企業(yè)員工手冊(cè)的實(shí)踐研究

申梅驊

【摘要】員工手冊(cè)是企業(yè)重要的管理規(guī)范。本文從企業(yè)員工手冊(cè)存在的常見問(wèn)題出發(fā)，對(duì)員工手冊(cè)的作用、制定原則、內(nèi)容設(shè)計(jì)和制定流程進(jìn)行了論述，為企業(yè)制定員工手冊(cè)提供了實(shí)踐指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；員工手冊(cè)；員工

新員工來(lái)公司報(bào)到的第一天，往往會(huì)首先領(lǐng)到一本《員工手冊(cè)》，里面涵蓋了公司管理的方方面面。員工手冊(cè)作為企業(yè)重要的管理規(guī)范，不僅是員工的行動(dòng)指南，也是公司企業(yè)文化的載體。

一、企業(yè)員工手冊(cè)存在的常見問(wèn)題

（一）內(nèi)容不合法。員工手冊(cè)制定的條款違背國(guó)家、當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)。比如上海市規(guī)定男員工享受配偶陪產(chǎn)假10天，而公司員工手冊(cè)卻規(guī)定3天，這種內(nèi)容不合法很容易給公司帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。

（二）未經(jīng)法定程序。不少公司制定員工手冊(cè)未經(jīng)過(guò)民主和公示程序。如果一旦根據(jù)員工手冊(cè)的規(guī)定對(duì)員工的違紀(jì)行為進(jìn)行處罰，公司無(wú)法對(duì)員工手冊(cè)的合法性進(jìn)行舉證。

（三）等于企業(yè)規(guī)章制度匯編。有的公司將員工手冊(cè)等同于制度匯編，完全就是一本公司規(guī)章制度的大拼盤。員工手冊(cè)可以來(lái)源于制度，但不應(yīng)該是公司規(guī)章制度的簡(jiǎn)單復(fù)制粘貼。

（四）未實(shí)時(shí)更新。公司員工手冊(cè)一成不變，多年不更新。比如公司之前在員工手冊(cè)中要求員工上班著正裝，后來(lái)在實(shí)際操作中逐漸放寬到職業(yè)休閑裝，但并未對(duì)員工手冊(cè)中相應(yīng)條款進(jìn)行調(diào)整，一直還是沿用老版本。這樣就會(huì)給員工在執(zhí)行層面造成困擾，也會(huì)給員工手冊(cè)的權(quán)威性大打折扣。

（五）缺乏實(shí)操性。員工手冊(cè)中條款不具備可操作性。例如規(guī)定“員工嚴(yán)重曠工將予以辭退”，但對(duì)“嚴(yán)重曠工”未明確界定，這樣在實(shí)際操作中肯定會(huì)遇到問(wèn)題。

二、員工手冊(cè)的作用

一是幫助員工快速了解公司，掌握行為準(zhǔn)則和工作規(guī)范。二是向員工展示企業(yè)形象，明確企業(yè)核心價(jià)值觀，傳播企業(yè)文化。三是強(qiáng)化公司的管理要求，防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)。

三、員工手冊(cè)制定原則

（一）合法。員工手冊(cè)制定要做到主體合法、內(nèi)容合法、程序合法。1.主體合法：?jiǎn)T工手冊(cè)的制定主體應(yīng)與《勞動(dòng)合同》主體保持一致?，F(xiàn)實(shí)中經(jīng)常存在一種現(xiàn)象，就是集團(tuán)公司、關(guān)聯(lián)公司之間的員工手冊(cè)互為使用的問(wèn)題。員工如果在子公司上班（與子公司簽署勞動(dòng)合同），一旦發(fā)生違紀(jì)事實(shí)，應(yīng)按照子公司員工手冊(cè)進(jìn)行處理，而不能照搬母公司的員工手冊(cè)。2.內(nèi)容合法：?jiǎn)T工手冊(cè)的內(nèi)容必須符合國(guó)家及當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)的要求。有的公司在員工手冊(cè)中限定員工上洗手間的時(shí)間，對(duì)員工基本生理需求進(jìn)行限制是對(duì)人權(quán)的侵犯。3.程序合法：《勞動(dòng)合同法》第四條明確要求，“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定”以及“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者”。員工手冊(cè)涉及員工切身利益，在制定時(shí)要履行民主程序，制定完成后要履行公示或告知程序。

