信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究

盧道錦

【摘要】檔案信息化建設(shè)是檔案管理的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案管理發(fā)展趨勢的必然要求。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的背景下，不動產(chǎn)登記檔案管理要根據(jù)社會發(fā)展的特點與需求，加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理。

【關(guān)鍵詞】不動產(chǎn)檔案；信息化管理；數(shù)字化

不動產(chǎn)登記檔案是指不動產(chǎn)登記部門在不動產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產(chǎn)登記簿，包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。當(dāng)前，在住房制度改革不斷深化、房地產(chǎn)市場迅猛發(fā)展、地產(chǎn)市場宏觀調(diào)控政策實施、國家不動產(chǎn)契稅政策調(diào)整以及子女入學(xué)等諸多因素的影響下，相關(guān)政府部門、群眾對不動產(chǎn)檔案的利用需求不斷增長。在這樣的背景下，做好不動產(chǎn)登記檔案信息化工作，對于滿足社會日益增長的不動產(chǎn)登記檔案利用需求，確保不動產(chǎn)登記工作的準(zhǔn)確性、高效性和便捷性，具有重要意義。作為一名多年管理不動產(chǎn)登記檔案的人員，筆者認(rèn)為要實現(xiàn)對不動產(chǎn)登記檔案管理信息化，必須做到“四個堅持”：

一、檔案管理信息化必須堅持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在不動產(chǎn)統(tǒng)一登記規(guī)定出臺之前，不動產(chǎn)登記工作主要由國土、住建、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門進行，且各部門有自己的管理制度，這樣使得登記信息混亂，檔案管理分散，各部門檔案信息管理體系標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范管理工作發(fā)展不協(xié)調(diào)，使不動產(chǎn)登記檔案管理工作進行極不規(guī)范。多年來，不動產(chǎn)登記機關(guān)的職能過于分散，各部門采用不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同的數(shù)據(jù)采集方式、精度要求等。每個部門的管理側(cè)重點不同，致使檔案信息資源不能共享、互通，不僅給利用者的查閱帶來了極大不便，而且對不動產(chǎn)檔案信息的完整性及保密性產(chǎn)生了不良的影響。因此，要對分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案進行整合，實現(xiàn)“三統(tǒng)一”：一是統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。要求不動產(chǎn)登記檔案對涉及不動產(chǎn)物權(quán)的所有事項均做出真實、詳細、具體、明確的記載，并必須具有嚴(yán)格統(tǒng)一、規(guī)范適用的格式。二是統(tǒng)一實施信息化管理。在制定不動產(chǎn)信息管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)總體方案時，將不動產(chǎn)登記檔案信息管理平臺列入建設(shè)總體規(guī)劃，上級部門應(yīng)盡快出臺指導(dǎo)性文件，加快推進不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)。尤其應(yīng)該利用好“物聯(lián)網(wǎng)”“大數(shù)據(jù)”“云計算”等技術(shù)，讓每卷實物檔案與不動產(chǎn)登記信息關(guān)聯(lián)，還可起到自動定位、自動統(tǒng)計、智能監(jiān)管等作用，推廣利用移動通信終端，實現(xiàn)登記簿信息可自助查詢。三是統(tǒng)一實行集約化管理。有必要建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的不動產(chǎn)登記檔案館，將整合分散在相關(guān)職能部門登記信息的按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與管理系統(tǒng)進行規(guī)范化管理，推進不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實現(xiàn)信息共享。

