現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

方小妹

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化；檔案管理；對(duì)策

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為檔案管理工作的常態(tài)，文件逐步由紙質(zhì)變?yōu)殡娮游募?，這給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理是由紙質(zhì)文件為主的檔案管理，檔案管理耗時(shí)巨大并且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，而現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作依托計(jì)算機(jī)進(jìn)行展開，檔案管理的時(shí)效性與準(zhǔn)確性都有所提升。基于此，筆者將結(jié)合檔案工作的管理實(shí)際，談一談現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策。

現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作，是指依托計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作?，F(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用其基礎(chǔ)在于檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質(zhì)文件有以下的特點(diǎn)：首先。電子文件需要借助一定的現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行讀?。黄浯?，電子文件可以在計(jì)算機(jī)等其他電子設(shè)備上進(jìn)行傳輸與分享；最后，對(duì)于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)環(huán)境的要求較高。分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響需要建立在對(duì)電子文件的理解上進(jìn)行。

一、現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關(guān)注的問題。電子文件相較于紙質(zhì)的文件，文件極易被人修改，雖然當(dāng)前已經(jīng)具備先進(jìn)的技術(shù)防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時(shí)常發(fā)生。此外，電子文件修改后極難識(shí)別修改的痕跡，雖然當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用了許多先進(jìn)的檔案修改識(shí)別技術(shù)，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對(duì)檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新?lián)Q代較快?，F(xiàn)代辦公技術(shù)是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)開展的，而現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應(yīng)新的技術(shù)。這種更新?lián)Q代表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，計(jì)算機(jī)硬件更新較快，使用年限較短。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，通常將電子文件存儲(chǔ)在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計(jì)算機(jī)管理軟件更新較快。在使用電子軟件進(jìn)行檔案管理后，軟件不會(huì)是一成不變的。軟件會(huì)適應(yīng)檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準(zhǔn)確。第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實(shí)物化的，這就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)文件相比難以界定文件的原件。紙質(zhì)的文件通過文件的復(fù)印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計(jì)算機(jī)上顯示，許多人都可以使用移動(dòng)設(shè)備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時(shí)拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。

二、現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作開展的對(duì)策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對(duì)電子文件的以上特性，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現(xiàn)被篡改和丟失的現(xiàn)象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區(qū)別工作，保護(hù)原始文檔的原始信息。對(duì)于文件通過技術(shù)處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設(shè)置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計(jì)算機(jī)的機(jī)房達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度，確保計(jì)算機(jī)硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運(yùn)行與工作。此外，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案讀取及傳播授權(quán)制度的建設(shè)，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理。在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對(duì)于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當(dāng)前電子文件無法全面替代紙質(zhì)文件，電子文件在管理制度建設(shè)、管理技術(shù)與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對(duì)這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)采用電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行的雙套管理體系做到電子文件及紙質(zhì)文件的一一對(duì)應(yīng)。注意紙質(zhì)文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時(shí)可以及時(shí)參考紙質(zhì)文件進(jìn)行恢復(fù)，不至于影響工作開展的進(jìn)度。第三，提高檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)?，F(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)及軟件，可以熟練操作系統(tǒng)。由于大部分檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，大部分工作人員對(duì)于信息安全缺乏一定的意識(shí)，業(yè)務(wù)能力也較為生疏。筆者認(rèn)為，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只有組成高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，檔案管理工作才能有序展開。

綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來。各個(gè)領(lǐng)域在工作方式和內(nèi)容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應(yīng)該跟上現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及腳步，細(xì)化管理制度，提升檔案管理認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)人員培養(yǎng)，為更好地開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。