基于信息化的企業(yè)費用管控探究

蘇云

萊蕪鋼鐵集團銀山型鋼有限公司煉鐵廠 山東萊蕪 271104

1 信息化的企業(yè)費用管控意義

隨著科學技術的不斷發(fā)展，對于企業(yè)財務信息化要越來越高，為了最大程度將大數(shù)據(jù)轉化為商業(yè)價值，必須要構建相應的財務信息化系統(tǒng)。對于傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)主要是為了更好的發(fā)揮會計電算化或者會計核算信息化，關注如何運用信息技術實現(xiàn)會計信息的錄入與財務報表的呈現(xiàn)。隨著社會的不斷發(fā)展，財務管理工作的核心需要從核算型財務向價值創(chuàng)造型財務轉變，現(xiàn)代財務管理的職能要敏銳的把握國家政策導向、緊密圍繞整體的經營目標，積極探索變革時代財務管理的新價值，充分利用信息技術促進企業(yè)資金的增長，實現(xiàn)會計領域的經營專業(yè)化、信息網(wǎng)絡化、管理規(guī)范化和科學決策。財務管理者要更好地為企業(yè)的資本運作和優(yōu)勢重構提供戰(zhàn)略支持，努力成為企業(yè)改革和經營布局的接班人和推動者[1]。

2 基于信息化的企業(yè)費用管控可行性

2.1 分析和確定系統(tǒng)的目標

信息產業(yè)企業(yè)成本控制的目的是實現(xiàn)科學、自動化、系統(tǒng)化、標準化、有效的成本控制和計算機管理，傳統(tǒng)手工辦理辦公用品申領業(yè)務方法存在很多不足，主要是速度慢、效率低，采用信息化方法能夠很好的解決這些問題，使辦公用品管理業(yè)務擺脫單調重復的日常工作，降低勞動成本，提供高效的公共服務，提高工作效率，優(yōu)化管理流程[2]。

2.2 濟可行性

在全球信息化時代，企業(yè)實現(xiàn)辦公用品管理信息化、系統(tǒng)化、自動化的愿望越來越迫切。目前仍有許多企業(yè)在手工辦公用品的管理上，在人力、財力和物力資源上都存在著大量的磨損，因此迫切需要一個安全、高效的辦公用品管理系統(tǒng)軟件。該系統(tǒng)采用第三代編程語言實現(xiàn)，具有成本低、使用方便、市場前景好、經濟前景好等優(yōu)點。

2.3 管理可行性

模塊化設計方法有助于軟件開發(fā)過程的管理，因為整個程序被科學合理地劃分為多個功能模塊，每個模塊都是單獨設計的，這有助于降低整個程序的設計難度，減小誤差程序的影響范圍。子模塊很容易實現(xiàn)，同時也能夠更好的進行程序的修改和銜接，同時對于企業(yè)的相關人員也具有很好的作用，能夠方便后勤的操作。

3 基于信息化的企業(yè)費用管控

3.1 明確費用管控信息系統(tǒng)的原因及目標

如何通過計劃有效的管控公司費用，盡可能減少或杜絕計劃外費用，讓經營行為變得可視化、透明化，是公司費用管控的要點，也是信息系統(tǒng)建設的初衷。為提升費用精細化管理水平，有效促進辦公效率的提升，推廣財務信息化建設，并在集團內全面推廣費用管控系統(tǒng)。結合公司的業(yè)務特點，該系統(tǒng)需要實現(xiàn)費用管控、計劃體系、SAP會計核算的無縫銜接；實現(xiàn)業(yè)務流、資金流、信息流的高度統(tǒng)一，進而促進集團費用管理水平的提升。

3.2 費用的填寫及報備

在普通的費用填報流程中，大部分是以產生費用的人或者他的助理來處理這些貼票的工作。費用的填寫及報備作為整個過程的開始，需要在貼票之后進行匯報工作，這個環(huán)節(jié)會以原來的發(fā)票作為依據(jù)分別分類匯總，然后開始審查其是否符合報銷標準。對于這個環(huán)節(jié)，其一般會存在一些問題及解決方法，如下：（1）發(fā)票上面的信息不全。比如對原始發(fā)票進行分類匯總的時候，其原始票數(shù)不能準確提供使其作為后來的憑證數(shù)。又比如其分類標準不一樣，沒有固定的標準。（2）在填寫的過程中沒有可靠的審核依據(jù)。如一些相關責任人的信息缺失，以及一些表明費用的合理性的證明。因為一般費用發(fā)生部門在普通意義上被定義為責任方，但在現(xiàn)實工作中，費用經常發(fā)生交叉現(xiàn)象。而且在旅行出差的路程當中，其發(fā)生的費用和人數(shù)一般不會反映到統(tǒng)計當中，會導致判斷失去合理性。（3）費用填報過程的優(yōu)化。對于這個環(huán)節(jié)的提高，應該加強提供依據(jù)，提供較為清晰的憑證，以及較為完備的信息。只有有一個完善的費用報銷流程，有規(guī)范的報銷單據(jù)來作為憑證，那么費用報銷就會變得簡單便捷。

3.3 財務的管理

在進行完費用的填寫及報備以及審查是否符合報銷標準的流程后，就要進行財務的管理，其主要是財務部門負責。其工作大概分為：費用的支付、金錢的來往等。

一般的過程當中，工作人員需要處理很多數(shù)據(jù)，重復很多繁雜的程序，還要處理收支等，由于其工作量非常之大，所以在工作過程中難免出錯。所以在此環(huán)節(jié)的重點是：保證報銷憑證的合法性。在審查的過程中，通過程序自動生成相應的憑證。然后根據(jù)各種發(fā)票的分類，進行匯總區(qū)分。

管理過程的優(yōu)化。如果過程中發(fā)生一些貨幣資金的報銷，那么可以通過集成系統(tǒng)將其存到個人賬戶中，并且以短信的形式告知此人其報銷資金到賬。通過這個集成系統(tǒng)，可以減少一些相當繁雜的過程，降低財務人員的工作強度，而且也大大降低了出錯率。

3.4 培養(yǎng)員工預算管理理念，建立合理的預算組織體系及內控授權體系

員工是預算執(zhí)行的主體，員工對預算的審批程度決定了企業(yè)預算執(zhí)行的進度和力度。企業(yè)應調動員工的主觀能動性，建立與公司組織結構相適應的預算管理機構。通過合理的授權程序，調整地方預算編制執(zhí)行利益與企業(yè)整體利益的沖突。實現(xiàn)企業(yè)的總體目標。

總之，如今，科學技術不斷發(fā)展，對于各個行業(yè)的要求越來越高，應用信息化技術是主要方向，才能夠更好的確保整體管理效果。信息科技的運用可將信息準確快速的傳遞，同時方便進行溝通，同時也能夠有效的縮短文件傳遞時間，提高整體工作效率，促進企業(yè)的建設發(fā)展，因此進一步加強企業(yè)費用管控非常重要。