淺談礦山基建工程中的檔案管理

文/丁育洋，江蘇省礦業(yè)工程集團(tuán)有限公司

伴隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展和改革開放的影響，礦山工程的基建工程項(xiàng)目建設(shè)也得到了很大發(fā)展，檔案管理也隨之水漲船高。如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。加強(qiáng)基建檔案管理需要采取有效措施，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，做好基建檔案管理工作，提升企業(yè)管理水平和基建工程建設(shè)水平。因此，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。

1　基建檔案的作用

基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工整個(gè)過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程。基建工程建設(shè)是基建施工企業(yè)不斷發(fā)展的源泉，對提高企業(yè)發(fā)展水平，加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，增強(qiáng)企業(yè)整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，基建檔案具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行檢修、管理、改擴(kuò)建的憑證和依據(jù)，如工程擴(kuò)改建時(shí)經(jīng)常參照以前的竣工草圖?；n案為工程工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量。

2　基建檔案管理存在的問題

檔案管理意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性的思想認(rèn)識不夠，基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。目前，尤其是礦上工程的基建工程條件比較艱苦，人員素質(zhì)也不高，專業(yè)知識不夠，導(dǎo)致這種情況比較嚴(yán)重。

基建檔案管理體制不完善，由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障?；n案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達(dá)不到八防要求，基建檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

3　基建檔案管理的對策

3.1　增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

3.2　完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。隨著我國加入WT0，與國際慣例接軌，重點(diǎn)工程逐漸增多，應(yīng)根據(jù)國情和單位基建工程情況以及國際先進(jìn)管理模式，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，制定基建檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，依法治檔，按照國際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容，細(xì)化各項(xiàng)制度并真正落實(shí)到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過程中，基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準(zhǔn)備金，不提交齊全完整的基建檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。

3.3　做好基建檔案驗(yàn)收工作

國家檔案局頒布了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，加強(qiáng)基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗(yàn)收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行基建工程的竣工驗(yàn)收，工程竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)做好基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗(yàn)收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

4　結(jié)束語

總之，基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李樹山,劉維新.淺談建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理[J].建礦業(yè)資訊.2008.(5).P30-31.