論檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新

王萍

摘 要：檔案管理工作既是眾多單位的基礎(chǔ)工作，也是國(guó)家檔案工作的重要組成部分。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化普及的今天，檔案管理工作走信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新之路勢(shì)在必行，如何轉(zhuǎn)變檔案工作管理模式、創(chuàng)新檔案工作的管理體系，是本文所要探討的主要問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)型；體系創(chuàng)新

1 建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新的必要性

1.1 信息化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的沖擊。首先是文件生成和處理手段從手工手段、紙質(zhì)儲(chǔ)存轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)處理和電磁方式儲(chǔ)存，這一革命性的轉(zhuǎn)變顯示了電子比手工、電磁比紙質(zhì)強(qiáng)大無(wú)比的生命力。以工程設(shè)計(jì)圖紙為例，手工制作需要耗費(fèi)大量人工，一遍一遍地修改、審定、正式繪制出圖；使用時(shí)要翻閱紙質(zhì)圖紙，儲(chǔ)存和查詢都需要專門的地點(diǎn)、設(shè)備和輔助人員的配合。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，工程設(shè)計(jì)圖紙從設(shè)計(jì)、修改、存儲(chǔ)到查詢、使用，全部可以在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)，理論上一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以，實(shí)際中已形成網(wǎng)絡(luò)化，多終端共享。不但解決了成幾十倍提高效率的問題，節(jié)省了大量人力物力，更解決了網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享。

其次是檔案載體的轉(zhuǎn)變。在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳遞、交換和處理。在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其迅捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件或檔案是以實(shí)體為單位呈現(xiàn)在人們的手中才算是完成了文件生成和傳遞的使命。經(jīng)過(guò)信息化、網(wǎng)絡(luò)化處理的文件或檔案，不再需要花費(fèi)大量人力物力傳遞實(shí)體，只需手指輕輕一點(diǎn)即可完成。

最后是儲(chǔ)存介質(zhì)和方式的改變。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式是將無(wú)限的內(nèi)容儲(chǔ)存在有限的空間之中，堆積如山的文件和檔案永遠(yuǎn)都沒有地方存放。電磁方式恰好相反，將有限的內(nèi)容儲(chǔ)存在無(wú)限的空間之中，芯片體積越做越小，儲(chǔ)存空間越來(lái)越大。這一轉(zhuǎn)變雖然并不意味著徹底放棄傳統(tǒng)，但至少提醒了我們必須更加重視電磁虛擬儲(chǔ)存方式而不再過(guò)分依賴紙質(zhì)實(shí)體方式。

以上僅僅是技術(shù)層面的沖擊。技術(shù)變革往往是社會(huì)變革的先導(dǎo)，最終都要引領(lǐng)人類生活方式和管理模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變。

1.2 檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系概念。時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的要求就是要實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。信息化是處理“檔案源”的手段，網(wǎng)絡(luò)化是信息化發(fā)生交集的媒介或平臺(tái)。檔案管理工作要形成信息網(wǎng)絡(luò)型的體系，就是要徹底變革檔案源的處理手段，極大提高檔案源處理效率，沖破傳統(tǒng)狹隘觀念的束縛，開放行業(yè)部門的私有領(lǐng)地，最終達(dá)到全社會(huì)共享的理想境界。

1.3 只有走新體系創(chuàng)新之路才能沖破重圍。我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理的法規(guī)、原則、方法大多源于20世紀(jì)七八十年代管理模式。管理機(jī)制相對(duì)滯后、管理形式單一，手段落后，內(nèi)容單調(diào)。檔案部門長(zhǎng)期處于封閉、半封閉狀態(tài)，僵硬的操作慣性至今猶存，直接導(dǎo)致檔案館藏龐大，良莠不分，利用率低。現(xiàn)有檔案管理模式難以面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息文明、網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的高度發(fā)展，更難以發(fā)揮檔案信息的開放性、信息資源的共享性。檔案管理工作面臨舉步維艱的局面。檔案管理體系只有進(jìn)行創(chuàng)新和改革，才能適應(yīng)目前所面臨的文化多元化、經(jīng)濟(jì)全球化、知識(shí)信息化和信息網(wǎng)絡(luò)化的多方挑戰(zhàn)。

