不動產(chǎn)登記檔案管理那些事兒

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局、館）：據(jù)自然資源部消息，全國統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺已實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)。自然資源部部署從6月起，用3個月時間在全國開展專項整治，推進“減證便民”。自然資源部副部長王廣華表示，部門間要構(gòu)建信息共享機制，逐步實現(xiàn)通過信息共享獲取登記資料、身份信息和婚姻信息等；同時，積極向有關部門共享不動產(chǎn)登記信息，逐步實現(xiàn)在社會救助、子女上學、戶口遷移、企業(yè)工商登記等領域，不讓群眾跑路舉證。請各位同行結(jié)合上述信息和2018年3月公布施行的《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》（國土資源部令第80號），來談談不動產(chǎn)登記檔案管理那些事兒。

余厚洪（浙江麗水學院）：曾經(jīng)看到一則關于不動產(chǎn)登記中心加強檔案分類保密管理的報道，他們注重落實“一件一檔”。要求窗口受理人員將申請人的各類申請材料，包括身份證明、權屬來源材料、詢問記錄、實地查看資料等，按統(tǒng)一的收件目錄進行整理建檔，在此過程中，每一件檔案材料都設有唯一的二維碼，能夠有效地避免彼此混淆或出現(xiàn)雜亂現(xiàn)象。與此同時，審核人員在不動產(chǎn)登記系統(tǒng)中對檔案資料進行審核登簿時，力求做到電子、紙質(zhì)資料完全相符，并進行電子備份，存放專用防磁柜，便于定期“回頭看”。這樣的做法，既體現(xiàn)了以“件”為單位的文件級檔案整理特征，也體現(xiàn)了對檔案本質(zhì)屬性“真實性”的有效確認，一定程度上可以保證不動產(chǎn)登記檔案的“零錯誤”“零損毀”“零丟失”。

南燚（安陽市社會福利院）：《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》沒有涉及國家機關不動產(chǎn)登記信息，應該是考慮到部分機關的機密性質(zhì)，禁止在大數(shù)據(jù)平臺登記錄入，以防泄密事件發(fā)生。檔案信息分類分等級，部分機密和絕密檔案中也包括不動產(chǎn)信息。

王偉英（鶴壁市不動產(chǎn)登記中心）：《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》第三十一條規(guī)定：“有關國家機關查詢復制不動產(chǎn)登記資料以及國家機關之間共享不動產(chǎn)登記信息的具體辦法另行規(guī)定。”什么時候出臺，還不知道。但現(xiàn)在不少部門已經(jīng)提出了共享需求。再說句題外話，不動產(chǎn)登記機構(gòu)成立時間不長，因為登記業(yè)務辦理時限長，一直處于風口浪尖，全行業(yè)正在開展作風整治，沒有過多人力物力來規(guī)范檔案管理、信息共享這些基礎性工作。

程媛媛（焦作市檔案局、館）：不動產(chǎn)登記檔案的管理，有幾點值得關注：第一，特殊的政府信息。不動產(chǎn)檔案信息除了可以廣泛利用于不動產(chǎn)登記、交易、征收、征用之外，還在城鄉(xiāng)建設、住房保障、司法協(xié)助、紀檢監(jiān)察、公安、工商、稅務、金融、民政、財政、稅務、審計、統(tǒng)計等部門被廣泛利用。因此，各地在制訂部門信息共享機制時，一定要注意政府信息公開與公民個人隱私的界定，在不動產(chǎn)登記檔案信息共享利用的權限、范圍、方式、質(zhì)量以及安全等方面做好應對。第二，電子為主，紙質(zhì)為輔。目前，不動產(chǎn)登記檔案一般包括權屬來源、登記申請、登記機構(gòu)的內(nèi)部審核以及實地查看記錄、登記現(xiàn)場詢問筆錄、相關的照片聲像、各種稅費的繳納憑證、契約、司法協(xié)助文書、不動產(chǎn)登記簿、不動產(chǎn)測繪資料、不予登記決定、查詢申請表，等等，含紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。在“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的大環(huán)境下，我們應當加強原生電子檔案的收集，對從房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門產(chǎn)生的原生電子檔案做到應收盡收，同時按照不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的要求，對不同形式的檔案進行有效融合，形成集中統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記電子檔案庫。同時，做好相關紙質(zhì)檔案的單獨保存，在辦理不動產(chǎn)變更登記過程中逐步整理為不動產(chǎn)登記檔案。第三，不動產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的歸檔原則。不動產(chǎn)登記檔案立卷宜采用一件一卷的原則，即每辦理一件登記所形成的材料立一個卷。為與電子檔案建立對應關聯(lián)，可視情況采用以下排列方式，為下一步數(shù)據(jù)規(guī)范奠定基礎：①抵押登記檔案單獨立卷并附在對應的不動產(chǎn)登記檔案后。②已辦理預告登記的，應將轉(zhuǎn)移、抵押登記資料單獨立卷，附在預告登記檔案后。③權屬轉(zhuǎn)移、變更登記資料單獨立卷，附在原登記檔案后。④注銷登記資料續(xù)訂在原登記檔案后，按注銷時間順序排列，單獨存放。⑤不動產(chǎn)登記經(jīng)辦機構(gòu)受理的更正登記、異議登記、查封登記，換發(fā)、補發(fā)權屬證書、登記證明，不予登記文件資料連同不予登記的決定、收件收據(jù)等資料應附在原不動產(chǎn)登記檔案后。

