數(shù)字化檔案在檔案管理中的應(yīng)用

劉愛新

【摘? 要】檔案作為一種重要的信息資源，蘊(yùn)藏著豐富的知識信息資源。當(dāng)前檔案信息的類型和形式在不斷變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)快速發(fā)展的信息時代。檔案是社會信息資源的重要組成部分，它已經(jīng)滲透到社會生活的方方面面。檔案信息化建設(shè)已成為信息時代檔案工作者的重要任務(wù)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意義重大。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化管理;檔案隊伍;工作效率

1 數(shù)字化檔案管理的特點

按照傳統(tǒng)的借閱檔案操作流程，查閱人必須親自到檔案管理中心查詢，并復(fù)印所需文件。查閱過程需要較長時間，影響實時性。如果查閱在不同的地方查找信息，這個問題就會更加突出。紙上的文檔不能滿足很多人的需要。如果同時查閱相同的文件，會排隊等候，影響文件利用的及時性。檔案數(shù)字化、信息化解決了這些問題，實現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確的檢索，適用于復(fù)雜模糊檢索功能。查閱需要的公司名稱或其他用戶所需的信息可被迅速獲取，如有必要，直接點擊打印。檔案管理系統(tǒng)可以為很多人提供服務(wù)，只需在多臺電腦上安裝一個檔案管理系統(tǒng)，就可以讓許多人看到相同的檔案數(shù)據(jù)，不必排隊等待。當(dāng)聯(lián)機(jī)傳輸完成后，檔案傳輸方式可以實現(xiàn)，提高了傳輸速度，保證了信息安全。保證了檔案保管的穩(wěn)定性，能夠長期保存，不受外界環(huán)境變化的影響。數(shù)字化檔案的儲藏方法多種多樣，便于管理、攜帶和參考。該系統(tǒng)使資料錄入管理系統(tǒng)更加完善，進(jìn)一步實現(xiàn)了資源的共享，為后續(xù)工作提供了便利。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大降低了操作難度，縮短了作業(yè)時間。如果有檔案需要修改，直接用電腦直接操作，快速查找目標(biāo)文件，隨意修改，還包括讀取檔案，統(tǒng)計等功能。

2 數(shù)字化檔案在工程管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 檔案管理者對數(shù)字化檔案管理缺乏重視

更新知識需要一段時間，但一般企業(yè)或單位并不能敏銳地感受到知識的變化。除了專業(yè)的檔案管理者對數(shù)字化檔案管理高度重視外，社會各大企事業(yè)單位對數(shù)字化檔案管理也普遍關(guān)注不夠。很多企業(yè)和社會對檔案的管理保管基本上都是紙上談兵，沒有專門的規(guī)章制度。同時，由于檔案保護(hù)措施的不完善，造成了不少企業(yè)單位檔案不全。

2.2 管理者對檔案管理的安全性認(rèn)識不足

目前，檔案管理者對檔案管理的安全意識有了一定的認(rèn)識，一般企業(yè)檔案管理工作中，除檔案館等專業(yè)機(jī)構(gòu)外，還存在一些不足。由于企業(yè)、單位檔案管理人員缺乏專業(yè)管理能力，知識儲備不足，不熟悉檔案管理的基本操作。同時，在檔案管理出現(xiàn)問題時，沒有人敢承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，因而存在推脫責(zé)任的問題。還有，檔案管理機(jī)器設(shè)備并不是專門用于專機(jī)管理的，存在很多一機(jī)多用的情況。這種方法容易造成設(shè)備管理系統(tǒng)癱瘓，同時也存在公司機(jī)密泄露等問題。

2.3 數(shù)字化檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

數(shù)字化檔案管理對檔案管理人員的計算機(jī)水平有一定的要求，從事檔案管理的人員一般是沒有經(jīng)過數(shù)字化培訓(xùn)的老齡化員工。雖然一般的社會組織或企業(yè)都存在一些傳統(tǒng)的檔案管理方式，但他們對數(shù)字檔案的信任程度并不高。在經(jīng)歷了非數(shù)字化的檔案管理難題之后，檔案管理者并沒有完全改變檔案管理的方式，更不用說現(xiàn)代社會具有高綜合素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才一般選擇在檔案管理機(jī)構(gòu)就職，一般企業(yè)的檔案管理人才缺乏。

3 數(shù)字化檔案管理要遵循的基本原則

實行數(shù)字化管理，應(yīng)制定目標(biāo)明確的管理制度和實施方案，在相關(guān)機(jī)制設(shè)計上注重與檔案管理基本要求的平衡，形成長效管理機(jī)制，構(gòu)建行之有效的有效管理體系。

