科研項(xiàng)目全成本管理模式研究

中海油研究總院有限責(zé)任公司

當(dāng)前企業(yè)、科研院所、高校等科研機(jī)構(gòu)對(duì)于科研項(xiàng)目的成本管理均是基于項(xiàng)目的直接費(fèi)，一般不包括科研人員費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)、科研場(chǎng)所租賃費(fèi)等間接費(fèi)用?？蒲许?xiàng)目的預(yù)算管理也都以直接費(fèi)為主，造成企業(yè)對(duì)科研項(xiàng)目日常成本核算管理不完整，難以統(tǒng)計(jì)科研項(xiàng)目全成本投入情況，無法為科研決策提供準(zhǔn)確、全面、科學(xué)的財(cái)務(wù)信息，因此需要研究建立一套適合當(dāng)前管控現(xiàn)狀的科研項(xiàng)目全成本管理模式。

一、當(dāng)前科研項(xiàng)目成本管理問題

對(duì)于科研企業(yè)而言，在科研項(xiàng)目成本的管理過程中，一般主要通過預(yù)算申報(bào)、預(yù)算下達(dá)、日常費(fèi)用管理、項(xiàng)目結(jié)算等過程。由于是預(yù)算先行，所以項(xiàng)目成本的管理多以預(yù)算明細(xì)為主要架構(gòu)，因此預(yù)算的管理細(xì)度決定了科研項(xiàng)目成本管理的細(xì)度。一般的科研企業(yè)預(yù)算分為行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算和科研項(xiàng)目預(yù)算兩類，行政經(jīng)費(fèi)主要是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)時(shí)需要發(fā)生的管理費(fèi)用，包括人工成本、房租物業(yè)等?？蒲许?xiàng)目預(yù)算主要是項(xiàng)目發(fā)生的直接費(fèi)，包括設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、外協(xié)費(fèi)、差旅會(huì)議費(fèi)等。

由于科研企業(yè)承擔(dān)的項(xiàng)目較多，科研人員也存在同時(shí)承擔(dān)多個(gè)科研項(xiàng)目的情況，因此科研項(xiàng)目預(yù)算中一般沒有人工成本的預(yù)算，或者僅包含部分的人工成本。此外國家撥款類的科研項(xiàng)目(如民口科技重大專項(xiàng))中，也不包括科研人員的工資等人工成本，及企業(yè)日常運(yùn)行的費(fèi)用。因此，當(dāng)前科研企業(yè)的項(xiàng)目成本管理中主要是以項(xiàng)目的直接運(yùn)行費(fèi)為主，核算和管理時(shí)很難包括完全的人工成本及企業(yè)輔助配套的日常管理費(fèi)用，造成成本范圍不足，企業(yè)難以對(duì)科研項(xiàng)目的各項(xiàng)實(shí)際投入有全面的了解，科研項(xiàng)目之間也無法從成本角度對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行橫向和縱向的對(duì)比。

二、科研項(xiàng)目全成本管理的概念

科研項(xiàng)目全成本管理是指對(duì)科研項(xiàng)目研究過程中發(fā)生的各項(xiàng)成本費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和管理，管理的內(nèi)容既包括對(duì)全部發(fā)生的成本要素進(jìn)行管理，也包括對(duì)成本發(fā)生的全周期進(jìn)行過程管理，本文主要探討從全成本要素角度，對(duì)科研費(fèi)用實(shí)現(xiàn)全成本的管理。

從科研項(xiàng)目的全成本角度可以看出，項(xiàng)目成本需要涵蓋科研項(xiàng)目研究過程中需要發(fā)生的各類直接費(fèi)和間接費(fèi)用。直接費(fèi)主要包括為研究工作開展購置的設(shè)備費(fèi)、軟件費(fèi)用、材料費(fèi)用；委托外部單位協(xié)助開展研究工作的外協(xié)費(fèi)，進(jìn)行設(shè)備測(cè)試、數(shù)據(jù)分析、材料化驗(yàn)、工具加工等的測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)；研究過程中發(fā)生的差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、專家咨詢費(fèi)、資料費(fèi)、專利費(fèi)、版面費(fèi)等；直接用于科研人員激勵(lì)的獎(jiǎng)金等。間接費(fèi)包括科研人員、管理人員的人工成本；企業(yè)日常的管理費(fèi)用，即房租物業(yè)費(fèi)、水電能耗費(fèi)、管理部門運(yùn)行經(jīng)費(fèi)等；設(shè)備使用的折舊費(fèi)等。

