關(guān)于大型企業(yè)成熟套裝軟件完善提升階段特點的思考

祁宏

【摘 要】隨著我國企業(yè)逐步與國際接軌，信息化企業(yè)管理與運營成為企業(yè)降本增效的有效手段，部署成熟套裝軟件成為企業(yè)開展信息化建設(shè)的必由之路。大型企業(yè)部署成熟套裝軟件后，面臨著深化應(yīng)用和完善提升的艱巨任務(wù)。通過認(rèn)真分析某大型企業(yè)成熟套裝軟件完善提升階段項目管理工作所面臨的新特點、新風(fēng)險、新形式，為探索在復(fù)雜環(huán)境下提升項目質(zhì)量提供新的思路。

【Abstract】With the gradual integration of China's enterprises with international standards， the informatization management and operation of enterprises has become an effective means for enterprises to improve efficiency and reduce costs， and deploying mature software package is the only way for enterprises to carry out informatization construction. After deploying mature software package， the large enterprises face the arduous task of deepening the application and improving the promotion. Through carefully analyzing the new features， new risks and new forms of project management in the stage of improving and upgrading the mature software package of a certain large enterprise， the new idea of improving the project quality under the complex environment is explored.

【關(guān)鍵詞】成熟套裝軟件；完善提升；項目管控

【Keywords】 mature software package； perfection and promotion； project management and control

【中圖分類號】F279.23 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）09-0133-02

1 引言

大型企業(yè)通過部署成熟套裝軟件，推動集約化管理，實現(xiàn)集中管控。成熟套裝軟件的部署是一個長期而不斷改進(jìn)的過程，在軟件深化應(yīng)用和完善提升階段，項目環(huán)境發(fā)生變化，管理呈現(xiàn)新的特點并面臨新的挑戰(zhàn)。要圍繞業(yè)務(wù)管理，推進(jìn)軟件系統(tǒng)與核心業(yè)務(wù)的自然融合和深度支撐，確保系統(tǒng)柔性適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程和管理要求的不斷深化。

2 完善提升階段項目管理工作的新特點

2.1 任務(wù)來源分散

在成熟套裝軟件試點和推廣階段，項目任務(wù)來源主要是信息管理部門，任務(wù)內(nèi)容、項目管理模式相對固定，并有成熟經(jīng)驗可供借鑒，易于管理。在信息系統(tǒng)完善提升階段，任務(wù)來源遍布多個業(yè)務(wù)部門，從原來的“一對一”模式轉(zhuǎn)變到目前的“多對一”和“多對多”的局面，增加了項目管理難度[1]。

2.2 任務(wù)周期緊迫

在成熟套裝軟件的完善與提升階段，其工作量、工作進(jìn)度要求遠(yuǎn)非項目正常開展所能夠完成，往往造成項目組人員緊張、項目計劃調(diào)整頻繁，需要大量加班才能按期完成任務(wù)。

2.3 任務(wù)關(guān)系復(fù)雜

企業(yè)下達(dá)的工作任務(wù)通常從任務(wù)的來源確定任務(wù)歸屬，如財務(wù)的工作任務(wù)僅下達(dá)給財務(wù)項目組，很少將工作任務(wù)內(nèi)容也通知到與工作任務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)部門和項目組，這樣就給項目組帶來了跨部門、跨系統(tǒng)、跨模塊的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)及技術(shù)配合的困難。

2.4 系統(tǒng)連續(xù)運行

當(dāng)成熟套裝軟件已經(jīng)全覆蓋應(yīng)用，涉及完善提升時，必須考慮現(xiàn)有業(yè)務(wù)及系統(tǒng)存量數(shù)據(jù)連續(xù)應(yīng)用需求，保證系統(tǒng)連續(xù)運行，業(yè)務(wù)持續(xù)開展。因此必須制定周密的方案，縮短系統(tǒng)完善提升切換時間，確保切換后相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可追溯性和延續(xù)性，保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整和業(yè)務(wù)操作的延續(xù)性，實現(xiàn)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平穩(wěn)切換，最小化系統(tǒng)切換對業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的沖擊與影響。