新技術(shù)革命，決定了檔案管理必然是知識(shí)型、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的高科技手段的綜合應(yīng)用，必將運(yùn)用大量的高科技手段，檔案載體的多元性管理手段和創(chuàng)新性特征將更加明顯，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式必將被電子管理方式所替代。電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建立，又必須建立在擁有知識(shí)、運(yùn)用知識(shí)的基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)，這就決定只有創(chuàng)新檔案管理體系，才能適應(yīng)未來(lái)社會(huì)的發(fā)展。

2 建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系的基本要素

2.1 工作機(jī)制開放化。檔案管理工作機(jī)制，是決定管理功效的核心問題。在結(jié)構(gòu)及其運(yùn)行機(jī)理方面，封閉的形式和系統(tǒng)不能很好地適應(yīng)發(fā)展的需要，結(jié)構(gòu)僵化，運(yùn)行遲鈍，反饋模糊；而開放化機(jī)制卻能按一定的規(guī)律、秩序，自發(fā)地、能動(dòng)地引導(dǎo)和決定檔案管理的方向和行為。

檔案管理工作機(jī)制是由檔案事業(yè)組織的基本結(jié)構(gòu)決定的，開放化首先要求組織的基本結(jié)構(gòu)要有統(tǒng)領(lǐng)、多層次、相交融，給全社會(huì)提供和展示一個(gè)充滿生機(jī)的大舞臺(tái)。

2.2 人才結(jié)構(gòu)層次化。目前各級(jí)、各類檔案管理部門在人才方面的現(xiàn)狀是：普遍存在一般管理人員多，高層次管理人才少；女性多、男性少；年齡不均、結(jié)構(gòu)老化等問題。近年來(lái)，檔案管理人員學(xué)歷雖有所提高，但缺乏專業(yè)和專門人才，特別缺乏擁有高科技知識(shí)和精通外語(yǔ)的人才。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展、技術(shù)滲透的不可阻擋和與國(guó)際社會(huì)交流的日益增多，電子檔案、外文檔案和各類專業(yè)檔案種類和數(shù)量都將大大增加，檔案管理部門既需要擁有各類專業(yè)管理人才，也需要擁有一定比例的高端型、綜合型人才。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的知識(shí)型目標(biāo)結(jié)構(gòu)。

2.3 先進(jìn)技術(shù)系統(tǒng)化。檔案是由文件轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)的，檔案是各項(xiàng)事業(yè)、各個(gè)行業(yè)、各個(gè)部門、單位終端產(chǎn)品的真實(shí)記錄和結(jié)晶。行政機(jī)關(guān)的終端產(chǎn)品是文件、法律文書，事業(yè)單位的終端產(chǎn)品是業(yè)務(wù)服務(wù)項(xiàng)目，設(shè)計(jì)單位的終端產(chǎn)品是設(shè)計(jì)文本或圖紙。這些文件、法律文書或圖紙實(shí)際上都是他們的終端產(chǎn)品以檔案形態(tài)的凝聚和固化。檔案管理工作實(shí)際上是這些終端產(chǎn)品的管理工作，只不過(guò)體現(xiàn)的形式不同。所以檔案管理工作必須與從事的事業(yè)相符合，與匹配的工作同步發(fā)展，同步追趕先進(jìn)技術(shù)。

2.4 載體處理信息化?，F(xiàn)代社會(huì)，信息化的概念越來(lái)越被廣泛應(yīng)用和接納。對(duì)于任何一個(gè)行業(yè)，信息化實(shí)際上是信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的一個(gè)過(guò)程。我們不只是把熟悉的工作內(nèi)容、處理的事項(xiàng)、研究的項(xiàng)目簡(jiǎn)單地完成就萬(wàn)事大吉，更重要的工作還在后頭，那就是信息化。比如將一份文件、一宗法律文書、一套圖紙，以信息化的視角、用信息化的手段挖掘透徹，使之以最小的單元——信息單元形式存在，儲(chǔ)備起來(lái)以供他用。

