事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析

王曉敏

海倫市文化館 黑龍江海倫 152300

1 事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位檔案管理屬于公益性、保密性工作。事業(yè)單位是公益性事業(yè)單位。它的公益是為社會提供信息和信息的一種無條件的服務。這些檔案都是各行各業(yè)的信息。事業(yè)單位通過檔案管理，不能自動參與市場資源配置的社會信息，不能恪守為國家和人民服務的宗旨。事業(yè)單位是我國非常重要的信息管理組織，主要為國家機關服務，為國家機關提供信息和管理。因此，存儲的文件是保密的。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要性

事業(yè)單位要注意職能的落實，注意監(jiān)督職能的充分落實，使單位的管理得以落實。事業(yè)單位主要服務于目的，但在檔案管理中，我們不僅要注重管理的效率，還要注重工作質量的提高，使事業(yè)單位的管理能夠達到一定的效果。事業(yè)單位的管理要注重制度的積極規(guī)范，注重依靠管理內容進行嚴格規(guī)劃，只有協(xié)調使用和管理，才能使工作得到全面協(xié)調。此外，完善事業(yè)單位規(guī)范管理是事業(yè)單位的一項順利工作。這些重要保障措施的落實，也是本機構各部門協(xié)調發(fā)展的根本。

3 現階段我國事業(yè)單位檔案管理中所存在問題

3.1 工作人員對檔案管理缺乏重視

我國事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題是管理人員意識淡薄。目前，我國事業(yè)單位管理人員普遍存在重效率、輕管理的傳統(tǒng)觀念，認為檔案管理不能為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經濟效益。因此，檔案管理在人力資源、物力資源、財力等方面缺乏支持。在管理文件時，我們認為只要保證文件的完整性，就不會出現遺漏。這一理念在一定程度上削弱了中國的制度。文件管理級別。此外，我國檔案管理人員的整體素質較低。他們在工作中普遍持有固定工資的傳統(tǒng)觀念，在工作中缺乏專業(yè)知識。對文件的收集、分類和組織缺乏正確的認識，有些管理人員雖然掌握了基本的知識，但對目錄編號、昵稱等具體環(huán)節(jié)缺乏了解。在編組過程中，編碼經常出錯，使得公共機構無法有效管理檔案，減少檔案管理的使用價值。

3.2 缺乏規(guī)范化的檔案管理制度

要實現事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，必須建立健全檔案的規(guī)范化管理制度。然而，從目前的情況來看，大多數院校還沒有建立起規(guī)范的檔案管理制度。雖然許多機構已經建立了相關的檔案管理制度，但是，它還不規(guī)范，檔案管理過程中缺乏規(guī)范的行為。雖然檔案管理制度建設是事業(yè)單位制度建設的重要組成部分，但許多事業(yè)單位并沒有將檔案管理滲透到事業(yè)單位日常工作的各個方面，各部門之間缺乏協(xié)同作用。此外，一些機構在建立規(guī)范的檔案管理體系方面做得還不夠。系統(tǒng)建設尚未實施，停留在表面或形式上。

3.3 檔案管理人員素質有待提高

檔案管理工作對管理者的要求很高，需要良好的職業(yè)素質。但是，目前沒有對管理人員進行專業(yè)和系統(tǒng)的培訓。為保證檔案管理工作的質量，機構需要加大人力資源的投入。背景下的公共機構的改革和進一步發(fā)展,人力資源的數量逐漸減少,管理人員都是改善,許多工作人員在多個角色,和舊的文件管理人員的概念仍然是在傳統(tǒng)的模式下,無法滿足新形勢下。文件管理需求,以及一些文件管理人員沒有足夠的理解工作的重要性,但也有心理來處理事情,不利于文件管理,不僅不能提高工作水平,而且還危及機構的長期發(fā)展。

4 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效途徑

4.1 加強對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重視程度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想實現高效、高質管理，實現檔案的規(guī)范化管理至關重要，首先就要從思想上加強對檔案規(guī)范化管理的重視程度。新一輪的事業(yè)單位改革不斷深入，國家對事業(yè)單位的檔案管理給予了高度重視，這就要求各事業(yè)單位要加強對檔案規(guī)范化管理的重視程度，做好檔案規(guī)范管理的視察，讓所有的員工都能夠認識到檔案管理的重要性，并將檔案管理作為一項重要的工作來完成。在平常的視察工作中，如果發(fā)現事業(yè)單位的檔案管理存在著不規(guī)范的地方一定要及時指出來，并制定有效的解決對策。此外，事業(yè)單位還可以建立檔案規(guī)范化管理領導小組，對于日常檔案管理中遇到的問題或者存在的不規(guī)范情況一定要加強研究，以此來為檔案的規(guī)范化管理提供組織保障。

4.2 加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案管理要有保密性，對于檔案管理人員必須要有極高的政治責任感與工作職責感。事業(yè)單位要選擇有超高的政治責任感與工作職責感的員工進行檔案管理工作，并且要經常組織政治思想方面的培訓。檔案管理信息化后，也需要管理人員自身素質有所提升，熟練掌握計算機等操作要求、檔案管理業(yè)務知識等。因此，專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才結構的建設，對實現檔案管理信息化、現代化至關重要。

4.3 制定完善的檔案規(guī)范管理制度

事業(yè)單位的檔案管理主要依賴于相關的檔案管理制度來開展工作，因此要想實現檔案的規(guī)范化管理，就一定要制定完善的檔案規(guī)范化管理制度，加強對《檔案管理辦法》和《檔案法》的研究，在事業(yè)單位檔案管理的實際情況基礎上，結合相關的管理辦法和法律法規(guī)來制定更加完善的檔案規(guī)范化管理制度，在檔案管理工作中沒有充分貫徹規(guī)范化制度。事業(yè)單位制定的檔案規(guī)范化管理制度要具有穩(wěn)定性、長期性和規(guī)范性的特點，另外要及時對檔案規(guī)范化管理制度進行調整，結合具體的工作情況或者時代的發(fā)展來不斷進行調整，不斷完善。

檔案規(guī)范管理對事業(yè)單位檔案管理是必不可少的，規(guī)范地管理檔案可以有效提高單位的工作效率和質量。為了更快適應社會的發(fā)展，接受新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案規(guī)范性管理必須不斷進行優(yōu)化，與社會同時進步，為單位的快速運轉指明正確的方向，為社會和單位的發(fā)展盡其所能出份力。