3 完善提升階段項目管理面臨的新風(fēng)險

3.1 項目進(jìn)度難以把控

在成熟套裝軟件試點和推廣階段，項目各模塊的工作開展采取同步推進(jìn)的方式，按照實施方法論已經(jīng)明確每個階段的實施步驟，完成相應(yīng)的工作任務(wù)，在項目管理上所需要的也就是統(tǒng)籌把控項目進(jìn)度。但是在系統(tǒng)完善提升建設(shè)階段，成熟套裝軟件中的每個模塊都成為既各自獨立又與其他模塊相互關(guān)聯(lián)的項目個體，而且項目中每個階段之間也是既獨立又關(guān)聯(lián)的項目過程。這就造成了項目管理工作中除了要關(guān)注成熟套裝軟件整體的項目進(jìn)度外，還要關(guān)注項目個體中單個項目的項目進(jìn)度，以及項目中項目階段實施步驟的差異。由于項目進(jìn)度關(guān)注點的大量增多，增加了對項目進(jìn)度把控的難度，稍有遺漏，就會影響到整個項目的實施進(jìn)度[2]。

3.2 項目質(zhì)量難以檢查

由于不同的項目階段之間存在實施步驟差異，加之在同一時間內(nèi)可能會同時開展多個項目過程，這樣就造成了資源的分散，使得成熟套裝軟件試點推廣期間的大兵團(tuán)作戰(zhàn)轉(zhuǎn)變?yōu)榉纸M或者單兵作戰(zhàn)，相互制約、相互配合、相互檢查的工作環(huán)節(jié)減少或者缺失，造成項目過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題很難被發(fā)現(xiàn)，為項目后期的質(zhì)量保障留下隱患。

3.3 項目問題難以及時發(fā)現(xiàn)

在系統(tǒng)完善提升建設(shè)階段，項目的工作內(nèi)容分散、項目階段相對獨立，而且每個項目階段都或多或少地存在實施步驟差異及跨系統(tǒng)、跨模塊評估不到位的現(xiàn)象，項目工期短任務(wù)重。如何及時發(fā)現(xiàn)項目各階段狀態(tài)是否正常、人力資源需求是否保證、工作環(huán)節(jié)銜接是否順暢、工作難度和時間分配是否合理、資源分配是否最佳等等，都成了項目開展過程中難以預(yù)測、難以發(fā)現(xiàn)、難以及時規(guī)避的風(fēng)險。

3.4 項目關(guān)系難以統(tǒng)籌兼顧

成熟套裝軟件所承載的多業(yè)務(wù)管理平臺，決定了任何一項工作任務(wù)對系統(tǒng)的影響不僅限于本模塊業(yè)務(wù)，若對業(yè)務(wù)及集成的復(fù)雜度評估不夠，將導(dǎo)致整個系統(tǒng)不可預(yù)知的風(fēng)險大量出現(xiàn)。主導(dǎo)業(yè)務(wù)模塊在項目實際開展過程中的任務(wù)量并不一定是最多，但要承擔(dān)多個單體項目的整體協(xié)調(diào)、工作分工、計劃執(zhí)行、進(jìn)度匯報等多項工作。特別是在年末工作任務(wù)扎堆下達(dá)階段，會同時出現(xiàn)多個跨業(yè)務(wù)的項目任務(wù)，每個主導(dǎo)業(yè)務(wù)模塊都要求如期完成工作任務(wù)，給項目經(jīng)理的總體協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)間影響、工作量分析、資源分配（如人力資源、時間資源等）帶來了不少困難。

4 完善提升階段項目管控的新形式

針對成熟套裝軟件完善提升建設(shè)階段的新特點和對項目管理工作產(chǎn)生的影響以及如何抑制和減少項目管理工作中存在的各種顯性和隱性風(fēng)險，自覺接受和滿足項目管控的各類需求，下面就項目相關(guān)方對項目管理的關(guān)注度進(jìn)行簡要分析[3]。

