構(gòu)建行政事業(yè)單位電子流程報銷模式

內(nèi)蒙古烏蘭察布市經(jīng)濟和信息化委員會

一、行政事業(yè)單位報銷現(xiàn)狀

行政事業(yè)單位報銷基本采用手工報銷模式，經(jīng)辦人報銷時必須預(yù)先填寫紙質(zhì)的單據(jù)，附上粘貼好的原始憑證，由財務(wù)人員核對，大額報銷和報銷人員溝通需要直接支付、轉(zhuǎn)賬或者電匯，再由各級領(lǐng)導在紙質(zhì)單據(jù)上進行審批，最終憑審批后的單據(jù)到財務(wù)室進行報銷。

財務(wù)人員根據(jù)報銷的單據(jù)，分成二類處理，一是出差或者是使用公務(wù)卡，使用公務(wù)卡劃款到公務(wù)卡里，其余以現(xiàn)金方式給予報銷。二是，報銷單沒有支付，給予直接支付、轉(zhuǎn)賬或者電匯。財務(wù)人員手工把數(shù)據(jù)錄入記賬系統(tǒng)，區(qū)分科目編碼、科目類別，如差旅費、公務(wù)用車運行維護費、辦公費、郵電費等。

如果是出差報銷，那么在出差之前報銷人員需要填寫出差審批單，找各級領(lǐng)導在出差審批單上簽字。

二、電子報銷流程及模式

電子報銷模式是報銷人員通過在網(wǎng)上填寫報銷審批單，經(jīng)各級領(lǐng)導審批，財務(wù)打款完成報銷流程。具體操作如下：

(一)報銷人員填寫報銷申請單，報銷人員登錄個人賬戶，填寫報銷單，通過掃描儀或者攝像頭上傳原始單據(jù)。送到財務(wù)崗位進行審核。并把原始單據(jù)送到財務(wù)室。

(二)財務(wù)人員審核。根據(jù)報銷申請單、上傳的數(shù)據(jù)和原始單據(jù)，核對提交的數(shù)據(jù)完整和正確性，核對發(fā)現(xiàn)問題，說明原因，并退回到報銷人員崗位，由報銷人員修改后再提交。核對沒有問題，點擊送審，送到下一崗位進行審核。

(三)領(lǐng)導審核，各級領(lǐng)導根據(jù)上一崗位送審的數(shù)據(jù)和上傳的原始單據(jù)，進行審批，審批后生成報銷單。

(四)完成報銷，財務(wù)人員打印審批后的單據(jù)，粘貼原始單據(jù)，在辦公室就可以把報銷金額劃轉(zhuǎn)到報銷人員銀行卡或者公務(wù)卡中。

三、兩種報銷模式的差異

(一)電子報銷效率更高

手工報銷模式下，經(jīng)辦人員需要拿著手工填制的單據(jù)找到各級領(lǐng)導進行審批，如果遇上領(lǐng)導開會、出差等，找不到領(lǐng)導就需要下次再來；財務(wù)人員賬務(wù)處理時，必須將報銷單據(jù)中手工填寫的包含的各種報銷信息重復錄入到財務(wù)系統(tǒng)中。電子報銷時，報銷人員隨時隨地按照規(guī)范的格式在網(wǎng)上提交報銷申請單，領(lǐng)導可以隨時隨地進行網(wǎng)上審批；報銷申請單中已有的數(shù)據(jù)信息，財務(wù)人員也不必重復錄入，可以直接提取進行記賬。

(二)電子報銷審批的時間更靈活

手工報銷模式下，各級領(lǐng)導審批是在報銷單據(jù)上進行手工簽字審批。在電子報銷模式下，領(lǐng)導可以在網(wǎng)上簽字審批，領(lǐng)導審批時可以調(diào)閱到與審批事項相關(guān)的所有資料影像以及流轉(zhuǎn)的審核意見，審批也是利用經(jīng)過授權(quán)的個人數(shù)字簽名進行審批。