直接費(fèi)和間接費(fèi)計(jì)入后，科研項(xiàng)目的成本更加全面，能夠反映出企業(yè)為科研項(xiàng)目投入的全部成本，項(xiàng)目成本的信息真實(shí)、全面、準(zhǔn)確，對(duì)項(xiàng)目的日常管控、結(jié)題驗(yàn)收、事后考核都有據(jù)可依，同時(shí)企業(yè)對(duì)科研項(xiàng)目的核算更加規(guī)范化，也為企業(yè)申請(qǐng)研發(fā)費(fèi)加計(jì)扣除稅收優(yōu)惠政策，申請(qǐng)國家撥款科研項(xiàng)目打下堅(jiān)實(shí)的財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)。

三、科研項(xiàng)目全成本管理實(shí)現(xiàn)方式

科研項(xiàng)目全成本管理在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的實(shí)現(xiàn)方式主要是通過建立項(xiàng)目獨(dú)立核算架構(gòu)，以及建立間接費(fèi)用的分?jǐn)偰Ｐ蛠韺?shí)現(xiàn)，同時(shí)輔以預(yù)算管理、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)告和對(duì)標(biāo)管理等工作，使得全成本管理為企業(yè)提供科研決策發(fā)揮作用。

(一)建立科研項(xiàng)目單獨(dú)核算架構(gòu)

科研項(xiàng)目全成本管理的首要基礎(chǔ)就是建立以項(xiàng)目為獨(dú)立核算單元的費(fèi)用核算架構(gòu)，即企業(yè)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目的各類費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)核算管理，包括從項(xiàng)目申報(bào)階段、預(yù)算下達(dá)階段、費(fèi)用報(bào)銷核算階段等。核算的細(xì)度應(yīng)達(dá)到預(yù)算明細(xì)科目的程度，以達(dá)到預(yù)算引領(lǐng)和管控的需要。同時(shí)對(duì)于取得收入的科研項(xiàng)目，需建立成本與收入之間的聯(lián)系，對(duì)于國家撥款類的科研項(xiàng)目，也需建立撥款資金與項(xiàng)目成本之間的聯(lián)系。

企業(yè)實(shí)務(wù)管理中，一般將項(xiàng)目按照預(yù)算明細(xì)科目建立WBS結(jié)構(gòu)(項(xiàng)目核算單元)，每一層級(jí)的WBS元素對(duì)應(yīng)項(xiàng)目預(yù)算的明細(xì)科目，并基于WBS元素進(jìn)行預(yù)算控制。預(yù)算控制可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際科研業(yè)務(wù)，對(duì)單個(gè)明細(xì)科目進(jìn)行單獨(dú)控制或某一類科目進(jìn)行總額控制。此外，對(duì)于分?jǐn)偟拈g接費(fèi)用，可以建立單獨(dú)的WBS進(jìn)行管理，也可以在原直接費(fèi)的WBS元素中進(jìn)行設(shè)置。由于間接費(fèi)用在分?jǐn)偳熬ㄟ^管理費(fèi)用實(shí)施預(yù)算控制，而且分?jǐn)偟巾?xiàng)目中的間接費(fèi)用預(yù)測(cè)可能與實(shí)際相差較大，所以對(duì)此部分費(fèi)用一般不進(jìn)行預(yù)算控制。

(二)建立間接費(fèi)用分?jǐn)偰Ｐ?/h3>

間接費(fèi)用的分?jǐn)偰Ｐ椭饕峭ㄟ^對(duì)無法直接計(jì)入項(xiàng)目的日常管理費(fèi)用進(jìn)行核算歸集后，通過設(shè)置合理的分?jǐn)偰Ｐ?，按照一定的分?jǐn)倷?quán)重(分?jǐn)偨y(tǒng)計(jì)指標(biāo))，將管理費(fèi)用合理的分?jǐn)傊量蒲许?xiàng)目中，形成項(xiàng)目的間接費(fèi)用，主要按以下步驟進(jìn)行。

