黨校圖書館辦公室信息工作初探

胡曉雯

【摘要】辦公室在黨校圖書館中具有重要的作用，其信息工作能力決定了圖書館的服務(wù)效率以及各項業(yè)務(wù)的開展。因此圖書館辦公室工作人員要在提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力的基礎(chǔ)上，加強與其他部門的合作，從而更好地為讀者提供服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校圖書館；辦公室；信息溝通

一、辦公室信息工作的主要內(nèi)容

圖書館是學校的文獻信息中心，是為教學和科研服務(wù)的部門，在圖書館中，辦公室工作內(nèi)容相對復雜：一是承擔著為領(lǐng)導決策和圖書館的發(fā)展提供參謀作用、助手作用和協(xié)調(diào)作用的職能。二是承擔著協(xié)調(diào)多個部門之間的工作、溝通上下、協(xié)調(diào)左右、處理公務(wù)、參與館務(wù)、搞好服務(wù)，包括草擬公文、會議通知、上情下達、下情上達、文件收發(fā)等，每天所接觸到的信息內(nèi)容非常多，其中包括信息收集、信息溝通、信息儲存、信息加工和信息傳輸?shù)裙ぷ?。所以，信息工作在圖書館辦公室工作中占有十分重要的地位。

二、如何做好圖書館辦公室信息工作

（一）圖書館辦公室信息收集的作用。圖書館辦公室工作既有一般辦公室工作的性質(zhì)和特點，又與圖書館專業(yè)有著密不可分的聯(lián)系。有著各種渠道收集的材料信息，如對館藏結(jié)構(gòu)、開放時間的安排、工作量的考核、設(shè)備的添置、崗位的設(shè)置、讀者的意見和建議等。需要提煉出對決策制定有益處的信息，將信息進行綜合和匯總，為館領(lǐng)導決策的制定提供幫助。在制定了相應(yīng)的決策之后，實施過程中要向各個部門進行信息傳遞，將領(lǐng)導的決策轉(zhuǎn)變成為具體工作去實施，并且負責將其他部門在實施過程中遇到的問題，及時向領(lǐng)導進行反映。解決問題保證順利完成工作任務(wù)，實現(xiàn)圖書館整體和諧發(fā)展。

（二）圖書館辦公室信息溝通的作用。辦公室要多與各職能部門和教研部門溝通交流，宣傳圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀；提供他們所需的各種信息，并反映圖書館的困難和需求，使圖書館的各種服務(wù)得以順利開展。隨著圖書館的發(fā)展，越來越傾向于為讀者提供個性化的服務(wù)，通過發(fā)放各類調(diào)查問卷、開座談會、研討會以及利用微信、微博等方式，及時地獲取讀者的真實需求，對讀者的申訴進行整理和匯總，及時向讀者進行反饋，保證第一時間處理問題、妥善解決矛盾，并掌握反饋回來的各類信息，實現(xiàn)與讀者的有效溝通。使圖書館的管理者與讀者之間的距離更近，準確了解讀者的需求，從而為讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）加強信息存儲意識、完善檔案管理工作。檔案是一種重要的信息資源，圖書館辦公室檔案是指辦理完畢的具有查考價值和保存價值的公文材料等，為了以后使用需要保存起來。按照它們之間的內(nèi)在聯(lián)系歸檔，運用科學的方法對檔案分類保管，使檔案資料準確反映黨校及圖書館不同時期的真實情況。主要內(nèi)容：一是上級下發(fā)的各種文件、重要會議材料、本單位的請示、報告、統(tǒng)計報表、總結(jié)、計劃、會議紀要、規(guī)章制度、崗位職責等。二是學校不同時期的教學、科研資料、課件管理情況。讀者數(shù)據(jù)包括讀者的姓名、專業(yè)、所在部門、年齡、借閱數(shù)量、借閱種類、借閱偏好等，包括圖書館人員結(jié)構(gòu)、職稱、數(shù)量、科研、進修情況，圖書館固定資產(chǎn)數(shù)量、名稱、所在地。三是文獻資源采購數(shù)據(jù)、館藏數(shù)據(jù)，各類紙質(zhì)文獻和電子文獻采購的合同、名稱、數(shù)量、價格、館藏地、每年的采購量等。四是圖書館的各種公共活動如閱讀推廣活動、贈書活動、新書推薦等活動的工作計劃、活動的簡報、照片、成果等?，F(xiàn)在的歸檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式，必須緊跟信息處理技術(shù)潮流，運用信息處理技術(shù)規(guī)范建立檔案信息庫，實現(xiàn)資料收發(fā)、處理、傳送、調(diào)用和保存的一體化，在保密的前提下通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享，提高工作質(zhì)量和工作效率。

（四）培養(yǎng)圖書館辦公室人員信息素養(yǎng)，提升處理信息的能力。每天有大量的各種信息在辦公室中流轉(zhuǎn)需要處理，包括領(lǐng)導傳達下來的信息，部門之間傳達的信息，計劃進行下一步工作的信息，這些信息的處理工作量大，若要保證信息處理中的快速性和準確性，就要提升工作人員處理信息的能力。首先，工作人員要掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，能熟練運用計算機和網(wǎng)絡(luò)進行信息處理，找到處理信息的最佳方法，將不同的信息給予劃分，做好信息的篩選、加工、采集、反饋、傳送、和存儲等工作，避免不同的信息混雜在一起，提高信息處理的效率。其次，圖書館辦公室工作的綜合性、專業(yè)性和特殊性要求相關(guān)人員具有較強的圖書館管理方面的知識和經(jīng)驗，從文獻資源的管理、傳遞到讀者意見統(tǒng)計、信息分析、物資使用到圖書館發(fā)展方案的規(guī)劃擬定、日常公文的起草，都要熟知，才能當好領(lǐng)導的參謀、助手，為圖書館的發(fā)展提出合理化建議。

提升業(yè)務(wù)素質(zhì)要以自學和在職培訓為主，要為辦公室人員提供進修、調(diào)研、參加相關(guān)會議、參加各種繼續(xù)教育培訓的機會，同時養(yǎng)成閱讀專業(yè)書籍的習慣，關(guān)心專業(yè)發(fā)展動態(tài)，通過業(yè)務(wù)學習和調(diào)查研究等方法掌握圖書館專業(yè)的發(fā)展、動態(tài)，緊跟圖書館學理論研究與實踐的步伐，把學到的知識運用到工作中。

三、結(jié)束語

隨著黨校教育事業(yè)的發(fā)展，圖書館的作用越來越大，是學校進行教學和科研的主要場所之一。圖書館在提供服務(wù)時，辦公室擔當著關(guān)鍵性的角色。圖書館工作人員提高溝通能力和業(yè)務(wù)技能，可以為圖書館內(nèi)外的聯(lián)系、領(lǐng)導決策的制定及處理讀者的訴求提供有效的幫助。因此全面提升辦公室工作效能，更好地服務(wù)于黨校的教育事業(yè)。

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