(三)電子報銷支出能控制在預(yù)算內(nèi)

手工報銷模式下，領(lǐng)導審批無法實時知道審批事項的預(yù)算執(zhí)行情況，因此超預(yù)算、超范圍的報銷事項無法杜絕。在電子報銷模式下，由于設(shè)置了全程預(yù)算預(yù)警的管理模式，超預(yù)算、超范圍的支出根本無法進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，使經(jīng)費預(yù)算從業(yè)務(wù)發(fā)生時就得到了有效控制。

(四)電子報銷流程更透明化

手工報銷模式下，人工計算報銷金額，會出現(xiàn)錯誤，或者記賬出現(xiàn)錯誤或者多寫報銷金額的情況，如果單位內(nèi)控不健全或者執(zhí)行不嚴格，現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票的使用不規(guī)范，存在領(lǐng)導不知道資金使用、挪用甚至貪污的情況。電子報銷模式下，計算機自動計算和記賬，避免上述可能。領(lǐng)導可以實時掌握資金的使用情況，部門和財政部門能通過科目類別，管理和監(jiān)控資金以及三公經(jīng)費的實時支出情況，避免部門弄虛作假。報銷人可以查詢報銷狀況。

(五)電子報銷便于統(tǒng)計、分析，儲存數(shù)據(jù)資料

手工報銷模式下，原始數(shù)據(jù)以紙質(zhì)形式保存，不便于查找、統(tǒng)計、分析數(shù)據(jù)，可能會造成丟單情況。電子報銷能克服上述問題，形成明細列表查詢，查詢某人報銷的金額、內(nèi)容，還可以查詢同一事項，有幾人報銷，避免重復領(lǐng)取資金的情況。

四、電子報銷系統(tǒng)功能設(shè)計

根據(jù)行政事業(yè)單位的有關(guān)制度和規(guī)定，出差需要填寫出差審批單，公務(wù)接待費需要填寫公務(wù)接待審批單，直接支付、現(xiàn)金支取、支票轉(zhuǎn)賬、電匯需要領(lǐng)導批準，在系統(tǒng)功能設(shè)計考慮這些情況。

(一)預(yù)算管理：設(shè)置財政預(yù)算批復數(shù)，三公經(jīng)費的批復數(shù)，實現(xiàn)費用開支的全過程監(jiān)控。實現(xiàn)費用的事前控制、事中監(jiān)管、事后分析，對資金開支的整個流程進行管理和監(jiān)控。

(二)出差審批管理模塊，出差人出差前先在網(wǎng)絡(luò)上填寫出差人姓名及職務(wù)，所在科室，出差地點，出差時間，出差事由，出差依據(jù)，乘坐的交通工具，送審到辦公室主任審批，辦公室審批完后，提交分管領(lǐng)導審核，分管領(lǐng)導審核完后提交到主管領(lǐng)導審核。

(三)公務(wù)接待審批管理模塊，公務(wù)接待支出前需要填寫公務(wù)接待審批單，來訪時間，來訪名單，陪同人員，來訪事由，住宿情況(天數(shù)，房間數(shù)量，房間價格，合計價格，接待地點)，用餐情況(早餐、正餐、單桌價格、合計價格，接待地點)，上傳公務(wù)接待函，領(lǐng)導審批后，財務(wù)辦理資金的支付。

(四)報銷業(yè)務(wù)管理模塊：用個人賬戶登錄，是否代替他人進行報銷，選擇是否差旅費報銷，如果是否使用公務(wù)卡，根據(jù)公務(wù)卡的公務(wù)消費信息，下載修改數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動計算公務(wù)卡還款金額，是否使用公車，過橋過路費金額，加油費金額，修理費金額，消費日期和金額，發(fā)票的種類，數(shù)量，出差的補助，是否有借款，借款金額是多少，開支內(nèi)容，上傳原始單據(jù)，進行網(wǎng)上申報，支持撤回、送審等功能。

