大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)研究

文/張海秀，哈爾濱學(xué)院

人事檔案記錄著高校教職工的個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐，可以反映出個(gè)人的思想品德、工作能力和業(yè)績(jī)，對(duì)人才的選拔具有重要的指導(dǎo)意義，其信息化建設(shè)包括電子檔案管理制度建設(shè)和充分發(fā)揮其在管理中的作用兩個(gè)方面。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，信息收集、整理和保存是人事檔案管理常見模式和內(nèi)容。大數(shù)據(jù)時(shí)代和國(guó)家人事制度的深化發(fā)展，對(duì)人事檔案管理的收集、管理和利用等環(huán)節(jié)建設(shè)提出了新的要求。大數(shù)據(jù)人事檔案信息管理系統(tǒng)，主要包括：大數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)、數(shù)字化數(shù)據(jù)（含信息化采集）、大數(shù)據(jù)交換和開放式（或辦開放式）應(yīng)用平臺(tái)。

1.1 人事檔案信息分類面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)和“云計(jì)算”信息管理，對(duì)信息分類，要求標(biāo)準(zhǔn)定制前提下的信息模塊化，信息量越大越好，才能體現(xiàn)出對(duì)數(shù)字化信息的高效優(yōu)勢(shì)、分析優(yōu)勢(shì)和利用優(yōu)勢(shì)。依據(jù)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、管理模塊、數(shù)據(jù)庫(kù)以及信息采集軟件的數(shù)據(jù)格式，對(duì)信息的數(shù)字化、信息化格式及歸類模塊劃分提出了定制要求。傳統(tǒng)的條目式或概要性表格內(nèi)容和形式都需修改和完善，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息管理的要求。

1.2 人事檔案開放與服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，開放式檔案管理、多層面遠(yuǎn)程時(shí)時(shí)瀏覽和數(shù)據(jù)分析與備份等是發(fā)揮和體現(xiàn)人事檔案服務(wù)與利用效能的表現(xiàn)形式。我國(guó)人事檔案“集中統(tǒng)一，歸口管理”原則、紙質(zhì)借閱管理和低效利用價(jià)值“靜態(tài)檔案”存檔模式，嚴(yán)重限制了效能的發(fā)揮，在觀念、管理模式和技術(shù)實(shí)現(xiàn)等方面面臨著挑戰(zhàn)。當(dāng)然，開放式檔案管理面臨安全保密方面的挑戰(zhàn)。

1.3 人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理采取的是對(duì)數(shù)字化大數(shù)據(jù)信息高速定量分析處理形式，以數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、云平臺(tái)存儲(chǔ)，高效計(jì)算和分析信息數(shù)據(jù)；對(duì)管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、數(shù)字化信息搜集和分類及存儲(chǔ)、信息的開放式瀏覽等信息化管理、技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段等提出了新的要求，對(duì)傳統(tǒng)人工、半人工“收、發(fā)、借”管理模式和紙質(zhì)與簡(jiǎn)單電子化為主的信息存儲(chǔ)方式提出了挑戰(zhàn)。

2 高校人事檔案管理信息化的著力點(diǎn)

2.1 整理基礎(chǔ)材料，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

高校人事檔案信息化建設(shè)不能一墩而就，必須循序漸進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)。信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于準(zhǔn)確可靠的原始數(shù)據(jù)，這就要求檔案管理工作人員在收集整理材料時(shí)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格審核與鑒別材料的真?zhèn)巍４_定了信息的準(zhǔn)確性之后，要以部門為單位建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，并錄人每個(gè)人員的基本信息，包括編號(hào)、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、政治面貌、學(xué)歷信息、職稱等。

2.2 提高管檔人員業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化科學(xué)管理手段

在高校人事檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)也是一項(xiàng)重要因素之一，人事檔案管理工作需要專業(yè)知識(shí)過硬”技術(shù)水平高”安全可靠的檔案管理人員，因此管理者不僅要有豐富的專業(yè)技能知識(shí)，而且還要具有良好的思想政治素質(zhì)，能夠運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理，因此需要不斷加強(qiáng)這些管理人員對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)，同時(shí)積極引進(jìn)一些檔案管理人才和網(wǎng)絡(luò)信息人才，提高人事檔案信息管理的整體質(zhì)量和水平。高素質(zhì)的管理人才和科學(xué)的管理方法是高校人事檔案信息化的關(guān)鍵。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)中的對(duì)策

3.1 實(shí)現(xiàn)人事信息與檔案管理系統(tǒng)融合

將高校人事檔案與人事信息管理兩個(gè)系統(tǒng)開展無縫融合，可以使兩套系統(tǒng)形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。兩套系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，人事檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限可以在登錄人事信息系統(tǒng)后，立刻完成分配。人事檔案管理系統(tǒng)可以查閱人事基礎(chǔ)信息，并可執(zhí)行檔案接收、借閱等管理方面業(yè)務(wù)。通過與人事信息管理的無縫融合，可實(shí)現(xiàn)人事報(bào)表打印、人員分析統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)接收等應(yīng)用功能。通過兩個(gè)系統(tǒng)的融合，可以保持檔案和人事信息管理系統(tǒng)內(nèi)容一致，提升管理人員水平和效率。

3.2 人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行安全性

系統(tǒng)安全是人事檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)最重要的關(guān)卡，在系統(tǒng)登錄方面，高校可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求，通過建立規(guī)范化的身份標(biāo)識(shí)和綁定的密碼對(duì)登錄的用戶進(jìn)行認(rèn)證，同時(shí)采用等級(jí)或密級(jí)設(shè)定對(duì)查詢或調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行分配；在資源訪問方面，通過對(duì)文件加載數(shù)字水印或采用數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)，保證文件內(nèi)容不被惡意篡改，為電子文檔提供的安全保護(hù)；在日志管理方面，通過對(duì)用戶訪問、讀寫、存取干部人事檔案信息的時(shí)間、終端用戶、終端計(jì)算機(jī)信息、訪問類型、訪問內(nèi)容、訪問結(jié)果等操作信息形成日志記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患以及非法操作。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理人員隊(duì)伍的知識(shí)化、專業(yè)化

高校擁有一支專業(yè)化和高知識(shí)的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。隊(duì)伍建設(shè)重點(diǎn)在于管理人員培養(yǎng)，包括個(gè)人政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。政治素質(zhì)方面，通過定期召開會(huì)議或交流活動(dòng)，提高其思想覺悟。業(yè)務(wù)能力方面，檔案管理的上級(jí)主管部門應(yīng)大力鼓勵(lì)或支持相關(guān)研討會(huì)或技術(shù)培訓(xùn)會(huì)，提升自身能力。另外，在隊(duì)伍梯隊(duì)建設(shè)方面，要關(guān)注或積極培養(yǎng)成具有計(jì)算機(jī)、應(yīng)用信息化、檔案管理等基礎(chǔ)的復(fù)合型人才。