構(gòu)建大商務(wù)管理，提升項目創(chuàng)效能力

屈永可

（中建七局總承包公司）

在新常態(tài)下，面對經(jīng)濟下行壓力及建筑市場競爭日趨激烈的情況，“兩金”居高不下，為企業(yè)快速發(fā)展帶來巨大風(fēng)險。如何扭轉(zhuǎn)“兩金”占用過高，是企業(yè)亟待解決的問題。

作為施工企業(yè)的一線員工，即“兩層管理”中項目部層級的管理人員，如何努力促進公司“兩金”降壓工作的深入開展，為企業(yè)的快速發(fā)展保駕護航？個人認為，要緊緊圍繞“降本增效”的核心管理思路，不斷提升項目創(chuàng)效能力，在項目部實現(xiàn)“人人都是成本管理者，人人都是利潤創(chuàng)造者”的管理環(huán)境。

一、強化各層級管理人員商務(wù)意識

（一）兩個關(guān)鍵人

1.商務(wù)經(jīng)理（商務(wù)負責(zé)人）：作為引導(dǎo)者，在各職能部門具體工作溝通中積極主動的進行協(xié)同引導(dǎo)，并通過組織學(xué)習(xí)、專題培訓(xùn)、深入施工現(xiàn)場交流等多種方式，潛移默化中不斷培養(yǎng)并強化各級管理人員在日常管理事務(wù)中的商務(wù)意識。這要求商務(wù)經(jīng)理要具備高度責(zé)任心、積極主動的態(tài)度和良好的溝通交流能力。

2.項目經(jīng)理：作為項目管理的第一責(zé)任人，項目經(jīng)理的管理思路，決定了整個項目管理的走向。項目經(jīng)理首先要建立大商務(wù)管理意識，作為支持者和監(jiān)督者，督促各級管理人員在日常工作匯報、總結(jié)中進行降本增效的思考。

（二）幾個商務(wù)意識

1.風(fēng)險防范與風(fēng)險管控意識

不少項目的商務(wù)法務(wù)風(fēng)險管理存在弱化問題，風(fēng)險防范意識較差，風(fēng)險管控多處于被動管理、事后措施，造成項目成本增加。在工期方面尤為明顯，工期延誤的項目不在少數(shù)，但工期費用索賠成功的項目極少，一般關(guān)于工期延誤問題處于以下幾種狀態(tài)：①我方工期違約責(zé)任較為明顯，面臨反索賠風(fēng)險；②因不可抗力或業(yè)主方原因工期延誤，工期同意順延，費用補償存在爭議；③工期延誤問題各方責(zé)任交叉糾纏，雙方面臨費用索賠與反索賠對抗，往往我方因為工期索賠資料不足，結(jié)算時我方處于被動。不管任何一種狀態(tài)，但凡涉及到工期費用問題，總是顯得棘手，原因就是風(fēng)險防范與風(fēng)險管控意識較差，并未提前做好風(fēng)險防控策劃及應(yīng)對措施。

2.變更簽證索賠意識

簽證索賠率低、大額簽證索賠難度大、爭議問題屢談不決，不能及時確定項目應(yīng)得效益，是很多項目面臨的局面。造成此類問題除與業(yè)主溝通有一定難度外，很大程度上存在主觀原因：①現(xiàn)場管理人員變更簽證辨識能力及敏感度不夠，未能有效識別變更簽證事項；②簽證索賠事件發(fā)生時未能及時留存資料、相關(guān)方確認；③資料收集不完整，不能形成閉合，導(dǎo)致與業(yè)主談判時無法有力說服對方，在談判中處于被動。

簽證索賠講求證據(jù)鏈，簽證索賠資料涉及現(xiàn)場、技術(shù)等各個層面，需要商務(wù)管理人員牽頭引導(dǎo)，各部門通力配合，才能立竿見影。

3.合同履約意識

（1）總包合同履約，提高服務(wù)質(zhì)量

工期、質(zhì)量、安全，任何一項履約管理存在較大的漏洞，就會授人以柄，最終總會反映到項目經(jīng)濟效益中，不僅應(yīng)得的收入利潤行將流失，同時也面臨被業(yè)主反索賠的巨大風(fēng)險。更容易造成雙方扯皮嚴重，結(jié)算陷入僵局。

