檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施

文/王青 果帥珂 李小翠 王敏 宋昕 李汝恬，遼寧電力中心醫(yī)院

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化，2014年，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為檔案管理工作的發(fā)展提出了合理的意見(jiàn)[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作也受到了一定的影響，在檔案信息收集與數(shù)據(jù)分析處理中，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有積極作用。目前，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，仍然存在一些陳舊的觀念及不足之處，必須及時(shí)解決，以進(jìn)一步提升檔案管理水平。

1　檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題

檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)社會(huì)需求變化檔案管理工作作出的一個(gè)改變，但是在開(kāi)展過(guò)程中，存在以下幾個(gè)問(wèn)題:①檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不足。管理者并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的作用，從而導(dǎo)致這一工作的開(kāi)展缺乏有效的指導(dǎo)思想，建設(shè)進(jìn)程推進(jìn)速度慢；②設(shè)施配置方面投資有限。在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，需要相關(guān)的軟件硬件設(shè)施加以支撐，但是由于投入資金有限的緣故，設(shè)施配置不全，無(wú)法滿(mǎn)足技術(shù)應(yīng)用的需求，導(dǎo)致先進(jìn)的檔案管理信息化手段無(wú)法有效施行；③檔案管理機(jī)制不健全。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，檔案管理政策不斷變化，相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行，影響到檔案管理工作質(zhì)量，繼而影響到其現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

2　檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)策略

2.1　強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，是以紙張為載體的，在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲(chóng)蛀，或者文字因光照氧化出現(xiàn)字跡模糊的情況，使用數(shù)字處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，儲(chǔ)存起來(lái)，確保檔案保存的完整性[2]。同時(shí)，在數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)上，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠有效提高檔案信息的共享效率，只需要登錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便能夠快速查詢(xún)找出所需資源，并且在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享。由此可見(jiàn)，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提升技術(shù)意識(shí)，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，來(lái)優(yōu)化檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的社會(huì)化。

2.2　完善檔案現(xiàn)代化管理設(shè)施配置

我國(guó)人口基數(shù)大，需管理的檔案數(shù)量多，且信息量大，要想實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，需要大量硬件、軟件設(shè)備的支持，比如說(shuō)性能穩(wěn)定、安全系數(shù)高、信息存儲(chǔ)量大的存儲(chǔ)設(shè)備，以構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲(chǔ)、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)。因此，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的信息技術(shù)手段，以及相關(guān)軟硬件設(shè)施的配置，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性，加大資金投入力度，配置完善的軟件、硬件設(shè)施，將光盤(pán)技術(shù)、縮微技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作實(shí)踐中，為檔案管理工作質(zhì)量及效率的提升提供技術(shù)支持。

2.3　建立健全檔案管理法律機(jī)制

在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)該以社會(huì)需求為核心，以檔案管理的相關(guān)法律規(guī)章為界線，依法管理檔案。隨著人們對(duì)于檔案服務(wù)需求的變化，其工作政策也在不斷變化，比如說(shuō)2014年有媒體報(bào)導(dǎo)出全國(guó)檔案收費(fèi)每年或達(dá)數(shù)十億元，在輿情引導(dǎo)下，我國(guó)自20 16年元旦其取消了包括檔案保管費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)、證明費(fèi)等多項(xiàng)檔案管理費(fèi)用，改由財(cái)政撥款解決這一問(wèn)題[5]。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，相關(guān)部門(mén)必須根據(jù)政策的變化，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，并且誒協(xié)調(diào)好各部門(mén)的關(guān)系，聯(lián)合政府部門(mén)及社會(huì)關(guān)聯(lián)方，做好檔案管理工作。

3　結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作，屬于一項(xiàng)公共服務(wù)性質(zhì)的工作，由檔案室直接對(duì)檔案原件及檔案信息進(jìn)行管理并且提供相應(yīng)的服務(wù)，隨著人們對(duì)于檔案服務(wù)需求的變化，其工作政策也在不斷變化[3]。檔案管理現(xiàn)代化，是根據(jù)檔案管理工作的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量的一個(gè)過(guò)程。在檔案管理工作政策不斷變化的今天，相關(guān)部門(mén)必須合理應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，根據(jù)社會(huì)需求，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，推動(dòng)檔案管理工作向更高的層次水平發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]張騰華.關(guān)于人事檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策的研究[J].民營(yíng)科技,2017,(01):129.