中職學校檔案管理辦公自動化中存在的問題及應對策略

張志偉

摘要：繁重起來。怎樣正確、有效的開展檔案管理工作成為當下重點研究課題。本文將主要圍繞中職學校檔案管理辦公自動化工作中存在的問題展開分析，并提供具體應對對策以供參考。旨在提高管理效率和質(zhì)量，確保學校各項工作有序進行。

關(guān)鍵詞：中職學校；檔案管理；辦公自動化

引言：

科學技術(shù)飛速發(fā)展帶動中職院校對檔案管理工作提出了較高要求，實現(xiàn)規(guī)范化、電子化建設(shè)是其現(xiàn)階段發(fā)展的主要目標。所謂辦公自動化，是指通過人為力量把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)和實際文檔信息的虛擬儲存與實體結(jié)合起來。此種技術(shù)的結(jié)合需要相關(guān)人員不斷創(chuàng)新技術(shù)，積極吸取成功經(jīng)驗和失敗教訓。

一、目前我國中職學校檔案管理中存在的問題

（一）有效信息被泄露

此問題是中職學校檔案管理中亟需解決的首要問題，同時也是計算機應用領(lǐng)域中長久未治的詬病。先保密，再服務是傳統(tǒng)人工檔案管理和辦公的核心理念，這樣一來便會大大增加工作人員的工作量，并干擾其他工作的順利運作。尤其是對部分限制級別的個人信息和檔案而言，其的外泄能嚴重影響當事人的正常生活和工作。例如：學生學籍信息被泄露，不良人員會用其實施違法行為，為學生造成較大影響。另外，沒有入侵檢測、防火墻等安全設(shè)施的保護，無法保證信息安全。

（二）用戶服務反饋和監(jiān)督機制方面的不足

中職學校檔案管理在真實世界中讓被服務者增加了對互聯(lián)網(wǎng)和計算機的了解，卻拉開了和管理人員的距離。此種溝通雖然減少了龐大的工作量，但卻也缺少了被服務者對此項工作和有關(guān)工作人員的監(jiān)督，這種小小的縱容，會嚴重制約自動化檔案管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。而實際中的自動化檔案管理建議、監(jiān)督的反饋一般都來自于Email或者門戶留言。其中前者的反饋往往被直接忽視或是應付了事的恢復，甚至有些被服務對象在接到恢復時早已不記得當時的情況。后者在門戶平臺上難以被發(fā)現(xiàn)，就算是被服務對象有不同見解和建議都無處告知。所以，學校檔案相關(guān)管理制度、規(guī)范、規(guī)程、安全技術(shù)標準等的制定是一項系統(tǒng)化的工作。

（三）管理員技術(shù)素養(yǎng)較低

就目前而言，學校檔案管理辦公化的技術(shù)性、有效性等特征也彰顯出大量急需處理的問題。第一，管理者技術(shù)素養(yǎng)問題，此工作對從業(yè)人員自身的技術(shù)水平和素養(yǎng)有著較高要求，如對計算機硬件技術(shù)的掌握，操作平臺和軟件的應用、信息搜索與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的水平等等。這些技術(shù)是勝任工作的基本條件，也是促進辦公自動化發(fā)展的驅(qū)動力。現(xiàn)階段，很多管理者的思想和技術(shù)依然滯留在過去工作中，無法理解和使用新興技術(shù)，缺少信息開發(fā)運用能力與靈活的信息認識，對檔案管理辦公自動化的了解少之又少，此狀況不利于學校綜合發(fā)展，滿足不了時代進步需求[1]。

三、中職學校檔案辦公自動化的應對對策

（一）加強信息安全保密工作

檔案管理人員可從充分結(jié)合實際情況有針對性的選用下面幾種手段：

首先，按照檔案中記載的信息對保密性的要求差異，劃分出相應的保密級別，從而有針對性的進行檔案加密儲存與查找。

其次，在計算機里添加防火墻，因為有很多信息都是存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中的，所以必須要創(chuàng)建出完善的監(jiān)管機制。

再次，可在系統(tǒng)登錄界面添加密碼認證，以此保證信息的保密性。

最后，加大檔案從業(yè)人員的監(jiān)督審查力度，聯(lián)合提高信息的有效性和安全性。在營造安全氛圍的過程中提高其職業(yè)服務水平，讓被服務者不必擔心信息被外泄，盡情享受優(yōu)質(zhì)服務。

（二）不斷完善用戶反饋和監(jiān)督機制

中職學校管理一定要把制定完善的監(jiān)督機制列進教學管理制度中，并把此項工作落實到具體人頭上，當做評測教學效率和質(zhì)量的主要參考根據(jù)。教學活動是一個動態(tài)化的行為模式，需要監(jiān)督機制實時發(fā)揮作用，確保活動正常進行。就檔案管理工作而言，管理人員首先要加強自我監(jiān)督，廣泛爭取有效意見。另外，要重視信息的反饋，鑒于反饋人員大部分都是辦公自動化檔案管理的應用人，其提出的建議通常就是探究的重點。身為一名優(yōu)秀的管理人員，必須要對留言板塊予以高度關(guān)注，及時回復郵件。這里所說的及時，具體是指要根據(jù)不同情況設(shè)置回復時間，實行登記制度，優(yōu)化監(jiān)督對策。

（三）提高管理員技術(shù)素養(yǎng)

伴隨科學技術(shù)在中職學校檔案管理中的普遍運用，計算機頂替可過去人為操作變成辦公自動化的主要用具。所以，學校要想實現(xiàn)與時俱進，必須要建設(shè)一支高素養(yǎng)的技術(shù)人才團隊，這對提高整體管理水平方面有著重要意思。檔案管理工作人員時檔案標準化監(jiān)管的主體，全方位加強其文化水平與技術(shù)素養(yǎng)，是提高檔案工作效率和質(zhì)量的必經(jīng)之路。相關(guān)人員不僅要擁有豐富的理論知識，還要掌握先進的辦公自動化管理技術(shù)?？蓮囊韵聨追矫嫒胧郑?/p>

首先，學校要為相關(guān)工作人員提供培訓和再教育的平臺和契機，讓其能勝任本職工作；其次，激勵其向其他企業(yè)學習和借鑒成功的管理經(jīng)驗，開闊工作人員的視野，不斷學習新理念和新技術(shù)。最后，利用理論學習和實踐培訓相融合的形式，讓檔案管理人員能深刻認識到此工作在學校發(fā)展中的重要性，學會怎樣應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、保密技術(shù)以及計算機技術(shù)，包括相應的保護措施等等。推動其順利落實檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的自動化監(jiān)管工作，進一步提高管理水平[2]。

結(jié)論：

綜上所述，我國中職學校發(fā)展日新月異，檔案管理辦公自動化工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和契機。相關(guān)人員必須要及時轉(zhuǎn)變管理理念，不斷提高自身綜合素質(zhì)，以此確保檔案工作落實到位，實現(xiàn)與時俱進。對于實踐中存在的問題要全面分析，研究出科學合理的解決對策，可從加強信息安全保密工作、不斷完善用戶反饋和監(jiān)督機制、提高管理員技術(shù)素養(yǎng)等方面入手，全面提高工作水平。

參考文獻：

[1]宋麗，全娜.淺談加強中職學校檔案管理建設(shè)[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究，2015 （01）：16-17.

[2]湯惠玲.淺談中職學校檔案管理辦公自動化中存在的問題及應對策略[J].辦公室業(yè)務，2013 （07）：165+167.