(五)直接支付、現(xiàn)金支取、支票轉(zhuǎn)賬、電匯管理模塊，沒有取得發(fā)票，由于業(yè)務(wù)的需要，將資金打入到對方賬戶的情況，需要經(jīng)辦人填寫直接支付、支票轉(zhuǎn)賬、電匯申請單，提交送審。

(六)財務(wù)人員賬務(wù)處理模塊，根據(jù)申請人提交的報銷申請或者支出申請，根據(jù)財政部制定的政府收支分類科目，區(qū)分資金經(jīng)濟分類科目、科目編碼以及使用哪塊預(yù)算資金。財務(wù)人員填寫現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、電匯內(nèi)容后，需要領(lǐng)導審核后，方可辦理資金的支付。直接支付點擊同意后，提交財政部門處理。

(七)財政和銀行業(yè)務(wù)管理。一是財政審核用戶單位提出的授權(quán)申請和直接支付申請，將信息提交到銀行，銀行根據(jù)財政局的信息處理相關(guān)業(yè)務(wù)。二是銀行根據(jù)用戶單位提交的報銷，將報銷金額劃入到報銷人的銀行卡和公務(wù)卡中。

(八)記賬模塊。報銷和直接支付、轉(zhuǎn)賬、電匯、授權(quán)支付的模塊的數(shù)據(jù)按照行政事業(yè)單位會計制度進行自動記總賬、明細賬，生成報表。

(九)數(shù)據(jù)分析模塊，公務(wù)卡的消費金額，報銷金額，公務(wù)用車運行維護費的使用情況，公務(wù)接待費的使用情況，每一位職工報銷的時間、金額，開支內(nèi)容，便于領(lǐng)導掌握資金開支的整體情況。

(十)報銷查詢。系統(tǒng)可以按預(yù)設(shè)的多種模式進行報銷查詢，可以以短信、電子郵件形式通知報銷人，報銷狀況。并設(shè)置查詢權(quán)限，職工個人查看自己的歷史報銷記錄和流程，實時查看待辦報銷事項在整個報銷流程圖中的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，待辦事項已經(jīng)經(jīng)過哪幾個環(huán)節(jié)，目前在哪一個節(jié)點等待審批，分管領(lǐng)導查詢所分管的科室費用使用情況，主管領(lǐng)導查詢所有費用使用情況。

(十一)信息的錄入維護，包括職工姓名，性別，銀行卡號，身份證，公務(wù)卡的錄入維護，車編辦批準的公車數(shù)量、車牌號，單位名稱，單位統(tǒng)一社會信用代碼等信息。

(十二)通知公告，在報銷過程中，發(fā)布需要大家注意的事項，或者單位報銷的有關(guān)規(guī)則制度等內(nèi)容。

五、做好電子報銷流程培訓工作

做好電子報銷系統(tǒng)使用培訓工作，通過集中講解和印刷操作手冊工作，做好系統(tǒng)的特點、操作步驟、如何使用、管理工作的講解，問題的解答，確保職工順利使用電子報銷流程系統(tǒng)。

在使用電子報銷系統(tǒng)時，報銷人、財務(wù)人員、財政部門、銀行部門、管理者有任何問題，都可以和系統(tǒng)開發(fā)軟件進行溝通交流，提高系統(tǒng)的應(yīng)用效果和效率。

六、電子報銷安全性的考慮

電子報銷是通過互聯(lián)網(wǎng)進行的，在開發(fā)電子報銷系統(tǒng)時，充分考慮資金的安全，對流程設(shè)置預(yù)警系統(tǒng)，避免黑客的攻擊，資金的篡改，進行自動備份。并配置攝像頭、掃描儀以便職工上傳原始單據(jù)。單位職工每人一個賬號，并設(shè)密碼。

電子報銷是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的報銷模式，它既是一種創(chuàng)新的報銷模式，更是一種基于過程透明化的管理流程，能實時對政府資金的支出進行管理和監(jiān)控。