二、檔案管理信息化必須堅持?jǐn)?shù)字化管理

不動產(chǎn)檔案最初是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存受到多方面的影響，尤其對于內(nèi)容價值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好顯得尤為重要。另外，檔案要經(jīng)常進行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來很大的困擾。因此，要轉(zhuǎn)變不動產(chǎn)檔案的管理模式，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)等對檔案信息進行采集、整合及儲存，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化及檔案信息一體化，加強不動產(chǎn)檔案管理信息化的推廣與應(yīng)用。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理指的是利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)以及設(shè)備，即計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對不動產(chǎn)檔案信息進行收集、整理、存檔等，最終通過利用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)對不動產(chǎn)的檔案管理。在數(shù)字化檔案管理中，檔案信息多以電子檔案或者數(shù)字檔案的狀態(tài)被儲存或使用，在相關(guān)檔案信息的調(diào)用過程中，使用者必須借助計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行信息檢索操作，而且借助數(shù)字化系統(tǒng)，檔案信息會更加全面，而且檔案管理工作會更加方便和高效。一是嚴(yán)格遵循檔案信息建設(shè)規(guī)定，確保信息真實準(zhǔn)確。不動產(chǎn)檔案信息管理是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，為了確保工作實施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設(shè)管理過程中，必須遵循國家的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和程序進行嚴(yán)格操作，特別是工作人員在進行檔案收集和整理過程中，必須保證不動產(chǎn)檔案信息的完整、真實和準(zhǔn)確。二是建立統(tǒng)一信息平臺，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范機制。以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等功能，同時嚴(yán)格保護數(shù)據(jù)，注重網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范。三是構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)信息化利用。充分利用信息化技術(shù)，為不動產(chǎn)登記檔案構(gòu)建一個管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全傳輸、充分共享，為社會提供多維的、一體化的信息服務(wù)。數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的搭建，是以數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理為基礎(chǔ)，通過建立數(shù)字化平臺，最終實現(xiàn)對數(shù)字化不動產(chǎn)檔案的科學(xué)管理。

三、檔案管理信息化必須堅持創(chuàng)新服務(wù)方式

在提高檔案管理信息化水平的同時，也要強化不動產(chǎn)檔案利用的服務(wù)意識，做到檔案管理為不動產(chǎn)登記檔案利用而服務(wù)。一是運用“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”。為貫徹落實國家關(guān)于推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和開展信息惠民的要求，可以采取“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+服務(wù)方式”，即查檔申請人通過網(wǎng)上申請，提交查閱不動產(chǎn)登記檔案所需的資料，網(wǎng)上申請系統(tǒng)自動將查檔申請信息提交到內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，查檔工作人員獲取申請信息并開具不動產(chǎn)登記查詢證明，采用快遞到付的方式寄送給申請人。二是提供自助式查檔服務(wù)。即在行政服務(wù)中心、圖書館等人流密集的公共場所設(shè)置不動產(chǎn)登記檔案自助查檔終端設(shè)備，設(shè)備包括工控機、觸摸屏、打印機、身份證識別儀、攝像頭、揚聲器等，查檔申請者可在設(shè)備上刷身份證，設(shè)備自動檢測申請者的人臉并進行拍照，接著按照申請者要求提供檔案信息查詢服務(wù)，并打印查詢結(jié)果，自助完成檔案查閱利用的整個過程。三是為部門單位提供專門化服務(wù)。組織部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等特定政府部門在人事調(diào)整、違紀(jì)跟蹤等工作中，需要查詢不動產(chǎn)登記檔案信息。為這些部門提供服務(wù)時，可以采取延伸查檔的服務(wù)方式，即通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，采取網(wǎng)絡(luò)安全準(zhǔn)入、CA認(rèn)證等安全措施，延伸不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)接入范圍，方便這些部門查檔。民政部門、法院、銀行等單位在查詢權(quán)利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無房屋登記信息或房屋登記數(shù)量時，需要不動產(chǎn)登記檔案信息。為這些單位提供服務(wù)時，考慮到其所查閱的檔案數(shù)量龐大，可提供數(shù)據(jù)接口查詢方式。

四、檔案管理信息化必須堅持專業(yè)人才培養(yǎng)

在數(shù)字化時代，檔案管理更需要技術(shù)型人才。為了有效推動不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，不動產(chǎn)登記部門應(yīng)重視專業(yè)技術(shù)人才的引入和培養(yǎng)。一是制定人才隊伍建設(shè)規(guī)劃。圍繞“培養(yǎng)、吸引、使用”三個環(huán)節(jié)，加強高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)和造就一大批有理想、有道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型人才和各類專門人才，推動檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。二是加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。采取“請進來”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓(xùn)與分類指導(dǎo)相結(jié)合、專家授課與個人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。在相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)過程中，主要進行理論知識傳遞和實踐操作培訓(xùn)，如理論知識包括計算機病毒的形成和傳播、必需供給數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的方式和途經(jīng)等，實踐操作可以是檔案信息的正確存儲和錄入方式、檔案信息的正確訪問方式以及如何減少辦公計算機而降低信息泄露可能性的操作方式等。通過此類培訓(xùn)，使檔案信息管理工作人員能夠更好地規(guī)范自己的行為，以維護不動產(chǎn)登記檔案信息的安全性。三是引進高素質(zhì)的管理人才。為適應(yīng)數(shù)字化檔案管理要求，重點引進掌握現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理的人才，提高不動產(chǎn)登記檔案管理信息化管理水平。