干部人事檔案數(shù)字化管理初探

文/羅文明，漢江水利水電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

1 人事檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 保存環(huán)境更為苛刻

傳統(tǒng)的人事檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量在逐步提高，其保存環(huán)境也得到了一定程度的提升，紙質(zhì)檔案的特性使得保存環(huán)境只要保持干燥、常溫、避光、干凈等就能將紙質(zhì)檔案保存較長(zhǎng)一段時(shí)間。人事檔案數(shù)字化后，檔案信息需要以數(shù)據(jù)的方式保存在光盤(pán)或硬盤(pán)中，但光盤(pán)或硬盤(pán)的保存條件比紙質(zhì)檔案保存條件更為苛刻，灰塵、氣體、濕度、溫度、磁場(chǎng)等都可能會(huì)讓光盤(pán)或硬盤(pán)里的信息受損，導(dǎo)致信息無(wú)法讀出來(lái)，造成信息丟失。

1.2 信息技術(shù)更新較快

信息技術(shù)的更新速度可以用日新月異來(lái)形容。人事檔案數(shù)字化后，信息存儲(chǔ)在光盤(pán)或硬盤(pán)中。對(duì)于數(shù)字化后的人事檔案，最重要的基礎(chǔ)使其存儲(chǔ)設(shè)備能夠被相應(yīng)的讀取設(shè)備所識(shí)別，并能順利讀出。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各種軟硬件水平在不斷升級(jí)，升級(jí)后的軟硬件水平可能與原有的光盤(pán)或硬盤(pán)在銜接口或讀取程序等方面存在不相容現(xiàn)象，最終導(dǎo)致光盤(pán)或硬盤(pán)中原有信息無(wú)法被轉(zhuǎn)換或準(zhǔn)確讀出，導(dǎo)致儲(chǔ)存信息丟失。

1.3 信息安全存在隱患

人事檔案數(shù)字化后，人事檔案的調(diào)閱、復(fù)制和管理等得到了較大的便利，但數(shù)字化后的人事檔案在存儲(chǔ)與保管等方面還存在較大的安全隱患。主要為：第一，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行操作時(shí)，可能會(huì)存在操作失誤，造成檔案無(wú)意識(shí)地被刪減或更改等，而存儲(chǔ)設(shè)備沒(méi)有對(duì)原檔案進(jìn)行備份，進(jìn)而造成信息丟失或失真。第二，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)存在一個(gè)較大的隱患則為網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客，這些病毒和黑客對(duì)于保密性極高的人事檔案而言屬于天敵，一旦保密要求極高的人事檔案信息受到竊取和泄露，則會(huì)給檔案當(dāng)事人帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2 人事檔案數(shù)字化管理對(duì)策分析

2.1 定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行升級(jí)

信息技術(shù)會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷進(jìn)步與完善，同時(shí)，在新技術(shù)對(duì)舊技術(shù)進(jìn)行替代時(shí)，以舊技術(shù)為依托的存儲(chǔ)設(shè)備可能會(huì)無(wú)法被新技術(shù)所讀取。在這種情況下，檔案管理人員一方面應(yīng)做好兩手準(zhǔn)備，既保存數(shù)字化人事檔案信息，也同步保存紙質(zhì)人事檔案信息，使每一份人事檔案信息都有一份保底檔案，供后期查閱。另一方面，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行升級(jí)，在升級(jí)過(guò)程中，要保障存儲(chǔ)的檔案信息不被丟失或更改，保障檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 選擇合適的存儲(chǔ)載體

載體是人事檔案數(shù)字化最主要的物質(zhì)基礎(chǔ)，載體選擇的好壞直接決定數(shù)字化人事檔案的保存年限。當(dāng)前載體的形式有多種，做成載體的材質(zhì)也五花八門(mén)，但材質(zhì)品質(zhì)優(yōu)良的存儲(chǔ)設(shè)備其各方面抗風(fēng)險(xiǎn)能力都會(huì)較為突出。人事檔案管理人員應(yīng)在存儲(chǔ)載體方面選擇材質(zhì)優(yōu)良，具有較強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力和保存時(shí)間較長(zhǎng)的存儲(chǔ)設(shè)備，盡量降低人事檔案信息因?yàn)檩d體本身的原因而遭到破壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理

數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和存儲(chǔ)硬件設(shè)備的安全性進(jìn)行多方面加強(qiáng)來(lái)保障。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)清晰地界定人事檔案的保密級(jí)數(shù)，對(duì)保密級(jí)數(shù)較高的人事檔案應(yīng)加強(qiáng)安全保管系數(shù)，加強(qiáng)病毒查殺軟件、應(yīng)用軟件、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、防火墻等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)程序的安裝與監(jiān)管。其次，加強(qiáng)人事檔案保管人員的安全教育。對(duì)保密級(jí)數(shù)較低或完全公開(kāi)的人事檔案信息，檔案保管人員也應(yīng)該嚴(yán)格按照單位制定的人事檔案管理、調(diào)閱等程序進(jìn)行處理。再次，完善人事檔案責(zé)任落實(shí)制度。人事檔案在管理過(guò)程中，可能會(huì)遇到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要調(diào)閱自己的檔案或他人檔案，或檔案保管人員在操作過(guò)程中出現(xiàn)失誤等造成檔案信息丟失，對(duì)于這些問(wèn)題，單位要根據(jù)具體情況將責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人，以責(zé)任來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的保管意識(shí)。

2.4 完善人力資源激勵(lì)以及約束體制

以往的人事管理的人力資源激勵(lì)體制較為單調(diào)，很難與職員的需要吻合，筆者認(rèn)為，新時(shí)代的人力資源激勵(lì)應(yīng)按需要進(jìn)行。其一，應(yīng)建立科學(xué)的薪酬體制，將職員的業(yè)務(wù)水平與薪酬掛鉤，調(diào)動(dòng)職員工作的熱情。其二，應(yīng)建立精確、對(duì)等的考評(píng)體制，對(duì)職能不同的職員，應(yīng)引入當(dāng)代考評(píng)模式，進(jìn)行全面考評(píng)，并參考考評(píng)結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。其三，建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)體制，單位內(nèi)部使用優(yōu)化組合、競(jìng)爭(zhēng)上崗的形式，讓人力資源能夠獲得最合理的配置，讓每一位職員都感受到競(jìng)爭(zhēng)的壓力，并讓其將提升工作質(zhì)量放在首位。

2.5 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系保障機(jī)制

所謂數(shù)字化檔案管理體系保障機(jī)制，具體指從經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備、人員等方面為數(shù)字化檔案管理提供全面支撐，以確保數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)水平與綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)作用的充分發(fā)揮。所以，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予數(shù)字化檔案管理工作大力支持，注重對(duì)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用充足，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案數(shù)字化管理較傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理便利了許多，但數(shù)字化管理也并非盡善盡美，也存在一些問(wèn)題，最主要的是存儲(chǔ)設(shè)備的管理、數(shù)字化檔案的安全性等，這些管理手段比紙質(zhì)化管理手段要更加專(zhuān)業(yè)化，需要檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在檔案管理的過(guò)程中除了按照規(guī)章制度嚴(yán)格管理檔案信息外，還需要用專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢測(cè)與保管，才能保障數(shù)字化人事檔案被合理利用。

【參考文獻(xiàn)】

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