相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)歷史時(shí)期，檔案載體主要是紙質(zhì)、電磁（計(jì)算機(jī)硬盤、磁帶、光盤、云存儲(chǔ)、聲像介質(zhì)）形式。與之對(duì)應(yīng)信息化的過(guò)程包括兩個(gè)方面：一是將已有的檔案載體進(jìn)行信息化處理，轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，進(jìn)行儲(chǔ)存、傳遞、處理、再生和利用；二是將已經(jīng)信息化了的載體按照檔案的屬性進(jìn)行歸檔處理，使之符合檔案管理要求。

艱巨的任務(wù)是將已有的檔案載體進(jìn)行信息化處理，更艱巨的任務(wù)是將信息化的載體進(jìn)行檔案化處理或者說(shuō)在進(jìn)行信息化處理時(shí)就運(yùn)用檔案化手段固化信息化載體。當(dāng)前人們可以花費(fèi)大量人力物力去進(jìn)行信息化處理，但很少有人能夠認(rèn)識(shí)到未來(lái)的信息化的檔案固化，而寧愿按照紙質(zhì)檔案的歷史繼續(xù)前進(jìn)，繼續(xù)進(jìn)行數(shù)字化信息化處理。

2.5 資源共享網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化可以把不同的計(jì)算機(jī)及各類電子終端設(shè)備互聯(lián)起來(lái)，以達(dá)到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)資源的目的。網(wǎng)絡(luò)甚至可以把整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)整合成一臺(tái)巨大的超級(jí)計(jì)算機(jī)，也可以構(gòu)造地區(qū)性的網(wǎng)絡(luò)、企事業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)。廣義上講，檔案就是一種社會(huì)資源；歸屬行業(yè)、部門或單位的檔案，雖然不是公開的社會(huì)資源，但其終究是為社會(huì)服務(wù)的，終究要被社會(huì)利用。所以檔案管理事業(yè)更應(yīng)盡早建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化體系。

3 建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系的關(guān)鍵是創(chuàng)新

3.1 觀念創(chuàng)新。從觀念上創(chuàng)新，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與社會(huì)各方面的內(nèi)在聯(lián)系，檔案是各行各業(yè)終端產(chǎn)品的真實(shí)記錄和結(jié)晶，檔案管理體現(xiàn)了各行各業(yè)的高端技術(shù)和發(fā)展水平。要不斷樹立起檔案管理是一項(xiàng)綜合型管理、知識(shí)型技術(shù)、信息化網(wǎng)絡(luò)的總體觀念，最終發(fā)揮檔案的潛在性生產(chǎn)力效能。

3.2 制度創(chuàng)新。從制度上創(chuàng)新，就我國(guó)的現(xiàn)狀而言，法治建設(shè)還有待進(jìn)一步建立和完善，檔案管理制度還需不斷優(yōu)化，管理環(huán)境還需不斷改善。檔案管理工作隨著我國(guó)法制工作的完善而不斷創(chuàng)新，尤其要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和信息化電子文件在形成、歸檔、利用、對(duì)外開放方面進(jìn)行制度創(chuàng)新，用制度創(chuàng)新來(lái)解決檔案管理工作發(fā)展中遇到的一系列新變化、新問題，使檔案管理工作健康、有序地向前發(fā)展。

3.3 管理創(chuàng)新。從管理上創(chuàng)新，檔案管理工作應(yīng)按照“立足檔案、面向世界、面向未來(lái)”的原則，開展創(chuàng)新實(shí)踐。檔案管理的手段要“推陳出新”，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化，不斷滿足社會(huì)各方面的要求，以推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.4 技術(shù)創(chuàng)新。從技術(shù)上創(chuàng)新，了解我國(guó)檔案管理工作在世界所處的地位水平，注重參與國(guó)際檔案信息交流，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，并注重引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)用在檔案管理中。如對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象脫離實(shí)體，開展深層次加工、貯存，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)絡(luò)傳輸。

3.5 人才創(chuàng)新。從人才上創(chuàng)新，樹立管理型、服務(wù)型觀念，全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案管理人才，建立檔案管理人才庫(kù)，并不斷嘗試采用新的模式，高效率激勵(lì)、使用檔案管理人才，實(shí)施知識(shí)型人才的戰(zhàn)略，以增強(qiáng)駕馭未來(lái)檔案管理事業(yè)的知識(shí)能力。沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作亦是如此。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

（作者單位：河南省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院 來(lái)稿日期：2018-08-18）