（二）實(shí)用有效。面面俱到的員工手冊(cè)是不存在的，要篩選出“公司最想讓員工掌握”以及“員工最常用”的內(nèi)容，切忌一味追求大而全。在編制時(shí)要體現(xiàn)員工手冊(cè)的工具性，便于員工遵守和對(duì)照?qǐng)?zhí)行，只有具備實(shí)操性的員工手冊(cè)才能真正執(zhí)行到位。

（三）實(shí)時(shí)更新。員工手冊(cè)應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)，要與公司發(fā)展現(xiàn)狀和管理要求相適應(yīng)，不斷地修訂和完善。

四、員工手冊(cè)內(nèi)容設(shè)計(jì)

員工手冊(cè)通常應(yīng)包括如下幾個(gè)模塊的內(nèi)容：

（一）總則。明確員工手冊(cè)編制目的、政策依據(jù)、適用范圍以及使用要求。員工手冊(cè)屬于公司內(nèi)部資料，要說(shuō)明知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保密的要求。

（二）公司簡(jiǎn)介。向員工展示企業(yè)發(fā)展以及企業(yè)價(jià)值觀，包含公司概況、企業(yè)發(fā)展的歷程、企業(yè)愿景、組織架構(gòu)和公司核心價(jià)值體系等。

（三）員工行為規(guī)范。本公司員工應(yīng)該具有的共同的行為特點(diǎn)和工作準(zhǔn)則。舉個(gè)例子，員工手冊(cè)要求“在未經(jīng)公司授權(quán)的情況下，員工不得超越本職業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍從事相關(guān)活動(dòng)”，為便于理解和操作，這里最好要寫明相關(guān)活動(dòng)具體是指哪些

（如以公司名義進(jìn)行考察、談判、簽約、招投標(biāo)、競(jìng)拍、技術(shù)咨詢等）。

（四）獎(jiǎng)懲條例。主要是告知員工“哪些行為會(huì)得到獎(jiǎng)勵(lì)，哪些行為會(huì)受到處罰”，對(duì)員工的行為起到導(dǎo)向性和約束性的作用，體現(xiàn)出企業(yè)的核心價(jià)值觀，最好能夠?qū)l款進(jìn)行細(xì)化和量化。例如員工有突出業(yè)績(jī)和重大貢獻(xiàn)應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，即取得國(guó)家級(jí)及省部級(jí)科技進(jìn)步獎(jiǎng)、自然科學(xué)獎(jiǎng)、技術(shù)發(fā)明獎(jiǎng)主要貢獻(xiàn)者，具有個(gè)人證書；作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成了省部級(jí)以上重點(diǎn)攻關(guān)項(xiàng)目或高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化項(xiàng)目?！秳趧?dòng)合同法》規(guī)定，勞動(dòng)者嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度的，用人單位可以解除勞動(dòng)合同。因此，在獎(jiǎng)懲條例中可以對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)行為進(jìn)行界定，比如“連續(xù)曠工達(dá)三個(gè)工作日或當(dāng)年內(nèi)累計(jì)曠工達(dá)五個(gè)工作日者，屬于嚴(yán)重違紀(jì)行為，予以開除，公司隨時(shí)單方面解除勞動(dòng)關(guān)系”。

（五）人力資源。人力資源覆蓋招聘及入離職、考勤休假、工資福利、績(jī)效考核、培訓(xùn)、員工關(guān)系（勞動(dòng)合同、社保、公積金、戶籍居住證、人事檔案、出國(guó)、各類證明）等各方面。這里呈現(xiàn)原則性規(guī)定即可，無(wú)需大篇幅堆砌人力資源相關(guān)制度，因?yàn)閱T工如需了解細(xì)則可從公司知識(shí)庫(kù)查詢，再者制度可能會(huì)做調(diào)整，而且有的制度（如工資）是保密的不適合公開。以考勤休假為例，可在手冊(cè)里體現(xiàn)工作時(shí)間、考勤方式、假期類型、請(qǐng)假流程；績(jī)效考核方面可體現(xiàn)考核目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、考核對(duì)象、考核周期、考核方式；工資方面可體現(xiàn)發(fā)放日期、發(fā)薪賬戶變更、工資條獲取方式。