1.區(qū)分參與分?jǐn)偟馁M(fèi)用類型

首先，企業(yè)需要對(duì)參與分?jǐn)偟墓芾碣M(fèi)用進(jìn)行明確，對(duì)屬于企業(yè)科研項(xiàng)目過程中所發(fā)生的必須的輔助費(fèi)用，如人員工資、房租物業(yè)、能耗費(fèi)、設(shè)備折舊等費(fèi)用應(yīng)計(jì)入分?jǐn)偡秶瑢?duì)于項(xiàng)目無關(guān)的費(fèi)用可不計(jì)入分?jǐn)偡秶?，如銷售費(fèi)用等。參與分?jǐn)偟馁M(fèi)用應(yīng)具有公共屬性和支持服務(wù)屬性，費(fèi)用的發(fā)生與科研項(xiàng)目的研究過程有直接或間接關(guān)系，只是在實(shí)際發(fā)生時(shí)缺少直接歸集的手段，需要通過分?jǐn)偟姆绞皆谄谀┻M(jìn)行計(jì)算和歸集。

2.區(qū)分參與分?jǐn)偟牟块T或組織機(jī)構(gòu)

其次，企業(yè)需要明確參與費(fèi)用分?jǐn)偟墓芾聿块T、業(yè)務(wù)部門。實(shí)務(wù)中，一般將企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)部門，人力資源、財(cái)務(wù)管理、科技管理、商務(wù)采辦等管理部門，以及科研業(yè)務(wù)部門均作為參與分?jǐn)偟慕M織機(jī)構(gòu)。確定參與分?jǐn)偛块T后，需要對(duì)其參與分?jǐn)偟馁M(fèi)用進(jìn)行核算管理規(guī)范，包括核算費(fèi)用的范圍，費(fèi)用歸集的規(guī)則。

根據(jù)費(fèi)用屬性的不同，可將參與分?jǐn)偟牟块T或機(jī)構(gòu)分為三類。一是公共部門，主要是用來歸集無法歸集到具體部門的公共費(fèi)用類型，如企業(yè)發(fā)生的房租物業(yè)，辦公場(chǎng)所的水電能耗費(fèi)等。二是管理部門，主要是企業(yè)的各類行政、人事、財(cái)務(wù)、采辦等部門，主要是歸集企業(yè)日常管理，可以明確到具體管理部門的費(fèi)用。三是業(yè)務(wù)部門，主要是指承擔(dān)科研項(xiàng)目的具體業(yè)務(wù)部門，主要?dú)w集項(xiàng)目所屬部門發(fā)生的管理費(fèi)用，如科研人員工資等。此外，對(duì)于能夠明確到科研項(xiàng)目自身的費(fèi)用，都應(yīng)直接計(jì)入科研項(xiàng)目中，不參與費(fèi)用分?jǐn)偂?/p>

3.設(shè)置符合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的分?jǐn)傄?guī)則

最后，企業(yè)需要設(shè)置適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特色的分?jǐn)傄?guī)則，一般來說根據(jù)參與分?jǐn)偟牟块T或機(jī)構(gòu)，以及歸集費(fèi)用的屬性，設(shè)置不同的分?jǐn)傄?guī)則。

對(duì)于公共部門歸集的費(fèi)用，可按照企業(yè)投入的各類工時(shí)或者工作參與人數(shù)為主要權(quán)重，將其分?jǐn)偟骄唧w的管理部門和業(yè)務(wù)部門，即實(shí)現(xiàn)發(fā)生的所有費(fèi)用都計(jì)入到了企業(yè)的參與部門中，此時(shí)管理部門和業(yè)務(wù)部門除了自身歸集的費(fèi)用外，還歸集了公共部門分?jǐn)偟馁M(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用在部門這一層級(jí)的分?jǐn)偤蜌w集。

對(duì)于管理部門歸集的費(fèi)用，可按照企業(yè)業(yè)務(wù)單位投入的總工時(shí)，或者業(yè)務(wù)部門參與人數(shù)為權(quán)重進(jìn)行分?jǐn)偅瑢①M(fèi)用分?jǐn)偟骄唧w的業(yè)務(wù)部門中。但管理部門如能提供為項(xiàng)目投入的直接工時(shí)，可以將此為依據(jù)，將管理部門費(fèi)用直接分?jǐn)偟骄唧w的項(xiàng)目中。此時(shí)業(yè)務(wù)部門除了自身歸集的費(fèi)用外，還歸集了公共部門和管理部門分?jǐn)偟馁M(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用在業(yè)務(wù)部門這一層級(jí)的分?jǐn)偤蜌w集。

