不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理那些事兒

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局、館）：據(jù)自然資源部消息，全國(guó)統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)。自然資源部部署從6月起，用3個(gè)月時(shí)間在全國(guó)開(kāi)展專項(xiàng)整治，推進(jìn)“減證便民”。自然資源部副部長(zhǎng)王廣華表示，部門間要構(gòu)建信息共享機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)通過(guò)信息共享獲取登記資料、身份信息和婚姻信息等；同時(shí)，積極向有關(guān)部門共享不動(dòng)產(chǎn)登記信息，逐步實(shí)現(xiàn)在社會(huì)救助、子女上學(xué)、戶口遷移、企業(yè)工商登記等領(lǐng)域，不讓群眾跑路舉證。請(qǐng)各位同行結(jié)合上述信息和2018年3月公布施行的《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》（國(guó)土資源部令第80號(hào)），來(lái)談?wù)劜粍?dòng)產(chǎn)登記檔案管理那些事兒。

余厚洪（浙江麗水學(xué)院）：曾經(jīng)看到一則關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記中心加強(qiáng)檔案分類保密管理的報(bào)道，他們注重落實(shí)“一件一檔”。要求窗口受理人員將申請(qǐng)人的各類申請(qǐng)材料，包括身份證明、權(quán)屬來(lái)源材料、詢問(wèn)記錄、實(shí)地查看資料等，按統(tǒng)一的收件目錄進(jìn)行整理建檔，在此過(guò)程中，每一件檔案材料都設(shè)有唯一的二維碼，能夠有效地避免彼此混淆或出現(xiàn)雜亂現(xiàn)象。與此同時(shí)，審核人員在不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)中對(duì)檔案資料進(jìn)行審核登簿時(shí)，力求做到電子、紙質(zhì)資料完全相符，并進(jìn)行電子備份，存放專用防磁柜，便于定期“回頭看”。這樣的做法，既體現(xiàn)了以“件”為單位的文件級(jí)檔案整理特征，也體現(xiàn)了對(duì)檔案本質(zhì)屬性“真實(shí)性”的有效確認(rèn)，一定程度上可以保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的“零錯(cuò)誤”“零損毀”“零丟失”。

南燚（安陽(yáng)市社會(huì)福利院）：《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》沒(méi)有涉及國(guó)家機(jī)關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記信息，應(yīng)該是考慮到部分機(jī)關(guān)的機(jī)密性質(zhì)，禁止在大數(shù)據(jù)平臺(tái)登記錄入，以防泄密事件發(fā)生。檔案信息分類分等級(jí)，部分機(jī)密和絕密檔案中也包括不動(dòng)產(chǎn)信息。

王偉英（鶴壁市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）：《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》第三十一條規(guī)定：“有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)查詢復(fù)制不動(dòng)產(chǎn)登記資料以及國(guó)家機(jī)關(guān)之間共享不動(dòng)產(chǎn)登記信息的具體辦法另行規(guī)定。”什么時(shí)候出臺(tái)，還不知道。但現(xiàn)在不少部門已經(jīng)提出了共享需求。再說(shuō)句題外話，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)成立時(shí)間不長(zhǎng)，因?yàn)榈怯洏I(yè)務(wù)辦理時(shí)限長(zhǎng)，一直處于風(fēng)口浪尖，全行業(yè)正在開(kāi)展作風(fēng)整治，沒(méi)有過(guò)多人力物力來(lái)規(guī)范檔案管理、信息共享這些基礎(chǔ)性工作。

程媛媛（焦作市檔案局、館）：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理，有幾點(diǎn)值得關(guān)注：第一，特殊的政府信息。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息除了可以廣泛利用于不動(dòng)產(chǎn)登記、交易、征收、征用之外，還在城鄉(xiāng)建設(shè)、住房保障、司法協(xié)助、紀(jì)檢監(jiān)察、公安、工商、稅務(wù)、金融、民政、財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等部門被廣泛利用。因此，各地在制訂部門信息共享機(jī)制時(shí)，一定要注意政府信息公開(kāi)與公民個(gè)人隱私的界定，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息共享利用的權(quán)限、范圍、方式、質(zhì)量以及安全等方面做好應(yīng)對(duì)。第二，電子為主，紙質(zhì)為輔。目前，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案一般包括權(quán)屬來(lái)源、登記申請(qǐng)、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核以及實(shí)地查看記錄、登記現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)筆錄、相關(guān)的照片聲像、各種稅費(fèi)的繳納憑證、契約、司法協(xié)助文書、不動(dòng)產(chǎn)登記簿、不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪資料、不予登記決定、查詢申請(qǐng)表，等等，含紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的大環(huán)境下，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)原生電子檔案的收集，對(duì)從房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門產(chǎn)生的原生電子檔案做到應(yīng)收盡收，同時(shí)按照不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的要求，對(duì)不同形式的檔案進(jìn)行有效融合，形成集中統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案庫(kù)。同時(shí)，做好相關(guān)紙質(zhì)檔案的單獨(dú)保存，在辦理不動(dòng)產(chǎn)變更登記過(guò)程中逐步整理為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。第三，不動(dòng)產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的歸檔原則。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案立卷宜采用一件一卷的原則，即每辦理一件登記所形成的材料立一個(gè)卷。為與電子檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)，可視情況采用以下排列方式，為下一步數(shù)據(jù)規(guī)范奠定基礎(chǔ)：①抵押登記檔案單獨(dú)立卷并附在對(duì)應(yīng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案后。②已辦理預(yù)告登記的，應(yīng)將轉(zhuǎn)移、抵押登記資料單獨(dú)立卷，附在預(yù)告登記檔案后。③權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更登記資料單獨(dú)立卷，附在原登記檔案后。④注銷登記資料續(xù)訂在原登記檔案后，按注銷時(shí)間順序排列，單獨(dú)存放。⑤不動(dòng)產(chǎn)登記經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受理的更正登記、異議登記、查封登記，換發(fā)、補(bǔ)發(fā)權(quán)屬證書、登記證明，不予登記文件資料連同不予登記的決定、收件收據(jù)等資料應(yīng)附在原不動(dòng)產(chǎn)登記檔案后。

