檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題探究

栗 業(yè)

（內(nèi)蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院,呼和浩特 010065）

檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題探究

栗 業(yè)

（內(nèi)蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院,呼和浩特 010065）

隨著檔案管理的迅速發(fā)展，檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代的必然發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會(huì)對(duì)其的需求，應(yīng)積極建設(shè)檔案信息化管理，構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)。本文對(duì)當(dāng)前我國醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；安全問題

0 引言

國家隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,逐漸認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性,國家現(xiàn)階段發(fā)展檔案工作的主要方向就是檔案信息化管理。檔案信息化管理指的是通過先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，借助有效和科學(xué)的手段合理管理和應(yīng)用檔案信息，在一定程度上充分利用了檔案信息資源的實(shí)現(xiàn)。

1 檔案信息化管理所存在的安全問題

1.1 難以確保電子檔案的真實(shí)性

傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理人員會(huì)在整理和總結(jié)完檔案資料之后讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字蓋章，再進(jìn)行存儲(chǔ)，這種檔案保存的工作流程有助于保證檔案信息的真實(shí)性，但是在世紀(jì)的檔案信息化管理中，主要運(yùn)用的是電子檔案。因此，檔案管理人員根本不可能在上面進(jìn)行蓋章和簽字，所以就導(dǎo)致無法確保電子檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，電子檔案還具備一定的復(fù)制性，眾多不法分子對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)的修改和復(fù)制，進(jìn)而導(dǎo)致很難保證檔案信息的合法性，并且關(guān)于鑒定電子檔案是否真實(shí)的工作也是很難實(shí)現(xiàn)的。所以，當(dāng)檔案管理人員面對(duì)這樣的情況時(shí)，應(yīng)深入分析檔案信息化管理中所存在的安全問題，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決措施，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.2 電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)存在安全隱患

電子檔案雖然能夠保存很長(zhǎng)的時(shí)間，并且在保存之后一般不會(huì)出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，但是關(guān)于檔案信息的保存還是存在一些特殊情況的，例如檔案管理工作人員由于操作失誤造成丟失、或者是計(jì)算機(jī)自身出現(xiàn)一些毛病等原因，都會(huì)讓原本保存好的電子檔案消失不見，所以，管理人員應(yīng)充分注意到電子檔案在進(jìn)行保存過程中所存在的安全隱患，注重對(duì)檔案保存期間的保護(hù)和注意，并且通過相關(guān)的有效手段解決這一問題。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 有助于節(jié)省社會(huì)資源

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是通過人工的力量檢索、整理、保管以及收集相關(guān)的一些資料。這種管理模式存在眾多急需解決的問題，例如浪費(fèi)大量的檢索時(shí)間，并且運(yùn)用了大量的人力等等。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過手工勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)的，所以在一般情況下，檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性往往會(huì)受到人為因素的影響。信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步促使其在檔案管理方面得到了具體的應(yīng)用，推動(dòng)了檔案信息化管理的過程，增加了檔案管理工作過程中的技術(shù)含量，同時(shí)在一定程度上轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理模式，從根本上加強(qiáng)了資源管理的質(zhì)量和效率，提高了檔案的儲(chǔ)存量，進(jìn)而節(jié)省了社會(huì)資源的不必要浪費(fèi)。

2.2 有助于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)的功能

傳統(tǒng)的檔案資源管理模式主要是通過對(duì)實(shí)體信息物理管理的形式實(shí)現(xiàn)的，這種模式嚴(yán)重影響了遠(yuǎn)程服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，這主要是因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)含量不足，無法有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的空間轉(zhuǎn)移，進(jìn)而對(duì)遠(yuǎn)程服務(wù)功能造成了一定程度上的使用影響。而檔案信息化管理的運(yùn)用能夠充分應(yīng)用先進(jìn)的通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用遠(yuǎn)程檢索實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的檢索，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效空間轉(zhuǎn)移，如果處于不同的地點(diǎn)檢索相同的檔案資料，能夠在進(jìn)行檢索的地點(diǎn)將所檢索的檔案資料打印出來，進(jìn)而徹底消除了空間上的約束和限制。因此，運(yùn)用檔案信息化管理有助于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)的功能。

3 解決檔案信息化管理安全問題的具體措施

3.1 加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)能力和安全意識(shí)

在討論檔案信息化管理中的安全問題時(shí)，最應(yīng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)是人為因素。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行保密性的法規(guī)學(xué)習(xí)，對(duì)行業(yè)動(dòng)向進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，樹立一定程度上的憂患意識(shí)，并且時(shí)刻關(guān)注、預(yù)防關(guān)于竊取檔案信息的行為，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化的檔案管理。與此同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)充分主義對(duì)檔案信息化管理制度的健全、檔案信息化管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行實(shí)際性的回答，進(jìn)而維持原本的保密制度，加強(qiáng)檔案信息化管理制度逐步完后三。由于現(xiàn)階段我國關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全法律的條款還沒有建立起來，所以建立網(wǎng)絡(luò)安全法律迫在眉睫，進(jìn)而促使檔案管理人員樹立關(guān)于檔案管理信息的安全意識(shí)。除此之外，我們應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有的職業(yè)人員進(jìn)行教育培訓(xùn)工作。

3.2 構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案信息安全的保護(hù)能力是加強(qiáng)檔案服務(wù)能力和檢查檔案利用服務(wù)的主要內(nèi)容之一，構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)，是檔案信息自身保證安全性的重要手段之一。檔案信息資源、原始檔案等必須受到法律法規(guī)上相應(yīng)的安全保護(hù)，進(jìn)而保證檔案信息化管理的順利運(yùn)行。首先，貫徹并落實(shí)檔案信息化管理的管理安全制度，構(gòu)建健全的責(zé)任管理系統(tǒng)，明確出各方的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而避免出現(xiàn)相互推卸的情況；其次，挑選正版的殺毒工具和軟件，防止檔案信息被病毒所感染；再次，優(yōu)化檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)，招聘優(yōu)秀的專業(yè)人才對(duì)程序進(jìn)行管理和編制，在確保編制質(zhì)量的同時(shí)為檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)提供安全；最后，以檔案信息安全保證的同時(shí)將紙質(zhì)檔案著重管理，紙質(zhì)檔案不可能完全被電子檔案所取代，電子檔案主要是充分運(yùn)用信息化利用的手段，而紙質(zhì)檔案強(qiáng)調(diào)的是最基本、最可靠的檔案原始記錄，由此可以看出，二者之間具有不同的獨(dú)特特點(diǎn)，所以二者之間是無法進(jìn)行相互取代的。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理信息已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展需求了，應(yīng)積極建設(shè)檔案信息化管理。在我國建設(shè)檔案管理的過程中，檔案信息化管理已經(jīng)順應(yīng)了信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理工作增加了生命力，進(jìn)而提供給人們利用檔案的全新渠道。這種全新的管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比較，更加具有一定的優(yōu)勢(shì)，廣泛受到了社會(huì)和群眾的喜愛和歡迎。但凡事都具有自己的兩面性，檔案信息化管理在帶來自身優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也造成了一定的安全問題，如果想要保證檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)有效地處理和控制這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，使其避免出現(xiàn)負(fù)面影響。

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[2]王朝陽.檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題[J].華北水利水電學(xué)院學(xué)報(bào)（社科版）,2006(10):100-102.

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.01.195