對(duì)業(yè)務(wù)部門歸集的費(fèi)用，一般是按照各業(yè)務(wù)單位投入到各項(xiàng)目的總工時(shí)為權(quán)重，將費(fèi)用分?jǐn)偟母鳂I(yè)務(wù)單位所屬的項(xiàng)目中。如科研項(xiàng)目由多個(gè)業(yè)務(wù)部門人員共同參與，可按照科研人員的投入工時(shí)，參與科研人員所在部門的分?jǐn)?，最終將各業(yè)務(wù)部門的相同項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行匯總，形成分?jǐn)傞g接費(fèi)用合計(jì)。此時(shí)，三種類型的費(fèi)用，通過分?jǐn)偅細(xì)w集到了項(xiàng)目成本上，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用在科研項(xiàng)目這一層級(jí)的分?jǐn)偤蜌w集。

(三)分?jǐn)偨y(tǒng)計(jì)指標(biāo)的獲取與分析

通過上述分?jǐn)傄?guī)則的設(shè)置，可以看出間接費(fèi)用分?jǐn)傊幸粋€(gè)主要指標(biāo)就是分?jǐn)偟臋?quán)重，即分?jǐn)偨y(tǒng)計(jì)指標(biāo)。分?jǐn)偨y(tǒng)計(jì)指標(biāo)一般有人工時(shí)、人數(shù)、機(jī)器工時(shí)等類型，本文中主要涉及的是人工時(shí)，這也是科研企業(yè)一般比較容易取得的數(shù)據(jù)，人工時(shí)主要指為某項(xiàng)工作實(shí)際付出的工時(shí)數(shù)，可在工作日末、周末、月末，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)填寫，具有準(zhǔn)確、直接的特點(diǎn)。

鑒于統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的重要性，企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)人員對(duì)其管理和分析，以免影響分?jǐn)倲?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。以人工時(shí)為例，企業(yè)可以建立工時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。系統(tǒng)中建立項(xiàng)目信息庫，每月對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行維護(hù)，如項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目人員名單等。此外，企業(yè)還需建立項(xiàng)目工時(shí)填報(bào)制度，要求項(xiàng)目相關(guān)人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，對(duì)完成的人工時(shí)進(jìn)行及時(shí)填報(bào)，同時(shí)設(shè)置數(shù)據(jù)的審批、審核流程，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工時(shí)的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。

企業(yè)還需建立人工時(shí)分析報(bào)告制度，即由專人對(duì)統(tǒng)計(jì)的人工時(shí)完成情況進(jìn)行分析。如，對(duì)項(xiàng)目投入人工時(shí)的實(shí)際情況與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，從而把握項(xiàng)目研究進(jìn)度的開展情況；對(duì)單個(gè)人員投入工時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而把握科研人員實(shí)際工作開展情況，工作壓力和飽和度情況等；對(duì)各類項(xiàng)目的人工時(shí)進(jìn)行對(duì)比分析，從而把握企業(yè)在不同項(xiàng)目間的科研人員配置情況，對(duì)企業(yè)科研資源分配的有效性進(jìn)行分析。

(四)建立科研項(xiàng)目全成本報(bào)告和對(duì)標(biāo)制度

通過科研項(xiàng)目全成本的管理，最終科研項(xiàng)目的成本包括直接運(yùn)行費(fèi)和間接管理費(fèi)，即企業(yè)直接投入的費(fèi)用和輔助配套的費(fèi)用，科研項(xiàng)目的成本完整、全面，從而為企業(yè)開展項(xiàng)目的分析報(bào)告和項(xiàng)目之間的對(duì)標(biāo)管理工作打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

通過科研項(xiàng)目自身的全成本分析報(bào)告，可以使企業(yè)管理者掌握項(xiàng)目投入的全部成本，了解科研項(xiàng)目投入和產(chǎn)出的效益情況，并在同類科研項(xiàng)目立項(xiàng)決策，進(jìn)行資源配置時(shí)提供依據(jù)。同時(shí)全成本的管理，可以為企業(yè)在申請(qǐng)科研項(xiàng)目研發(fā)費(fèi)加計(jì)扣除稅收優(yōu)惠政策時(shí)，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，爭(zhēng)取更大稅收優(yōu)惠，規(guī)避稅收風(fēng)險(xiǎn)。

通過科研項(xiàng)目之間的對(duì)標(biāo)管理分析工作，使得科研項(xiàng)目橫向間的成本投入對(duì)比更加全面，科研項(xiàng)目的投入不再以直接費(fèi)金額，或批復(fù)預(yù)算金額來對(duì)比分析，不同類型的項(xiàng)目之間成本投入對(duì)比也有了相對(duì)準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，從而為企業(yè)在進(jìn)行科研管理決策時(shí)提供了科學(xué)、全面的信息。