王偉英：程媛媛說得很好，基本贊同。關于檔案排列順序問題，有一點不同意見：你們的主旨是，同一不動產(chǎn)后來產(chǎn)生的檔案與原來的檔案放在一起。這樣做是為了方便查找，同一地理位置的檔案基本都放在一起。但是這種排序方案需要庫房空間足夠大，檔案架或柜的每一架每一層都需要預留空間，為以后可能產(chǎn)生的檔案留出來存放位置。預留多少也不好確定。預留的位置裝滿了怎么辦？不動產(chǎn)檔案每年的增量都很大。我覺得，隨著檔案管理的信息化、數(shù)字化，檔案原件的調(diào)用率在逐步下降，電子檔案優(yōu)先嘛。這樣，原件的存放位置對于檔案查閱速度影響逐步變小了。所以，我建議不動產(chǎn)登記檔案每宗業(yè)務都單獨立卷，按保管期限或權利類別區(qū)分大類，每大類下再按年度分類存放就行了，各類下面每個年度一個流水號排下來，管理軟件系統(tǒng)編好分類號和序號，查找也很方便。能夠充分利用庫房空間，避免以后預留空間不夠再大范圍調(diào)整的麻煩。

尚桂芳（焦作市不動產(chǎn)登記中心）：不動產(chǎn)登記，真實反映了不動產(chǎn)物權的自然狀況以及權利歸屬。只有做好不動產(chǎn)資料的利用，才能發(fā)揮它的社會效益，才能更好地服務經(jīng)濟社會發(fā)展。2018年3月2日，《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》公布實施，為不動產(chǎn)登記資料的管理、保護和利用提供了可操作性。就不動產(chǎn)查閱利用來講，一類是原始資料利用。此類利用多用于當事人的訴訟、納稅、貸款及國家權利機關的取證。另一類是需要出具查詢結(jié)果證明。無房產(chǎn)的可享受一定的購房補貼、社會救助，其次名下有房是為了辦理戶口遷移、子女上學，及國家有權機關查詢辦理查封、辦案等。如果能盡快讓各相關部門數(shù)據(jù)互通，并做好信息安全的防控，會是一個好舉措。