第一，必須堅持?jǐn)?shù)字化檔案管理的相關(guān)原則，不能滿足實際應(yīng)用效果的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是失敗的。要建立健全制度體系，關(guān)注數(shù)字檔案發(fā)展的特點，充分認(rèn)識到數(shù)字檔案在管理過程中因主客觀因素造成的問題，把握好相關(guān)管理要素，制定有針對性的管理制度和規(guī)則。同時，在制定管理制度時，要注意與時俱進(jìn)，在發(fā)展過程中優(yōu)化調(diào)整，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化實施的高效創(chuàng)新。

第二，要遵循制度完備性原則，科學(xué)、合理地完善現(xiàn)行管理制度，遵循科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，應(yīng)不斷優(yōu)化和完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，努力實現(xiàn)檔案管理的全面數(shù)字化，為自身管理體系完成新一輪創(chuàng)新提供內(nèi)在動力。

第三，必須認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理是動態(tài)發(fā)展的，把握系統(tǒng)發(fā)展的脈絡(luò)，不斷進(jìn)行自我檢討，確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的調(diào)整能夠跟上技術(shù)的發(fā)展，并能夠根據(jù)人們對數(shù)字檔案的需求進(jìn)行存儲，從而提高檔案管理的整體活力。

第四，落實有效的數(shù)字化檔案管理監(jiān)督原則，制定完善的監(jiān)管政策，做好檔案監(jiān)管工作。目前，數(shù)字檔案管理還處于探索和嘗試階段，需要跟蹤整個數(shù)字檔案管理的動態(tài)變化，在建立過程中進(jìn)行縱向比較，避免建立過程中產(chǎn)生偏差，實施有效的管理策略，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)。

4 數(shù)字化檔案管理優(yōu)化對策

4.1 加大檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識

為了進(jìn)一步提高檔案管理意識，有必要加大新檔案政策的宣傳力度。提高檔案管理人員的實踐能力，掌握新政策的專業(yè)知識。檔案管理工作的發(fā)展，要求檔案管理者要積極對照新舊政策，不斷優(yōu)化策略，創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理效率。在學(xué)習(xí)理論知識的同時，政策宣傳可以在認(rèn)知層面對檔案管理人員的素質(zhì)水平產(chǎn)生潛移默化地影響，使他們通過學(xué)習(xí)理論知識，不斷將工作實踐與專業(yè)理論相比較，提高檔案管理水平。

4.2 健全檔案整理工作機(jī)制，提升檔案整理效率

由于歸檔過程的復(fù)雜性，需要一套溝通機(jī)制，以減少漏、錯的可能性，有效提高檔案資料的效率。檔案工作流程經(jīng)常涉及多個部門，建立檔案整理機(jī)制可以有效地改善溝通問題。檔案管理部門要在一個月內(nèi)及時整理檔案資料，整理后及時錄入檔案管理系統(tǒng)，以降低丟失檔案的風(fēng)險。

4.3 積極推動檔案精細(xì)化管理，提高檔案整理水平

第一，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作條例和其他相關(guān)規(guī)范性文件。對檔案材料進(jìn)行整理時，要仔細(xì)了解每種材料的形成時間、原因、形成背景、分類和歸納。面對繁重的工作任務(wù)，為了更好地提高實際工作效率，降低文件誤碼率，不斷細(xì)化整理流程，具有重要意義。第二，在收集、審閱、歸檔過程中，要完善執(zhí)行程序，尤其要認(rèn)真核對檔案材料。如有差錯應(yīng)按程序登記，并退回材料成形部重新制作。第三，數(shù)字檔案管理是新技術(shù)時代檔案整合的重要體現(xiàn)，目前，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中只能發(fā)揮不可替代的作用。因此，在實際操作中，需要通過科技手段，如電子掃描等科技手段，將備案時間和檔案況輸入計算機(jī)，方便后期查詢。

4.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

管理者是檔案數(shù)字化建設(shè)的實施者和執(zhí)行者。只有提高專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，才能為檔案管理工作的質(zhì)量和效率提供可靠保障。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其計算機(jī)操作水平，使其能熟練運(yùn)用檔案數(shù)字化技術(shù)。隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理者也應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高自身素質(zhì)，掌握各種技能和技術(shù)，做好檔案保密工作，保證數(shù)字化檔案管理的順利進(jìn)行。此外，安全方面要注重企業(yè)檔案數(shù)字化管理，這就要求檔案管理者要增強(qiáng)自身的安全意識，加強(qiáng)檔案資料的保存，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的安全可靠。

結(jié)束語

檔案作為重要的信息資源，其重要性不言而喻。當(dāng)前檔案工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，必須積極應(yīng)對。數(shù)字檔案管理建設(shè)是適應(yīng)社會和時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案管理者應(yīng)學(xué)以致用，掌握信息化，為檔案工作和社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王惠玲.檔案數(shù)字化運(yùn)用管理分析[J].城建檔案，2018（01）：30-31.