事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

姜居材

靖宇縣商務(wù)和糧食局 吉林白山 135200

在信息時代背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度日益加快，社會各個領(lǐng)域都提升了信息化建設(shè)速度。檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的一項重要內(nèi)容，也要提高對信息化建設(shè)的重視程度，充分發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的作用，確保檔案開發(fā)利用工作順利進行。這樣才能實現(xiàn)檔案信息的共享，最大限度發(fā)揮檔案的價值，為事業(yè)單位各項工作提供可靠依據(jù)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在我國，事業(yè)單位是社會發(fā)展的重要支撐，是為大眾提供公共服務(wù)的載體，所以，做好檔案管理工作，可以推進社會事業(yè)的發(fā)展，也可以滿足人們的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理對社會的進步起到重要作用，它不僅記錄了社會發(fā)展的歷史，還成為維護社會健康的有效工具。在新時期，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進社會的發(fā)展與繁榮。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，只有采取信息化管理，才能適應(yīng)社會發(fā)展的潮流，更好的將數(shù)據(jù)資料保存下來，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化。總而言之，在社會發(fā)展的新時期，事業(yè)單位必須要利用計算機技術(shù)，充分整合檔案資源，以此推動檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理模式中出現(xiàn)的問題

檔案管理是事業(yè)單位主要工作內(nèi)容之一，受原有檔案管理模式、領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、檔案管理人員專業(yè)水平等多種因素的共同影響，我國事業(yè)單位檔案管理方式比較落后，檔案管理水平不升反降，讓檔案管理職能大打折扣。

2.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作存在錯誤的認知

部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)偏執(zhí)的將檔案管理工作歸屬于事業(yè)單位的輔助工作范疇，根本沒有認識到檔案管理工作對事業(yè)單位其他工作正常開展的重要性，于是，繼續(xù)使用原有的檔案管理模式和工作流程，沒有購買先進的檔案管理系統(tǒng)，更不可能主動進行檔案管理模式的改革創(chuàng)新，無形之中增加了檔案管理信息化建設(shè)的難度。

2.2 事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)機制不健全

部分事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)頻率較低，容易造成檔案管理人員的檔案管理理念和管理技巧停止不前，久而久之，會造成檔案管理人員的檔案管理理念比較落后和專業(yè)水平較低，根本無法滿足加強檔案管理信息化建設(shè)的需要[1]。

2.3 事業(yè)單位的檔案管理模式比較單一化

事業(yè)單位檔案管理人員早已習(xí)慣原有的工作環(huán)境和工作模式，缺少必要的改革意識和創(chuàng)新意識，甚至還有部分檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)存在抵觸心理，降低了檔案管理時效性和共享性。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 不斷完善檔案管理制度

完善的制度是推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，對此要將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員職責(zé)明確下來，形成事業(yè)單位檔案管理信息化合力，促使檔案管理效率不斷提升。第一，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，科學(xué)合理制定相應(yīng)的檔案管理信息化制度，并保證其具備較強的安全性、實踐性和可操作性。第二，加強對檔案管理信息化制度落實狀況的監(jiān)督與管理，確保在嚴格執(zhí)行制度的基礎(chǔ)上，與檔案管理信息化需求相結(jié)合，有針對性地做出整改，讓制度的作用真正得以體現(xiàn)。第三，堅持“一崗雙責(zé)”的原則，將檔案管理人員具體工作職責(zé)確定下來，督促其認真工作，減少失誤，為檔案信息的完整性、可靠性提供保障。

3.2 加強檔案管理信息化軟件建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理過程中，要結(jié)合其需求與行業(yè)發(fā)展總體進程，開發(fā)相應(yīng)的答案管理軟件系統(tǒng)，這是檔案管理信息化建設(shè)中的關(guān)鍵內(nèi)容，關(guān)系著事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。第一，結(jié)合事業(yè)單位各項工作實際需求，打造具備互聯(lián)互通、共享信息服務(wù)和無障礙數(shù)據(jù)傳播的信息系統(tǒng)。第二，事業(yè)單位要加快綜合性服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)步伐，促使檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)水平進一步提升，從有效綜合性平臺出發(fā)，逐步對事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站[2]。建設(shè)進行拓展。第三，事業(yè)單位要狠抓數(shù)據(jù)信息保護系統(tǒng)開發(fā)與升級，逐步增強數(shù)據(jù)檔案抵抗病毒的能力，防止其受到惡意攻擊，讓檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡(luò)中的傳遞更加安全。同時還要重視對檔案數(shù)據(jù)資料進行備份，提升檔案數(shù)據(jù)安全性的基礎(chǔ)上，保證檔案信息服務(wù)工作順利開展。

3.3 提升檔案信息化、標準化和規(guī)范化水平

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，需要注重提升規(guī)范化和標準化水平，這能夠?qū)n案管理工作現(xiàn)代化水平反映出來。事業(yè)單位開展檔案管理信息化工作過程中，要根據(jù)國家規(guī)定的信息化管理標準，同時結(jié)合實際發(fā)展需求與特點，形成適宜自身的內(nèi)部管理標準體系，并在實踐時予以完善。對檔案目錄數(shù)據(jù)庫來說，除了要與國家標準相符以外，還要保證具備較強的可操作性。對各立檔單位文件和檔案內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及格式等，需要制定統(tǒng)一的規(guī)定，并提升檔案數(shù)據(jù)庫管理軟硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標等規(guī)范性[3]。這樣今后電子目錄進入檔案館時可以讓數(shù)據(jù)得以共享，解決因為軟件不一樣造成不能轉(zhuǎn)換、讀取數(shù)據(jù)等情況。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢在必行，事業(yè)單位在檔案管理的過程中，應(yīng)大刀闊斧，從根本上做徹底的革新。立足現(xiàn)狀，加強對檔案管理工作的認識，以現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺，對檔案進行數(shù)字化、虛擬化處理，以便更高效、更深入地履行檔案管理信息化管理的進程，確實將檔案管理工作進行科學(xué)化、規(guī)范化管理的道路，開創(chuàng)新時代事業(yè)單位檔案管理工作新局面，產(chǎn)生相應(yīng)的社會效益，進一步促進社會主義和諧社會的建設(shè)。