部門負(fù)責(zé)評枯工程進(jìn)度與工程款匹配情況，費控部門負(fù)責(zé)審核工程款計量、取費、計價的準(zhǔn)確性、合規(guī)性。

1.6　工程結(jié)算

工程結(jié)算的原則是:依法合規(guī)、依據(jù)合同、實事求是、公平公正，工程中交后，承包商編制結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理審核后，報業(yè)主審核。業(yè)主合同執(zhí)行部門應(yīng)審核結(jié)算資料的真實性、完整性。

1.7　工程質(zhì)量保修

工程質(zhì)量保修條款是工程合同的重要組成部分;工程合同直到質(zhì)量保修期滿才能全部結(jié)束。工程質(zhì)量保修是指建設(shè)工程在保修期限內(nèi)出現(xiàn)工程質(zhì)量缺陷(含質(zhì)量問題)，由承包商依照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或合同約定給以免費修復(fù)。業(yè)主和承包商在合同中約定衛(wèi)程質(zhì)量保修期。

2　健全合同管理體系

建立健全科學(xué)、完整、完善的項!l合同管理體系是一項非常復(fù)雜的動態(tài)管控過程，需要項目管理領(lǐng)導(dǎo)層不斷創(chuàng)新、持續(xù)改進(jìn)。合同管理體系包括:組織機構(gòu)、管理制度、管理程序、崗位職責(zé)、績效考核、監(jiān)督與監(jiān)察。

2.1　合同管理目標(biāo)

制定科學(xué)合理的合同策略、依法合規(guī)采辦，合同管理實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)格履行合同條款，做好跟蹤、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督、管控、服務(wù)等合同管理工作。量化指標(biāo)如下:(1)合同采辦依法合規(guī)性:100%(2)合同簽訂及時率:95%(3)合同交底率:1 00% (4)合同履約率:100%; (5)合同文件歸檔率:100%

2.2　合同管理組織機構(gòu)

應(yīng)建立層次清晰、職責(zé)明確、人員精干的合同管理體系。項目招標(biāo)采購委員會是采辦工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，負(fù)責(zé)對項目采辦重大事項研究決策、制定采力、工作原則，否決不合法、不合規(guī)的采辦結(jié)果。項目管理領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)審批合同管理制度和程序，負(fù)責(zé)審批合同策略、重大設(shè)計變更、大額資金使用。合同主管部門可分為工程類、物資采購類和綜合類三個主管部門。

2.3　合同管理制度、管理程序

按照誰主管誰負(fù)責(zé)的原則，工程類、物資采購類和綜合類三個主管部門分別制定三類合同的管理制度和程序、流程，主要包括:工程類/物資采購類/綜合類合同管理規(guī)定》、《工程類/物資采購類/綜合類采辦管理辦法》、《工程簽證管理辦法》、《工程結(jié)算管理辦法》、《資金支付管理規(guī)定》、《文檔管理辦法》等。

2.4　合同管理的考核

合同管理的考核工作應(yīng)結(jié)合項目績效考核管理辦法，對所有合同管理有關(guān)部門進(jìn)行量化考核。 對合同主管部門，主要考核采辦進(jìn)度和執(zhí)行力，考核對合同管理進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督等工作情況。

3　結(jié)束語

黨的十八大以來，國家對重點工程項目的依法合規(guī)性要求日趨嚴(yán)格，工程項目合同管理在效能監(jiān)察、紀(jì)檢、審計工作中的重要性得到了進(jìn)一步加強。合同管理工作始終貫穿于工程項目建設(shè)全過程。以合同管理為核心，是保證項目管理依法合規(guī)、提升管理水平、提高工作效率的重要管控理念和舉措。本文從大型石油化工工程項目業(yè)主方的管理視角，全面闡述了合同管理各個環(huán)節(jié)，以及建立健全合同管理體系、合同風(fēng)險、效能監(jiān)察、信息化應(yīng)用等重要問題。

【參考文獻(xiàn)】

[1]加強工程建設(shè)總承包合同管理分析化解工程交付法律風(fēng)險[J].史曉峰.經(jīng)營管理者.2017(23)

[2]如何做好工程建設(shè)總承包合同管理[J].徐林英.河南建材.2017(05)