王偉英：程媛媛說(shuō)得很好，基本贊同。關(guān)于檔案排列順序問(wèn)題，有一點(diǎn)不同意見(jiàn)：你們的主旨是，同一不動(dòng)產(chǎn)后來(lái)產(chǎn)生的檔案與原來(lái)的檔案放在一起。這樣做是為了方便查找，同一地理位置的檔案基本都放在一起。但是這種排序方案需要庫(kù)房空間足夠大，檔案架或柜的每一架每一層都需要預(yù)留空間，為以后可能產(chǎn)生的檔案留出來(lái)存放位置。預(yù)留多少也不好確定。預(yù)留的位置裝滿了怎么辦？不動(dòng)產(chǎn)檔案每年的增量都很大。我覺(jué)得，隨著檔案管理的信息化、數(shù)字化，檔案原件的調(diào)用率在逐步下降，電子檔案優(yōu)先嘛。這樣，原件的存放位置對(duì)于檔案查閱速度影響逐步變小了。所以，我建議不動(dòng)產(chǎn)登記檔案每宗業(yè)務(wù)都單獨(dú)立卷，按保管期限或權(quán)利類別區(qū)分大類，每大類下再按年度分類存放就行了，各類下面每個(gè)年度一個(gè)流水號(hào)排下來(lái)，管理軟件系統(tǒng)編好分類號(hào)和序號(hào)，查找也很方便。能夠充分利用庫(kù)房空間，避免以后預(yù)留空間不夠再大范圍調(diào)整的麻煩。

尚桂芳（焦作市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）：不動(dòng)產(chǎn)登記，真實(shí)反映了不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的自然狀況以及權(quán)利歸屬。只有做好不動(dòng)產(chǎn)資料的利用，才能發(fā)揮它的社會(huì)效益，才能更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。2018年3月2日，《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》公布實(shí)施，為不動(dòng)產(chǎn)登記資料的管理、保護(hù)和利用提供了可操作性。就不動(dòng)產(chǎn)查閱利用來(lái)講，一類是原始資料利用。此類利用多用于當(dāng)事人的訴訟、納稅、貸款及國(guó)家權(quán)利機(jī)關(guān)的取證。另一類是需要出具查詢結(jié)果證明。無(wú)房產(chǎn)的可享受一定的購(gòu)房補(bǔ)貼、社會(huì)救助，其次名下有房是為了辦理戶口遷移、子女上學(xué)，及國(guó)家有權(quán)機(jī)關(guān)查詢辦理查封、辦案等。如果能盡快讓各相關(guān)部門數(shù)據(jù)互通，并做好信息安全的防控，會(huì)是一個(gè)好舉措。