項目相關(guān)方可以分為三個層面：項目領(lǐng)導(dǎo)層、項目管理層、項目實施層；把項目工作的開展由高到低細(xì)分為六個部分：項目群、項目、工作任務(wù)、工作項、工作內(nèi)容、工作進(jìn)度。

項目群：成熟套裝軟件的完善提升建設(shè)由于涉及多個項目和多項業(yè)務(wù)，可以作為一個小項目群進(jìn)行管理。

項目：完善提升階段成熟套裝軟件的每個業(yè)務(wù)模塊都可以作為一個獨立的項目進(jìn)行管理。

工作任務(wù)：每個項目包含多項工作任務(wù)，而且這些工作任務(wù)會分階段下達(dá)，工作任務(wù)之間不一定具有可銜接性和連續(xù)性。

工作項：對工作任務(wù)的細(xì)化分解。分解的原則是工作項邊界清楚、時間要求節(jié)點明確、工作內(nèi)容清晰。

工作內(nèi)容：項目實施過程中具體要完成的工作。

工作進(jìn)度：工作內(nèi)容完成的狀態(tài)、質(zhì)量。

首先項目領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注項目的總體進(jìn)度，項目領(lǐng)導(dǎo)層工作繁忙，對成熟套裝軟件項目的關(guān)注點更多在項目的進(jìn)度是否按項目計劃開展，對重要的工作任務(wù)會有所關(guān)注。其次，項目管理層關(guān)注項目的具體實施內(nèi)容和進(jìn)度。

項目管理層定義為信息專責(zé)和實施方的項目群經(jīng)理，其主要關(guān)注點為：①項目詳細(xì)計劃、調(diào)整計劃、資源配置、人員需求； ②成熟套裝軟件項目的實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度的吻合度，影響項目進(jìn)度產(chǎn)生的原因、問題清單等；③工作任務(wù)的來源、工作任務(wù)完成的主要時間節(jié)點；工作項的劃分是否合理、工作項的個數(shù)等；④工作內(nèi)容的成果交付物是否與實際工作內(nèi)容相符；⑤工作內(nèi)容在不同時間段的實際進(jìn)展情況；⑥工作內(nèi)容的人員分工等。

項目實施層關(guān)注項目的具體實施過程和項目質(zhì)量。項目實施層定義為項目實施方的項目群經(jīng)理、實施經(jīng)理、項目組長。其主要關(guān)注點為：①項目計劃的制訂、調(diào)整、執(zhí)行情況；②工作任務(wù)的來源、工作時間要求、人員工作現(xiàn)狀；③工作內(nèi)容劃分是否合理，具體的工作內(nèi)容明細(xì)，工作內(nèi)容配置的顧問人選；④工作內(nèi)容交付物的交付清單、交付時間、存檔位置；⑤影響工作進(jìn)度的問題清單，問題處理進(jìn)展；⑥工作內(nèi)容的實際進(jìn)度，工作內(nèi)容完成后成果是否及時歸檔；⑦根據(jù)工作任務(wù)對項目顧問資源的提前統(tǒng)籌準(zhǔn)備；⑧通過對項目成員任務(wù)數(shù)量和質(zhì)量的評估，優(yōu)勝劣汰，提升項目團(tuán)隊的整體實力。

大型企業(yè)部署成熟套裝軟件是一項長期系統(tǒng)性工程，為企業(yè)實施集中管控與集約化管理提供支撐，是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)流程有效落地的手段。了解完善提升階段項目管理工作所面臨新特點、新風(fēng)險、新形式，將為探索在復(fù)雜環(huán)境下提升項目質(zhì)量提供新的思路。

【參考文獻(xiàn)】

【1】【美】凱西﹒施瓦爾貝.IT項目管理（第八版）[M].孫新波，朱珠，賈建峰，譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2017.

【2】柳純錄.信息系統(tǒng)項目管理師教程（第二版）[M].北京：清華出版社， 2008.

【3】吳吉義.信息系統(tǒng)項目管理案例分析教程（第二版）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2008.