論信息化在中職檔案管理中的應(yīng)用

于紅波

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

1 中職學(xué)校檔案信息化管理的必要性

1.1 資源共享的必要

網(wǎng)絡(luò)在現(xiàn)代的使用越來(lái)越廣泛，比起查閱紙質(zhì)書(shū)籍，人們更愿意在網(wǎng)上查詢數(shù)據(jù)，尋找答案，所以在時(shí)代的驅(qū)使下，數(shù)字化校園建設(shè)也在逐步完善中，中職學(xué)校教學(xué)、科研、管理個(gè)個(gè)方面都在進(jìn)行信息化建設(shè)，檔案管理的信息化建設(shè)也是學(xué)校發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，人們對(duì)信息時(shí)效性的需求也是不斷增加，中職學(xué)校檔案進(jìn)行信息化管理可以讓信息實(shí)現(xiàn)時(shí)間和空間的共享，對(duì)于人們工作效率的提高有很大的幫助[1]。

1.2 檔案管理與服務(wù)的需要

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，工作人員主要作為檔案信息的整理者，檔案進(jìn)行信息化收集、整理與利用會(huì)使得檔案管理員直接轉(zhuǎn)變成檔案資料的審核者，不僅會(huì)使得工作人員工作量大幅減少，也能使檔案的利用周期縮短，管理水平提高。檔案工作人員服務(wù)水平的提高和檔案工作服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)展都需要檔案信息化程度的加深。

2 信息化在中職檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1 加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化的重視

中職學(xué)校應(yīng)加快建立科學(xué)完善的檔案信息化管理制度，將檔案的整理、分類歸納、登記錄入等一系列環(huán)節(jié)形成嚴(yán)格合理的相關(guān)程序，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性；對(duì)于一些必要的紙質(zhì)版檔案，其存放的條件也要有相關(guān)明確的規(guī)定，保證紙質(zhì)版的檔案的完好無(wú)損；同時(shí)，也要加強(qiáng)學(xué)校相關(guān)檔案的安全工作，建立學(xué)校檔案系統(tǒng)的安全網(wǎng)，保障電子版的檔案信息的安全性，對(duì)于電子檔案信息要及時(shí)進(jìn)行備份，防止由于突發(fā)原因，造成相關(guān)電子檔案信息的丟失。

2.2 檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

收集和整理校內(nèi)各二級(jí)部門的電子文檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與校內(nèi)各辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效對(duì)接。掃描、加工、處理檔案室的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，將其轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形、流媒體等數(shù)字格式的信息，便于儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，使其實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。網(wǎng)絡(luò)傳播與收集，可以使得中職學(xué)校拓寬檔案的渠道，部分開(kāi)放的檔案信息資源也可以讓學(xué)校和社會(huì)更方便的利用檔案。學(xué)校也可以根據(jù)自己的特色建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案室的利用率有所提高，同時(shí)減少損害原件。信息化管理可以讓人們更好地看到這些檔案，那其中就存在一個(gè)安全問(wèn)題，信息安全問(wèn)題在當(dāng)代社會(huì)更應(yīng)該受到關(guān)注?，F(xiàn)在，檔案管理軟件的使用人員普遍存在職責(zé)、權(quán)限不明確的問(wèn)題，要進(jìn)行信息化建設(shè)就要做好安全措施，不僅體現(xiàn)在管理人員的權(quán)限與責(zé)任上，還要考慮到信息安全的硬件設(shè)備。信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，軟件的技術(shù)支撐，實(shí)施切實(shí)可行的管理措施和技術(shù)手段，盡可能的降低檔案信息化過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 完善信息化安保體系

隨著中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展，檔案信息的應(yīng)用也變得越來(lái)越廣泛，其安全性的作用也突顯了出來(lái)。由于檔案內(nèi)容具有一定的保密需求，且涉及到使用權(quán)限的問(wèn)題，所以在建設(shè)工作上，要對(duì)檔案信息的安全管理體制進(jìn)行逐步的完善。在實(shí)際的安保體系建設(shè)中，首先，可以按照國(guó)家頒布的信息安全管理法律進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。其次，在對(duì)檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該增強(qiáng)安全意識(shí)，杜絕泄密事件的發(fā)生。最后，要應(yīng)用已有的防護(hù)措施，像防火墻、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，可以結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行綜合化的應(yīng)用，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具備一個(gè)正常的運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

2.4 提高檔案信息化程度

中職學(xué)校應(yīng)提高學(xué)校檔案信息化的程度，首先，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化的相關(guān)配套設(shè)施的投入，采購(gòu)能夠全面滿足學(xué)校檔案信息化數(shù)量的打印機(jī)、電腦、掃描儀等相關(guān)電子設(shè)備，確保電子設(shè)備能夠全面滿足學(xué)校檔案信息化的需求。其次，加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校相關(guān)人員的投入，對(duì)于學(xué)校相關(guān)檔案部門人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，提高其對(duì)于檔案信息化的相關(guān)專業(yè)技能的掌握，適應(yīng)學(xué)校檔案信息化的專業(yè)要求。最后，增加檔案信息化初期的檔案整理人數(shù)，加快將檔案信息化提上議程，不斷推進(jìn)檔案信息化工作的全面展開(kāi)[2]。

2.5 實(shí)現(xiàn)信息同步化與實(shí)時(shí)化

檔案的信息資源是學(xué)校的核心內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行妥善的管理對(duì)學(xué)校自身的發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。因此，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐，將電子信息化的管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。同時(shí)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的信息平臺(tái)，對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，而且操作簡(jiǎn)單，這對(duì)保存資料的完整性，以及快速查找都有積極作用，也提高了工作的效率。

2.6 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)

首先應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識(shí)，建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)，避免系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、重復(fù)工作等問(wèn)題的出現(xiàn)。按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理。重視信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，將所有的紙化檔案進(jìn)行重點(diǎn)篩選，按照相關(guān)的規(guī)定完成信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，對(duì)原有館藏的資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。應(yīng)根據(jù)管理的實(shí)際工作內(nèi)容，選擇最適合的現(xiàn)代化設(shè)備，保證檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理。同時(shí)相關(guān)的工作人員盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作，提高服務(wù)質(zhì)量，敢于大膽實(shí)踐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)工作中，相關(guān)人員需要就傳統(tǒng)管理方法中暴露出的問(wèn)題，進(jìn)行切實(shí)有效的改進(jìn)，通過(guò)引入一些相應(yīng)的完善措施，盡可能提升院校的檔案管理工作水平，為我國(guó)教學(xué)體系的完善，做出有益的貢獻(xiàn)。