區(qū)縣檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用探析

文/蓋世雙，安達市檔案局

1 區(qū)縣檔案館檔案資源建設(shè)存在的問題

1.1 資源結(jié)構(gòu)不合理，內(nèi)容欠豐富

大多區(qū)縣檔案館館藏建設(shè)目標(biāo)不明確，對資源總體結(jié)構(gòu)規(guī)劃不清，致使館藏檔案資源從門類到內(nèi)容很難全面反映區(qū)縣社會發(fā)展的基本狀況。一是從館藏內(nèi)容看，其內(nèi)容斷檔，銜接不暢。例如，在日本投降后，對大量檔案進行了燒毀，據(jù)記載1931-1945年的安達市檔案，于1945年8月13日夜，被日軍焚燒，而且在新中國成立初期，由于檔案機構(gòu)不健全，各項管理不規(guī)范，致使一些具有查考利用價值的原本、底稿散失，甚至有些年代的檔案出現(xiàn)空白。同時，內(nèi)容不系統(tǒng)，不完整。一些重大活動檔案內(nèi)容不齊全，往往只有文字材料而沒有照片、音像材料，不能全面反映活動的發(fā)展情況。二是從館藏質(zhì)量看，難以反映全區(qū)的歷史面貌和社會發(fā)展的各個方面，不能滿足多方利用需求。

1.2 館藏門類單一，檔案數(shù)量有待增加

從館藏檔案門類看，主要以文書檔案為主，其他門類檔案所占比例較小。以安達市檔案館為例，截至目前，館藏檔案、資料共63 714卷，其中包括革命歷史檔案244卷，民國時期檔案28卷，死亡檔案510卷，撤銷單位檔案3347卷，館藏檔案以文書為主，占全部檔案的90%以上。另外，近年來，普通群眾對檔案的利用逐漸增多，檔案館也加強了對婚姻、房產(chǎn)、招工、知青、獨生子女、兵役等涉及檔案的接收力度，但仍無法滿足人民群眾的需求。值得注意的是，與人民群眾息息相關(guān)的社保檔案、醫(yī)保檔案、產(chǎn)權(quán)改革檔案等檔案館藏更是寥寥無幾。

1.3 征集手段單一，檔案館資源缺乏特色

目前，區(qū)縣檔案館專門從事檔案征集的人員較少，征集手段單一，且存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，使得區(qū)縣檔案館缺乏館藏特色。每年征集的內(nèi)容并不系統(tǒng)，也不深入，缺乏本地區(qū)農(nóng)副產(chǎn)品、農(nóng)家旅游、人文景觀、風(fēng)俗習(xí)慣等特色檔案資料的征集，難以體現(xiàn)本地區(qū)的“獨到之處”。

1.4 檔案資源信息化程度不高，資源整合力度不夠

區(qū)縣檔案館雖然建有網(wǎng)站，但是不能提供計算機全文檢索，缺乏與公眾的互動和交流，難以達到資源共享的目的。以安達市為例，舉辦區(qū)縣的改革開放成果展，往往要從市委、政府、宣傳部等相關(guān)部門浩瀚的檔案資料中尋找素材，工作量較大。如果在檔案接收進館后加大檔案信息化程度，對某些專題進行深入整合，形成專業(yè)和專題數(shù)據(jù)庫，會極大提高利用效果。

2 區(qū)縣檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用的有效路徑分析

2.1 多措并舉，改善館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏內(nèi)容

（1）建立“大檔案”資源體系，逐步建立結(jié)構(gòu)合理、覆蓋人民群眾的檔案資源體系。結(jié)合工作實際，檔案館應(yīng)詳細制定檔案接收規(guī)劃，制定檔案接收方案，及時調(diào)整檔案接收范圍，應(yīng)收盡收，進一步豐富并優(yōu)化檔案館館藏，確保應(yīng)進館的檔案依法接收進館，逐步建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、覆蓋人民群眾的檔案資源體系。

（2）突出地域特色，形成檔案資源建設(shè)的多維立體結(jié)構(gòu)。特色地域文化是了解地方歷史和風(fēng)土人情的重要資料，為體現(xiàn)綜合檔案館的地域特色，應(yīng)留存珍貴地域檔案資料。以安達市為例，逐步將具有安達地域特色的新興經(jīng)濟組織、社會組織納入接收范圍，培育檔案信息資源增長點，突出檔案館社會記憶的特色

2.2 加大檔案接收力度，努力構(gòu)建覆蓋全區(qū)的檔案資源體系

（1）實施全區(qū)檔案資源整合，加強館室間的交流合作，實現(xiàn)各級資源共建共享。以安達市檔案館為例，為方便涉及民生的土地確權(quán)檔案的使用，目前正在進行相關(guān)檔案的接收進館準(zhǔn)備工作。為了更好地加強市檔案館與各單位檔案室的交流，市檔案館還建立了檔案工作交流平臺，指導(dǎo)檔案的整理，確保各檔案室也納入市檔案館的資源范圍，對相關(guān)檔案實現(xiàn)信息資源共享，方便各級群眾查閱。

（2）整合區(qū)域內(nèi)涉民單位檔案信息資源，建立區(qū)域性檔案資源共享體系。以市檔案館為“航母”來承載地區(qū)全部檔案資源，將各類檔案資源全部整合進區(qū)綜合檔案館。如國稅局、工商局、海關(guān)等不在檔案接收進館范圍的市屬單位的檔案，其與各區(qū)縣的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，很多是涉及群眾利益的檔案，通過建立資源共建共享平臺，提高檔案的使用價值。

2.3 創(chuàng)新檔案征集工作方式，加大檔案資源征集力度，有效豐富館藏資源

（1）開展多種形式的檔案征集工作，采用多種手段，實現(xiàn)有效征集。安達市檔案館積極開展了口述檔案征集、“一貌、二名、三重”（即區(qū)貌、名人、名勝古跡、重大工程、重大活動、重要事件）檔案征集活動，記錄城市成長活動；充分借助政府、機關(guān)、收藏單位、民間收藏人士、社會團體的力量，形成主動記錄與重點征集雙軌并行的工作格局；開展有償征集工作研究，創(chuàng)新檔案征集工作局面。

（2）加強調(diào)研，全面了解本地區(qū)重要特色檔案資源的分布、管理情況，建立檔案登記制度，加大檔案征集力度，逐步建立具有區(qū)域特色的檔案資源體系。作為區(qū)綜合檔案館，在正常開展檔案接收的前提下，安達市檔案館加大生態(tài)特色檔案的接收力度。全區(qū)各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和社區(qū)對衛(wèi)生環(huán)境工作的重視程度越來越高，管理監(jiān)督機制越來越完善，因此在梳理鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層單位的檔案時，需把特色檔案單獨歸納、整理、保管，形成具有安達地域特色的檔案專題。

3 結(jié)束語

通過對區(qū)縣檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用問題的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，該項工作理想效果的取得，有賴于對其多項影響因素與關(guān)鍵環(huán)節(jié)的充分掌控，有關(guān)人員應(yīng)該從客觀實際出發(fā)，充分利用既有優(yōu)勢資源與條件，研究制定最為符合實際的實施方案。

【參考文獻】

[1]齊林.淺議提高區(qū)縣資源檔案管理工作水平的對策[J].海峽科學(xué).2017（11）：60-62.

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