中等職業(yè)學校檔案管理信息化建設的對策

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息傳播速度越來越快，中職院校作為人數(shù)流動較大的單位，每天每年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)增長的需要，而效率更好的信息化檔案管理方式也逐漸占據(jù)主流。在數(shù)據(jù)傳輸和移動速度飛速提高的今天，中職院校也應當進行檔案信息化建設。本文就中等職業(yè)學校檔案管理信息化的建設對策展開討論和分析。

關鍵詞：中等職業(yè)學校；檔案信息化；建設

引言

檔案信息化是近年來呼聲較高的一種存檔方式。它具有便捷、易找尋、易儲存、易傳播等多方面特點，不同于傳統(tǒng)的檔案保存，它是社會發(fā)展下來能夠完全適應互聯(lián)網(wǎng)時代的全新的數(shù)據(jù)保存方式。中等職業(yè)院校在盡心教育管理工作時一定會涉及到檔案信息工作，傳統(tǒng)的檔案室無論是查找記錄還是移動記錄都比較麻煩，在新課改不斷發(fā)展的今天，將檔案信息化建設作為現(xiàn)代化教育的一環(huán)也不失為一樁美事。

1當前中等職業(yè)院校檔案信息化建設現(xiàn)狀

雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案信息化建設已經(jīng)在全國范圍內(nèi)展開，但是很多地方還沒有完全進行改革。中等職業(yè)院校之中已經(jīng)達到檔案信息化建設的學校僅占百分之四十五，這離我們的目標還相差很遠。[1]我們將從幾個角度探討一下中等職業(yè)院校檔案信息化建設過程中存在的問題。

1.1校方缺乏重視

實際上檔案信息化的建設一部分取決于學校的重視程度，近年來大多數(shù)學校都把重心轉(zhuǎn)向擴招和升學率，其他的事情常常排在這兩樣時期之后。因此學校的檔案信息化建設常常一拖再拖。另一方面，學校存儲的學生信息和檔案過多，如果要進行信息化處理，那么將要耗費一大部分人力和物力，當前很多中職院校難以負擔這個經(jīng)濟成本，因此很多學校仍然選擇傳統(tǒng)的檔案存儲辦法。

1.2缺乏正確的管理理念

檔案信息化是一項較為復雜的工作，上文中我們也提到，將傳統(tǒng)的檔案全部信息化處理，需要耗費很大的成本，這個成本除了經(jīng)濟成本以外，還包括人工成本。學校要建立檔案庫需要招聘專人檔案庫進行建設和管理。但是當前很多對口專業(yè)的畢業(yè)生在尋找工作時更愿意尋找程序員等工作，因此學校內(nèi)部的管理機制常常是由非專業(yè)的人員進行監(jiān)管的，沒有專業(yè)和科學的指導，想要建成檔案庫實在不易。

1.3檔案管理人員素質(zhì)較低

加強學校檔案信息化建設，不僅需要完善的信息化設施，還需要專業(yè)的信息化人才，能自主進行維護、開發(fā)、管理等多種工作。[2]但很多管理人員的素質(zhì)水平較低，缺少專業(yè)的管理能力和信息化水平，導致學校檔案管理信息化建設發(fā)展緩慢。

2我國中等職業(yè)技術(shù)學校檔案信息化建設對策

雖然當前中等職業(yè)技術(shù)學校的檔案信息化建設仍然任重道遠，但是事實上，已經(jīng)有很多學校已經(jīng)完成了這樣的信息化建設，可以說檔案信息化建設的理念和方法是成熟的。我們需要的就是汲取當前已經(jīng)成功進行信息化建設學校的經(jīng)驗，研究適用于中等職業(yè)院校發(fā)展的檔案信息化建設對策。

2.1提高學校的重視程度

檔案信息化建設是一項較為復雜，開展時間和周期都較長的工作。因此在實際的工作中，很多事情都無法順利開展。其實究其主要原因還是校方對這件事情并不重視。我們想要推動學校的檔案信息化建設，就要首先讓學?？吹綑n案信息化的優(yōu)點和長處，即便是時間較長，我們也應當堅定不移的推動下去。檔案信息化建設結(jié)束之后，學校存儲和提取檔案的效率會直線上升，對學校對學生都有利，這是一件惠及全校人的大事。因此一定要提高學校的重視程度，這樣在建設過程中也能保證效率。信息化建設必然是一項耗費資金的工程，因此學校要明白，拖的時間越長越消耗資金，學校應當把信息化建設歸屬到資金投入中去，確定工程建設的造價和時間，以免拖延時間太長，增大經(jīng)濟支出。

2.2轉(zhuǎn)變管理概念

由于很多院校已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的檔案儲存方式，因此在出現(xiàn)新型的檔案方式以后，常常會出現(xiàn)員工和管理者不適應的狀況。遇到這樣的狀況就應當及時告知檔案建設參與人員，并且做好日常的培訓工作，讓所有的員工盡可能快的適應檔案信息化管理。在管理上也應當采用新的管理方式，以提高辦公效率。以往的管理方式往往造成疏漏，容易使使資料丟失，難以翻找，但是新的檔案管理部門則可以通過計算機實現(xiàn)信息的移動和尋找，簡單方便，工作效率也能大幅提升。更重要的是，新型的檔案管理方式更能夠保證信息的安全。

2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

優(yōu)秀的檔案管理人員應當具備責任心以及良好的職業(yè)道德操守。作為一門專業(yè)性較強的工作，檔案管理工作需要從事人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)；嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度是做好檔案信息化管理工作的關鍵。不斷完善檔案管理制度，使得檔案管理的相關工作能夠更好的，更加有效的進行展開，切實做到有規(guī)可循、有矩可守、按章辦事。強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將對檔案信息化管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的良性影響。提高從業(yè)人員的業(yè)務水平，做好教育與再教育工作，不斷掌握新方法、新理論，更好的促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3結(jié)束語

檔案的信息化建設實質(zhì)上是一件利國利民的事情，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，對檔案進行信息化建設是時代的進步和改革。就像從甲骨文到金文到小篆是不斷發(fā)展的過程，檔案也有從無到有，從紙質(zhì)到信息化的過程。無論是學校還是個人在檔案的信息化建設當中都應當秉持同意的態(tài)度，只有國民從心底認同檔案紙質(zhì)化建設，才能推動我國真正進入信息化時代。

參考文獻：

[1]關磊，劉海燕.談新形勢下企業(yè)檔案管理[J].理論觀察，2016.

[2]汪錦瑩.關于做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].經(jīng)濟師，2010.

作者簡介：王元卿（1975.02.12）男，籍貫，云南富民，漢族，畢業(yè)于昆明學院 本科學歷 現(xiàn)任云南省輕工業(yè)技工學校老師。