地質(zhì)檔案管理利用及信息化探討

楊海波 孫樹峰

【摘要】本文結(jié)合工作實際，對地質(zhì)檔案管理信息化及其利用過程中存在的問題以及相應(yīng)的應(yīng)對策略進行闡述。

【關(guān)鍵詞】地質(zhì)；檔案管理；信息化

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，我國的地質(zhì)檔案管理漸漸走向信息化，這樣的趨勢已經(jīng)越來越明顯?？墒桥c此同時，在這樣的發(fā)展趨勢之下，也出現(xiàn)了許多的問題。一方面，檔案信息化的建設(shè)更新?lián)Q代太快。另一方面，檔案信息化建設(shè)的關(guān)聯(lián)性太高，而且一旦啟動檔案信息化管理，就在某種程度上涉及對人才的引進以及在科學(xué)技術(shù)上的不斷創(chuàng)新等問題，所以，當(dāng)務(wù)之急是解決好這些問題。

一、地質(zhì)檔案信息化的基本含義

檔案部門對于國家的一些地質(zhì)資料用電子信息的方式，錄入到國家的電子檔案當(dāng)中。這樣的信息化建設(shè)，在一定程度上會大大提高相關(guān)工作內(nèi)容的效率。

二、地質(zhì)檔案信息化及利用過程中存在的問題

（一）檔案管理軟件實用性有缺陷。首先，當(dāng)前我們國家的檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫，所以有很多檔案管理軟件應(yīng)運而生。但是，在許多檔案管理軟件當(dāng)中，由于不同的檔案管理部門使用的計算機模型在規(guī)格、型號以及版本上的不同，在實際使用過程當(dāng)中，出現(xiàn)了地質(zhì)檔案信息錄入效率低，甚至很多檔案不能進行錄入等問題，在實用性上存在著很大的問題。而且，這些檔案管理軟件沒有一個合適的平臺，在通用性上也存在著問題。

（二）檔案管理的規(guī)范性有缺陷。首先，在絕大部分地質(zhì)檔案管理部門，對于地質(zhì)檔案的管理沒有一定的標準，這在很大程度上嚴重影響了檔案管理的規(guī)范性。由于檔案管理的等級不同，相應(yīng)的規(guī)范發(fā)展以及服務(wù)的要求也會有所不同，而且有關(guān)單位對于地質(zhì)檔案信息之間的交流非常少，所以就導(dǎo)致文件的共享性不強，這樣有一些單位就沒有辦法得到持續(xù)更新的信息資源，就會使得地質(zhì)檔案信息管理沒有一個統(tǒng)一的標準，大大阻礙了地質(zhì)檔案信息化管理工作的進程。

（三）檔案管理的人才匱乏。眾所周知，數(shù)字信息資源的加工是我們地質(zhì)檔案管理的重要內(nèi)容，所以對于數(shù)字資源加工平臺進行建立，是地質(zhì)檔案管理員非常重要的戰(zhàn)略性活動，因為相關(guān)工作人員要對各個數(shù)字資源進行相互融合，相互重組，還有對他們重新進行分類，最后再使他們形成了一個新的結(jié)合體，所以這就需要工作人員，對于地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的專業(yè)知識，熟練掌握到一定程度，但目前我國地質(zhì)檔案數(shù)字化管理人才依然很匱乏，很多概念都混淆不清，這在一定程度上影響了我國地質(zhì)檔案信息化的發(fā)展進程。

三、地質(zhì)檔案信息化及利用過程中的解決對策

（一）提高檔案管理軟件的實用性。首先有關(guān)單位在對于檔案管理軟件開發(fā)的時候，要多注意它的實用性，首先要考慮，地質(zhì)檔案管理部門所使用的計算機模型是否相同，如果計算機模型不同，那么要想辦法讓它們在使用的過程當(dāng)中，即便有不同規(guī)格，不同的軟件開發(fā)系統(tǒng)也能夠有一定的實用性，簡單來說，就是讓不同規(guī)格，不同開發(fā)系統(tǒng)的計算機模型在一定程度上能夠相互融合，讓它們在一定程度上可以通用，這樣能夠顯著提高地質(zhì)檔案管理的錄入進程，提高有關(guān)單位的工作效率。可以有效解決很多地質(zhì)檔案不能錄入的問題，在一定程度上提高地質(zhì)檔案信息錄入的效率。所以，如果有一個合適的平臺，讓這些檔案信息管理軟件可以相互通用，就能夠在某種程度上解決檔案管理軟件在使用上的問題。

（二）提高檔案管理的規(guī)范性。首先我們要明確一個概念，就是檔案信息管理具有一定規(guī)范性的含義，是檔案信息資源共享的一個過程，有關(guān)單位會通過基本文件的指示對信息管理過程當(dāng)中可能涉及的細節(jié)進行規(guī)范化和標準化，使得檔案信息管理有一定的標準。還有就是，要想實現(xiàn)檔案信息的資源共享，那么我們就要在一定程度上把隱藏在文件當(dāng)中的檔案信息隱含價值尋找出來，使得這些隱含信息價值達到最大，這樣在某種程度上，檔案信息資源的隱含價值就會成為我們在無形之中積累的財富。而且我們都知道，地質(zhì)檔案信息一般都是由有關(guān)單位的技術(shù)部門來進行應(yīng)用的，而且技術(shù)部門在一定程度上是一個有著非常統(tǒng)一的科學(xué)標準的部門，所以我們要確保他們的工作與檔案信息進行有效的結(jié)合，與此同時，要求我們在檔案信息方面進行規(guī)范化，這樣才能夠使他們的工作效果達到最佳。

（三）大力培養(yǎng)檔案信息管理的人才。對于數(shù)字信息資源的加工是地質(zhì)檔案信息管理的核心內(nèi)容，所以在我們國家，對于信息資源加工方面人才的要求也是非常高的，所以相關(guān)單位一定要重視在這方面的人才，還要對這方面的人才進行培養(yǎng)，在一定程度上，相關(guān)單位可以定期選擇平時表現(xiàn)積極的人，對他們進行定期培訓(xùn)，并且經(jīng)過一定時間的學(xué)習(xí)，還要對他們的學(xué)習(xí)內(nèi)容進行考核，這樣不但能夠加深相關(guān)工作人員對于檔案信息管理的理解，也能夠在一定程度上幫助他們熟練自己平時的業(yè)務(wù)技能，這樣可以有效緩解國內(nèi)檔案信息管理人才匱乏的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，地質(zhì)檔案信息化的趨勢越來越明顯，要想使得地質(zhì)檔案信息化在實踐的過程當(dāng)中越來越順利，那么我們就要加強這方面人才的培養(yǎng)，使得檔案信息管理具有一定的標準，而且在相關(guān)軟件的開發(fā)上還要注重檔案管理軟件的的實用性。一方面，這樣能夠響應(yīng)國家與時俱進的號召；另一方面，也能夠提升相關(guān)單位的工作效率。

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