提高履約和服務(wù)意識，不僅避免因重大違約事項使我方處于溝通協(xié)商的被動局面，我們的商務(wù)策劃、雙優(yōu)化等可實現(xiàn)性也會大大提高，更使雙方的合作溝通進入良性循環(huán)，通過現(xiàn)場帶動市場。履約的基本要求是達到相關(guān)方滿意，最終目的是實現(xiàn)雙贏。

（2）強化分包履約意識，規(guī)范分包行為

為規(guī)避分包糾紛，優(yōu)化分包成本。應(yīng)從合同源頭抓起：細酌合同條款、嚴把合同評審、重視合同交底、規(guī)范分包行為。合同擬定時要結(jié)合項目實際，充分重視承包范圍的界定、工作內(nèi)容的詳細明確、分包價款及付款條件的合理性等條款，完善合同條款，嚴防合同漏洞；合同評審時，商務(wù)人員促使項目各部門及領(lǐng)導(dǎo)班子要深入透徹，著實提出合同修改意見，嚴把合同評審；合同簽訂后，充分重視合同交底，層層傳導(dǎo)，促使合同條款深入人心，促使現(xiàn)場管理要以合同條件為準(zhǔn)則，促使合同成為一項有力的現(xiàn)場管理手段體現(xiàn)在方方面面，以此，促使分包分供方重視合同履約，規(guī)范分包行為。

二、全過程商務(wù)策劃為手段

（一）商務(wù)策劃的核心思路

項目商務(wù)策劃應(yīng)以招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、圖紙及合同為依據(jù)，保障合同履約為前提，按照“價值創(chuàng)造、整體策劃、動態(tài)管理、重在落實”的原則，圍繞“兩線（化解風(fēng)險、降本增效）三點（盈利點、虧損點、風(fēng)險點）”、“深化設(shè)計”，通過設(shè)計變更化解風(fēng)險，采用新技術(shù)、新工藝、優(yōu)化施工方案降本增效，爭取合同外利潤高的工作內(nèi)容提升項目效益，采用甩項、風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方式減少虧損，重在實現(xiàn)項目“開源創(chuàng)效”能力。深化設(shè)計、施工方案優(yōu)化等一系列策劃點的尋找是一個集思廣益的過程，需要商務(wù)人員先行引導(dǎo)，根據(jù)合同、清單、圖紙等基礎(chǔ)資料分析出盈利點、虧損點、風(fēng)險點，再針對具體問題，各職能部門發(fā)揮專業(yè)特長，制定策劃實施方案，達到人人都是利潤創(chuàng)造者的良好策劃氛圍。

（二）商務(wù)策劃的幾個階段

根據(jù)項目生命發(fā)展全過程主線，全過程商務(wù)策劃體現(xiàn)在四個階段：投標(biāo)、簽約、施工、結(jié)算。四個階段的策劃各有側(cè)重，作為項目層級的商務(wù)策劃，主要體現(xiàn)在施工及結(jié)算階段。

1.前期預(yù)算策劃

預(yù)算策劃的核心思想是“預(yù)算當(dāng)結(jié)算辦”。提高預(yù)算收入，不僅能提前確保項目效益，更能增加過程中回款比例，為“兩金”減負。

相反，根據(jù)以往經(jīng)驗，如果預(yù)算工作重視不夠，則對后續(xù)各項工作帶來重重困難，其中對結(jié)算的影響最為明顯。不少項目是采用“預(yù)算收入+變更簽證”做為結(jié)算價款，但凡項目面臨“結(jié)算難”困境，很大程度上是預(yù)算帶來的癥結(jié)。這里需要注意兩個問題：

（1）預(yù)算“漏項漏量”

預(yù)算草率定案，后期施工過程中會逐漸發(fā)現(xiàn)大大小小漏項漏量或子目套用不合理問題，通常為避免效益流失，結(jié)算時往往花費大量的時間精力去做此方面問題的溝通工作，但常常收效甚微，棄之又覺不妥，使結(jié)算處于兩難，即使理想的結(jié)果，也是花費大量溝通及問題大打折扣為代價換取而來。

預(yù)算核對人員對圖紙、施工工序、施工措施、材料材質(zhì)等的理解深入程度，對預(yù)算定額的掌握程度，對造價軟件的熟練程度，決定了預(yù)算核對的質(zhì)量，要想達到較為理想的核對結(jié)果，不僅需要預(yù)算人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬，更需要與各部門密切溝通協(xié)同，使各部門參與預(yù)算核對中，為預(yù)算核對提供必要支撐。