郭東升（臨清市檔案局、館）：關于不動產(chǎn)檔案，我想應該特別注意實體檔案與數(shù)字檔案信息的區(qū)別。第一，不動產(chǎn)登記實體檔案的整理必須嚴格遵循全宗原則?！恫粍赢a(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》規(guī)定的“不動產(chǎn)登記資料由不動產(chǎn)登記機構(gòu)負責保存和管理”也是這個意思。不動產(chǎn)登記檔案分別形成、保管在不同的立檔單位里。如林業(yè)局、國土資源局、房管處等單位。這就決定了不動產(chǎn)登記檔案屬于不同的全宗。其實體檔案的整理必須遵循全宗原則，同一立檔單位的檔案不可分散。第二，必須堅持各不同全宗內(nèi)的檔案分類。各立檔單位都有全宗內(nèi)檔案分類表。比如國土局檔案，20多年前就出臺了全國統(tǒng)一的檔案分類表。這個分類表是在國家檔案局指導下制定的，基本是科學適用的。各縣土地局都在縣檔案局指導下制定了本縣的土地檔案分類表。這個分類表可以伸縮，組織檔案實體分類整理時，是必須繼續(xù)堅持與分類表相對應的。分類表也是立檔單位檔案實體排架的依據(jù)指南。各大類的檔案應該分別集中排架，不應以浪費存放空間為由將其分散?！掇k法》第六條“不動產(chǎn)登記機構(gòu)應當加強不動產(chǎn)登記信息化建設，以不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺為基礎，通過運用互聯(lián)網(wǎng)技術、設置自助查詢終端、在相關場所設置登記信息查詢端口等方式，為查詢?nèi)颂峁┍憷闭f的就是數(shù)字檔案、數(shù)字檔案信息。建立數(shù)字不動產(chǎn)登記信息管理平臺可以打破其各全宗分類體系，使用信息分類法的。應該說，無論數(shù)字檔案、數(shù)字檔案信息如何另成體系，都不應影響對應單位實體檔案的整理與排架。臨清市房產(chǎn)處的房產(chǎn)檔案連人帶檔案帶設施全部移交給了市檔案館。檔案成為市檔案館館藏的一部分，人與編制都歸并了檔案館。這一部分不動產(chǎn)檔案，既是館藏的一個門類，又是館內(nèi)一個全宗。其檔案實體不可以推倒重新整理。尊重原有整理基礎，是檔案整理的一個重要原則。新全宗、新產(chǎn)生的檔案可以依據(jù)新的分類方案來整理。新全宗形成也必須按照全宗構(gòu)成條件確定。

卜鑒民（蘇州市檔案局）：臨清市房產(chǎn)處的做法是不可取的。一是不動產(chǎn)登記的材料在不動產(chǎn)登記部門存放是因為還沒有轉(zhuǎn)化為檔案，原因是處于動態(tài)中，只有房產(chǎn)滅失后才轉(zhuǎn)為檔案；二是不動產(chǎn)登記部門理應管好自身形成的材料，檔案部門應理直氣壯地執(zhí)法、監(jiān)督、指導、檢查、服務；三是把有關單位應當依法管理檔案的職能，檔案部門一鍋端過來，這種做法是不對的，也是要禁止的，不是你的工作職能你去管，也是違反相關法規(guī)的；四是檔案集中統(tǒng)一管理是好事，但不能把別人的工作職責集中到檔案部門來；五是檔案無論在哪里，檔案部門要有管控能力和對策，這才是檔案管理的水平；六是實踐已證明合并同類項式的所謂檔案資源整合是無生命力的。十年前有個省搞得轟轟烈烈的××模式現(xiàn)在如何了？蘇州市檔案局對不動產(chǎn)登記部門及時介入指導，年初蘇州市不動產(chǎn)登記檔案館建設項目已批準立項，還是由國土局管，市檔案局進行檔案業(yè)務指導。

王偉英：對蘇州市檔案局卜鑒民老師所說的“不動產(chǎn)登記的材料在不動產(chǎn)登記部門存放是因為還沒有轉(zhuǎn)化為檔案，原因是處于動態(tài)中，只有房產(chǎn)滅失后才轉(zhuǎn)為檔案”，我認為不恰當。不能說不動產(chǎn)沒有滅失，其有關登記資料就不是檔案。不動產(chǎn)登記雖然具有動態(tài)性，但每一次登記就會產(chǎn)生一卷相對獨立的業(yè)務資料，并且一旦完成登記，這套資料就不可更改，權利或自然狀況再發(fā)生變化，需要申請變更登記或轉(zhuǎn)移登記，形成新的登記資料。我認為這些登記資料完成歸檔后就是檔案。

郭東升：贊成王偉英老師的意見。房產(chǎn)滅失不應該是其文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的依據(jù)。“處于動態(tài)中”不應該是文件材料不能轉(zhuǎn)化為檔案的理由。人事檔案也存在動態(tài)性。不能是其人死后，其文件材料才能轉(zhuǎn)化為檔案?？萍紮n案也存在動態(tài)性，也不應該認為其科技項目滅失后其文件材料才能轉(zhuǎn)化為檔案的。

（摘自《檔案界》論壇）