（六）綜合辦公。選取員工經(jīng)常會(huì)接觸到的辦公事項(xiàng)，如報(bào)銷、公文、印章、會(huì)議、對(duì)外接待、采購(gòu)、安全、宣傳等方面。以用印為例，寫明在辦公系統(tǒng)哪個(gè)模塊即可進(jìn)行申請(qǐng)操作，如沒有實(shí)現(xiàn)信息化的公司，可以用流程圖簡(jiǎn)明扼要進(jìn)行說(shuō)明。

（七）經(jīng)營(yíng)。列舉公司合同管理、質(zhì)量管理、項(xiàng)目管理、保密管理的框架性要求。

（八）附則。主要是兜底條款，可注明“手冊(cè)中涉及到內(nèi)容如與國(guó)家、當(dāng)?shù)噩F(xiàn)行法律法規(guī)相抵觸的，按現(xiàn)行法律法規(guī)執(zhí)行”“未盡事宜，按國(guó)家、當(dāng)?shù)丶肮镜挠嘘P(guān)制度和規(guī)定執(zhí)行”。此外，還應(yīng)說(shuō)明員工手冊(cè)制定、解釋及修訂權(quán)歸屬部門。最后附上員工簽收回執(zhí)。

五、員工手冊(cè)制定流程

（一）成立項(xiàng)目組。員工手冊(cè)的制定是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，單靠一己之力是難以完成的，應(yīng)成立專門的項(xiàng)目組，由公司高層擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，各職能部門和產(chǎn)研銷業(yè)務(wù)部門分別派專人參與，各司其責(zé)，推動(dòng)員工手冊(cè)制定工作順利進(jìn)行。如果是集團(tuán)公司還需考慮讓分（子）公司人員加入項(xiàng)目組，以便推動(dòng)適合分（子）公司的不同版本員工手冊(cè)的制定。

（二）內(nèi)部意見征詢。項(xiàng)目組將初步擬定的員工手冊(cè)進(jìn)行內(nèi)部意見征詢，經(jīng)過(guò)內(nèi)部反復(fù)討論對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行優(yōu)化。此流程一般會(huì)需要較長(zhǎng)時(shí)間，集體協(xié)商達(dá)成共識(shí)是員工手冊(cè)制定的必經(jīng)階段。

（三）職工（代表）大會(huì)審議。將員工手冊(cè)提交職工代表大會(huì)或者全體職工大會(huì)進(jìn)行審議，應(yīng)當(dāng)采取無(wú)記名投票方式進(jìn)行表決，獲得全體職工代表半數(shù)以上贊成票方視為通過(guò)。

（四）手冊(cè)下發(fā)。考慮企業(yè)員工人數(shù)和成本，員工手冊(cè)可選擇紙質(zhì)印刷或者電子版。對(duì)于中小企業(yè)，可以將印刷的員工手冊(cè)下發(fā)，保留好員工簽收回執(zhí)的原件。對(duì)于大企業(yè)，可將電子版的員工手冊(cè)在公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行公布。

（五）培訓(xùn)宣貫。有條件的公司可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)宣貫會(huì)、互聯(lián)網(wǎng)等方式對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行宣導(dǎo)。同時(shí)將員工手冊(cè)作為新人培訓(xùn)教材，納入新員工崗前培訓(xùn)考核體系。

六、結(jié)語(yǔ)

2016年全國(guó)共受理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件82.87萬(wàn)件。由于員工手冊(cè)引發(fā)的勞動(dòng)爭(zhēng)議屢見不鮮。員工手冊(cè)貫穿企業(yè)管理的各個(gè)方面，是企業(yè)核心價(jià)值觀在執(zhí)行層面的體現(xiàn)，為企業(yè)創(chuàng)建和諧勞動(dòng)關(guān)系、穩(wěn)定高效運(yùn)營(yíng)提供了制度保障，有利于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

【參考文獻(xiàn)】

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