（2）預(yù)算“遺留爭議問題”

預(yù)算遺留爭議過多，加上過程中變更簽證等爭議問題一旦積累，造成積重難返，尾大不掉。從業(yè)主角度出發(fā)，同樣的問題，“結(jié)算時處理”要比“預(yù)算階段消化掉”更為敏感，總之，預(yù)算階段的問題溝通，要比結(jié)算時占據(jù)各種有利條件，尤其需要現(xiàn)場配合并提供支撐的情況，更便于主動策劃。

2.過程結(jié)算策劃

過程結(jié)算策劃主要有兩方面的側(cè)重點，一個是變更簽證的策劃，一個是提前計量及提高計量確認率的策劃。

（1）深入創(chuàng)效

施工階段是項目生命周期中時間最長的一個階段，在這個過程中通過深化設(shè)計、采用新技術(shù)、新工藝、優(yōu)化施工方案，同時根據(jù)實施情況不斷發(fā)掘新的降本增效策劃點。這里有一個依托，就是我們每期的過程結(jié)算策劃，根據(jù)公司預(yù)結(jié)算管理辦法，在過程結(jié)算報送前要完成每期過程結(jié)算策劃，僅就當(dāng)期具體事項進行詳細策劃。

（2）現(xiàn)金為王

現(xiàn)金為王的時代，提高過程結(jié)算收入確認率，帶來的現(xiàn)時效益就是增加付款，減輕公司資金壓力。提高過程結(jié)算根據(jù)項目實際情況可多維度開展：①注意報量技巧，結(jié)合實際合理增加計量；②過程變更/簽證/索賠及時確認，計入當(dāng)月計量；③總結(jié)對比分析各項的收入與支出，分析及預(yù)估信息價變動趨勢，盡可能把工程量計入價格高的區(qū)間，盡量將低價格材料置換為甲方詢價材料，以提高利潤空間；④群體工程要統(tǒng)一思想，統(tǒng)一行動，依據(jù)合同付款節(jié)點，安排好現(xiàn)場施工進度，平衡項目資源、計量面前有取舍；⑤及時掌握政策性變化，準(zhǔn)備好計量資料，提前上報，讓業(yè)主感知政策變化影響。

3.竣工結(jié)算策劃

結(jié)算策劃的思路，一是查漏補缺，二是快速定案。

（1）查漏補缺

通過預(yù)算問題盤查、變更簽證問題盤查、結(jié)算策劃點盤查等工程復(fù)盤，建立結(jié)算策劃事項臺賬，并分析每一個結(jié)算事項所需要的依據(jù)資料，明確資料收集分工，落實責(zé)任人。任何一個結(jié)算問題，都應(yīng)有一條完整閉合的證據(jù)鏈：合同條款、定額（清單）說明、政策文件、施工方案、技術(shù)檢驗資料、現(xiàn)場照片、相關(guān)方書面確認等，這樣在溝通談判過程中，我方才能占據(jù)主動，其實，每一個結(jié)算問題扯皮糾纏的背后，都有一個證據(jù)鏈缺失的無言痛楚。結(jié)算資料完善與否，也是商務(wù)引導(dǎo)、各部門通力配合的最直接體現(xiàn)，也是衡量項目部最終大商務(wù)管理成效的一個標(biāo)尺。

（2）快速定案

前期預(yù)算策劃、過程結(jié)算策劃，都是在為竣工結(jié)算快速定案奠定基礎(chǔ)，這也是結(jié)算定案原則中“利潤”與“現(xiàn)金流”相結(jié)合的最佳狀態(tài)。同時，實現(xiàn)快速定案，及時回收資金，是兩金壓降的最直接最明顯手段。

