新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理工作的思考

王瑞玲

海倫市業(yè)余體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校 黑龍江海倫 152300

1 檔案管理的重要性

在高校發(fā)展歷程中，檔案是最為原始的數(shù)據(jù)記錄，其重要性不言而喻。檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1.1 對(duì)教育教研具有借鑒與參考作用

高校檔案見(jiàn)證著高校形成、變化及發(fā)展的全過(guò)程，還貫穿高校教育教學(xué)及組織管理各個(gè)方面。檔案非常真實(shí)地記載著高校運(yùn)行、教學(xué)管理的軌跡，屬于高校的信息資源。高校的教育教學(xué)發(fā)展離不開(kāi)檔案的啟示，更是豐富教學(xué)管理的重要手段。

1.2 教育教學(xué)管理的依據(jù)與載體

高校檔案是隨著教育教學(xué)活動(dòng)逐漸形成的，屬于第一手資料。高校發(fā)展的相關(guān)材料、優(yōu)秀教師事跡報(bào)告、工作總結(jié)等，均是教育教學(xué)的依據(jù)與經(jīng)驗(yàn)。高校檔案體現(xiàn)出高校的基本面貌與全部活動(dòng)，更是高校教育教研的縮影，對(duì)高校發(fā)展具有重要載體作用。

1.3 高校文化的組成部分

檔案屬于高校寶貴的財(cái)富，是高校的科學(xué)文化。所以高校檔案管理屬于教育教學(xué)管理的重要組成部分，對(duì)維護(hù)學(xué)校合法利益、探索新的教育教研方法等各方面具有積極作用。高校檔案中有極大一部分記錄著高校教育教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)與成果，體現(xiàn)出高?？傮w的教育教研水平，是高校全體師生的智慧結(jié)晶。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)高校檔案管理工作的方法

2.1 進(jìn)一步強(qiáng)化高校檔案管理工作的重視程度

對(duì)于高校檔案管理工作的重視程度，需要進(jìn)一步提升。在日常工作中加大檔案管理的宣傳力度，促使檔案管理的安全意識(shí)深入人心。進(jìn)一步提升檔案管理的工作環(huán)境及影響力，督促高校領(lǐng)導(dǎo)加大重視程度。與此同時(shí)，強(qiáng)化高校檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，使其更好地為使用者服務(wù)，強(qiáng)化師生對(duì)于檔案管理的重視程度及對(duì)于檔案管理工作的支持力度。強(qiáng)化高校檔案管理的宣傳力度，提升各個(gè)部門(mén)的綜合管理意識(shí)，使大家在日常工作中重視檔案的管理工作。檔案的管理者要將其作為一個(gè)有價(jià)值有意義的事情去對(duì)待，全心全意地為大家服務(wù)，使高校檔案管理者在思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和優(yōu)越感。

2.2 強(qiáng)化高校檔案管理的相關(guān)機(jī)制建設(shè)

對(duì)于高校的檔案管理工作，需要進(jìn)一步健全其管理的相關(guān)機(jī)制，建立有效的監(jiān)督機(jī)制，保障高校檔案管理工作的合理實(shí)施。進(jìn)一步明確檔案的管理職責(zé)，細(xì)化責(zé)任，促使每個(gè)檔案管理者都清晰地知道自己的職責(zé)及任務(wù)。推進(jìn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。與此同時(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行不定期突擊檢查。改善不規(guī)范的管理現(xiàn)狀，制定規(guī)范的檔案管理方案，完善相關(guān)的規(guī)章制度，簡(jiǎn)化檔案管理的相關(guān)程序及流程，建立一套行之有效的自上而下的規(guī)范管理制度，使高校檔案管理步入科學(xué)化、制度化、規(guī)范化軌道。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平是促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的又一項(xiàng)重要舉措，由于人力資源才是檔案管理工作的主體，因此高校中檔案管理人員的管理能力、道德品質(zhì)、思想內(nèi)涵以及工作責(zé)任感均能夠?qū)n案管理的工作效率帶來(lái)直接性的影響.在日后的工作中，高校管理者應(yīng)當(dāng)從如下幾個(gè)方面入手來(lái)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)：首先，高校管理者要在社會(huì)中廣招優(yōu)秀人才.在制定招聘信息時(shí)一定要明確強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘人才需要具備完善的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并且還要接受系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)教育活動(dòng).其次，高校管理者如果想要將檔案管理人才長(zhǎng)時(shí)間地留在高校中，就必須要從工作環(huán)境、管理政策以及薪資待遇等多個(gè)角度入手來(lái)給予檔案管理人員以支持，了解他們真實(shí)的想法與需求.最后，高校管理者要進(jìn)一步完善分配體系，制定出獎(jiǎng)罰分明的管理制度，將優(yōu)秀員工樹(shù)立為部門(mén)典型，利用榜樣的力量來(lái)帶動(dòng)起其他檔案管理人員的工作積極性.此外，高校管理者還要定期展開(kāi)崗位培訓(xùn)，將培訓(xùn)重點(diǎn)放到計(jì)算機(jī)技術(shù)與系統(tǒng)軟件操作等方面。

2.4 加強(qiáng)管理信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理信息化是管理工作必然趨勢(shì)。因此要加強(qiáng)檔案信息化，就要更新傳統(tǒng)的管理思想認(rèn)識(shí)，高校高層應(yīng)給予高度支持，投入完善硬軟件設(shè)施所需的資金，購(gòu)買(mǎi)管理信息化必須的各種硬軟件，包含計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀及打印機(jī)等各種設(shè)施設(shè)備，同時(shí)還要培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才，只有信息化建設(shè)設(shè)施及人才都配備齊全，才能真正建立信息化管理平臺(tái)，發(fā)揮檔案管理信息化的功能。而且還要加強(qiáng)檔案室的防潮、防火及防盜工作；才能真正提高高校檔案的管理水平。

2.5 創(chuàng)新檔案管理手段

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，單一的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化，對(duì)高校檔案工作的需求與日俱增，檔案工作所涉及的范圍也越來(lái)越大。這就需要改革當(dāng)前高校檔案管理手段，推陳出新，開(kāi)創(chuàng)管理模式新思路、新方法。一方面，加強(qiáng)檔案工作服務(wù)力度，加大創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，如搞好檔案信息化建設(shè)，提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為檔案使用者提供各種需要的信息；轉(zhuǎn)變服務(wù)觀(guān)念，提供主動(dòng)、個(gè)性、高效的檔案服務(wù)；加強(qiáng)與其他高校的溝通與合作，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置與高效共享等。另一方面，創(chuàng)新管理技術(shù)，為高校檔案管理提供科學(xué)技術(shù)的支持。加大對(duì)檔案工作的投入力度，配置所需要的現(xiàn)代化設(shè)備；充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，廣泛開(kāi)發(fā)各類(lèi)管理軟件，提高高校檔案管理的效率；建立、完善高校查詢(xún)系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

總之，從高校檔案管理實(shí)踐來(lái)看，在管理中還存在各種問(wèn)題，影響到檔案管理水平和服務(wù)能力。因此，加強(qiáng)與改進(jìn)管理工作具有實(shí)用價(jià)值，需要引起我們的重視。