郭東升（臨清市檔案局、館）：關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)檔案，我想應(yīng)該特別注意實(shí)體檔案與數(shù)字檔案信息的區(qū)別。第一，不動(dòng)產(chǎn)登記實(shí)體檔案的整理必須嚴(yán)格遵循全宗原則?！恫粍?dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》規(guī)定的“不動(dòng)產(chǎn)登記資料由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保存和管理”也是這個(gè)意思。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分別形成、保管在不同的立檔單位里。如林業(yè)局、國(guó)土資源局、房管處等單位。這就決定了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案屬于不同的全宗。其實(shí)體檔案的整理必須遵循全宗原則，同一立檔單位的檔案不可分散。第二，必須堅(jiān)持各不同全宗內(nèi)的檔案分類。各立檔單位都有全宗內(nèi)檔案分類表。比如國(guó)土局檔案，20多年前就出臺(tái)了全國(guó)統(tǒng)一的檔案分類表。這個(gè)分類表是在國(guó)家檔案局指導(dǎo)下制定的，基本是科學(xué)適用的。各縣土地局都在縣檔案局指導(dǎo)下制定了本縣的土地檔案分類表。這個(gè)分類表可以伸縮，組織檔案實(shí)體分類整理時(shí)，是必須繼續(xù)堅(jiān)持與分類表相對(duì)應(yīng)的。分類表也是立檔單位檔案實(shí)體排架的依據(jù)指南。各大類的檔案應(yīng)該分別集中排架，不應(yīng)以浪費(fèi)存放空間為由將其分散。《辦法》第六條“不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化建設(shè)，以不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)為基礎(chǔ)，通過(guò)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、設(shè)置自助查詢終端、在相關(guān)場(chǎng)所設(shè)置登記信息查詢端口等方式，為查詢?nèi)颂峁┍憷闭f(shuō)的就是數(shù)字檔案、數(shù)字檔案信息。建立數(shù)字不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理平臺(tái)可以打破其各全宗分類體系，使用信息分類法的。應(yīng)該說(shuō)，無(wú)論數(shù)字檔案、數(shù)字檔案信息如何另成體系，都不應(yīng)影響對(duì)應(yīng)單位實(shí)體檔案的整理與排架。臨清市房產(chǎn)處的房產(chǎn)檔案連人帶檔案帶設(shè)施全部移交給了市檔案館。檔案成為市檔案館館藏的一部分，人與編制都?xì)w并了檔案館。這一部分不動(dòng)產(chǎn)檔案，既是館藏的一個(gè)門類，又是館內(nèi)一個(gè)全宗。其檔案實(shí)體不可以推倒重新整理。尊重原有整理基礎(chǔ)，是檔案整理的一個(gè)重要原則。新全宗、新產(chǎn)生的檔案可以依據(jù)新的分類方案來(lái)整理。新全宗形成也必須按照全宗構(gòu)成條件確定。

卜鑒民（蘇州市檔案局）：臨清市房產(chǎn)處的做法是不可取的。一是不動(dòng)產(chǎn)登記的材料在不動(dòng)產(chǎn)登記部門存放是因?yàn)檫€沒(méi)有轉(zhuǎn)化為檔案，原因是處于動(dòng)態(tài)中，只有房產(chǎn)滅失后才轉(zhuǎn)為檔案；二是不動(dòng)產(chǎn)登記部門理應(yīng)管好自身形成的材料，檔案部門應(yīng)理直氣壯地執(zhí)法、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、服務(wù)；三是把有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)依法管理檔案的職能，檔案部門一鍋端過(guò)來(lái)，這種做法是不對(duì)的，也是要禁止的，不是你的工作職能你去管，也是違反相關(guān)法規(guī)的；四是檔案集中統(tǒng)一管理是好事，但不能把別人的工作職責(zé)集中到檔案部門來(lái)；五是檔案無(wú)論在哪里，檔案部門要有管控能力和對(duì)策，這才是檔案管理的水平；六是實(shí)踐已證明合并同類項(xiàng)式的所謂檔案資源整合是無(wú)生命力的。十年前有個(gè)省搞得轟轟烈烈的××模式現(xiàn)在如何了？蘇州市檔案局對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記部門及時(shí)介入指導(dǎo)，年初蘇州市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館建設(shè)項(xiàng)目已批準(zhǔn)立項(xiàng)，還是由國(guó)土局管，市檔案局進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

王偉英：對(duì)蘇州市檔案局卜鑒民老師所說(shuō)的“不動(dòng)產(chǎn)登記的材料在不動(dòng)產(chǎn)登記部門存放是因?yàn)檫€沒(méi)有轉(zhuǎn)化為檔案，原因是處于動(dòng)態(tài)中，只有房產(chǎn)滅失后才轉(zhuǎn)為檔案”，我認(rèn)為不恰當(dāng)。不能說(shuō)不動(dòng)產(chǎn)沒(méi)有滅失，其有關(guān)登記資料就不是檔案。不動(dòng)產(chǎn)登記雖然具有動(dòng)態(tài)性，但每一次登記就會(huì)產(chǎn)生一卷相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)資料，并且一旦完成登記，這套資料就不可更改，權(quán)利或自然狀況再發(fā)生變化，需要申請(qǐng)變更登記或轉(zhuǎn)移登記，形成新的登記資料。我認(rèn)為這些登記資料完成歸檔后就是檔案。

郭東升：贊成王偉英老師的意見(jiàn)。房產(chǎn)滅失不應(yīng)該是其文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的依據(jù)。“處于動(dòng)態(tài)中”不應(yīng)該是文件材料不能轉(zhuǎn)化為檔案的理由。人事檔案也存在動(dòng)態(tài)性。不能是其人死后，其文件材料才能轉(zhuǎn)化為檔案?？萍紮n案也存在動(dòng)態(tài)性，也不應(yīng)該認(rèn)為其科技項(xiàng)目滅失后其文件材料才能轉(zhuǎn)化為檔案的。

（摘自《檔案界》論壇）