（三）商務(wù)策劃落實的關(guān)鍵

厲兵秣馬，謀定而后動，這是取得勝利的前提，但要做到百戰(zhàn)不殆，唯有知己知彼。同樣，商務(wù)策劃的制定、商務(wù)策劃的執(zhí)行、各部門的協(xié)同、策劃資料的完善，都是商務(wù)策劃的基礎(chǔ)工作，最終商務(wù)策劃落實的關(guān)鍵，還在于“人的策劃”，即對方關(guān)鍵人的溝通。所以，商務(wù)策劃落實的關(guān)鍵在于溝通。溝通的路徑一旦打通，良好溝通的局面一經(jīng)確定，商務(wù)策劃也將開辟綠色直通車。當(dāng)然，良好溝通是以履約和服務(wù)為前提，履約的目的是達到相關(guān)方滿意，商務(wù)策劃也是以共贏為目標(biāo)。

溝通是一門藝術(shù)，溝通的學(xué)問無止境，溝通更因人而異，結(jié)合具體工作，項目部在具體溝通中，應(yīng)把握以下4個原則：

1.交朋友，真誠溝通

以交朋友為目標(biāo)，同監(jiān)理及建設(shè)單位積極溝通，增進信任度，使對方能夠站在朋友的角度為我方考慮問題。

2.懂需求，實現(xiàn)雙贏

在具體問題上了解對方的審批權(quán)限，當(dāng)某一問題的溝通存在一定難度時，要了解對方的需求和顧慮，并設(shè)法打消對方的顧慮，實現(xiàn)雙贏。具體在中間計量報送時，了解清楚甲方成本人員的計量原則及權(quán)限，結(jié)合實際增加計量，超額報送工程形象進度及工程量。

3.重禮儀，加印象分

與對方工作接觸時，要注意守時、著裝、談吐等基本禮儀，既是代表單位的形象，也給對方一個好印象，容易展開工作。

4.溝通要保持聯(lián)動

策劃需要各部門聯(lián)動，而策劃的實現(xiàn)同樣需要對方監(jiān)理、業(yè)主工程部、成本部等相關(guān)方的聯(lián)合配合。所以良好溝通的大前提，不僅僅是商務(wù)部門與甲方成本人員、咨詢公司的溝通，更是各部門與相關(guān)方的溝通。

需要注意的是，溝通不是忍讓，不需要低姿態(tài)。項目實際運行過程中，各部門的溝通也并非一帆風(fēng)順，有時需要我們保持一定的高姿態(tài)，因此矛盾與溝通并存，一個部門矛盾往往會對另外一個部門的溝通帶來困擾。當(dāng)矛盾不可避免時，需要項目部領(lǐng)導(dǎo)班子乃至公司層面保持整體良好的溝通氛圍，一是將矛盾發(fā)生的時機避開溝通問題的時機，二是將矛盾控制在一定程度或范圍內(nèi)。

三、加強精細化管控

項目成本管理是項目管理的核心，要達到“人人都是成本管理者”，需要加強項目的精細化管控程度。個人認為，做好成本精細化管理工作，關(guān)鍵在制度，更在項目每個人的態(tài)度。

1.項目層級管理的定位是執(zhí)行

“11233”中的兩層管理，項目層級管理的定位，最主要的是執(zhí)行，從策劃開始到竣工交付，我們企業(yè)制定的項目標(biāo)準(zhǔn)化管理制度是先進的，項目部所要思考的，是如何提高執(zhí)行力，如何在項目具體復(fù)雜環(huán)境中深徹執(zhí)行制度和標(biāo)準(zhǔn)，在執(zhí)行的過程中遇到疑難問題，項目需要發(fā)揮主觀能動性來解決問題，再進行思考、總結(jié)、升華，進而反饋制度，使制度在執(zhí)行中更加完善。這里，項目經(jīng)理不僅是公司制度標(biāo)準(zhǔn)的貫徹者，更是項目各業(yè)務(wù)部門標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的監(jiān)督者。

2.精細化管控的關(guān)鍵是責(zé)任意識

要做到精細化，主要還是人的因素，就是看項目各級管理人員的責(zé)任意識有多強。責(zé)任意識表現(xiàn)為主動溝通，高效協(xié)同，敢于擔(dān)當(dāng)。

兵熊熊一個，將熊熊一窩，項目經(jīng)理及商務(wù)經(jīng)理自身除了具有高度的企業(yè)使命感和責(zé)任心外，還要想方設(shè)法的去引導(dǎo)、提高各級管理人員的責(zé)任意識，敢于擔(dān)當(dāng)，敢打敢拼精神。這樣一個項目管理，自然就具有高度凝聚力，每個團隊成員1+1的力量遠遠＞2。