對情況報(bào)告寫作的思考

程仁君

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第八條說明了報(bào)告的適用范圍：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。根據(jù)條例的規(guī)定和黨政機(jī)關(guān)部門的寫作實(shí)踐,不少公文寫作書籍將報(bào)告分為工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告這三種主要形式，如裴顯生主編的《應(yīng)用寫作》書籍里把報(bào)告分了7類，工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告就是其中三種主要形式[1]。這三種報(bào)告寫作的重點(diǎn)均有不同,工作報(bào)告旨在向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)日常工作的進(jìn)展情況，情況報(bào)告旨在向上級機(jī)關(guān)反映日常工作之外的各方面情況，如社會動態(tài)、職工思想狀況、嚴(yán)重的自然災(zāi)害以及其他需要上級機(jī)關(guān)及時了解和掌握的特殊情況，答復(fù)報(bào)告是針對上級機(jī)關(guān)的詢問而答復(fù)寫出的報(bào)告，針對性強(qiáng)。下面筆者談?wù)勂渲械那闆r報(bào)告的寫作。

一.情況工作報(bào)告的寫作要和情況調(diào)查報(bào)告、意見的寫作相區(qū)別

對于情況報(bào)告的寫作，裴顯生主編的《應(yīng)用寫作》書籍里強(qiáng)調(diào)在寫作時要遵循這樣的思路：首先對所反映的問題或情況作一概述，然后集中分析產(chǎn)生問題的原因，最后提出解決問題的意見和辦法。[2]個人覺得它雖然對寫作內(nèi)容給出了一個結(jié)構(gòu)框架，但是沒有揭示出情況報(bào)告寫作內(nèi)容的本質(zhì)，主要基于以下兩個原因：其一，這種行文思路和有些調(diào)查報(bào)告寫作思路是一致的，如2006年6月由國務(wù)院辦公廳牽頭組織的調(diào)查組寫的《關(guān)于重慶市巫山縣部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)鏟苗種煙違法傷農(nóng)事件的調(diào)查報(bào)告》，全文由三個內(nèi)容組成：基本情況、原因分析、采取的措施，這樣一來，情況報(bào)告的寫作內(nèi)容結(jié)構(gòu)和它基本一致，這樣就無法區(qū)分它們之間的寫作區(qū)別。其二，情況報(bào)告中如果把情況分析、提出建議這兩個內(nèi)容也作為兩個重要內(nèi)容去寫，這是不大符合報(bào)告的寫作要求的，因?yàn)閳?bào)告的一個顯著特點(diǎn)就是客觀情況的陳述，重點(diǎn)寫清楚做了哪些工作，具體情況怎樣，用敘述的手法，將有關(guān)工作情況或問題向上級機(jī)關(guān)作陳述[3]，而不是主觀分析和建議，而后者恰恰是公文里另一種文體意見的寫作內(nèi)容的特點(diǎn)，意見的寫作，就是要對問題作出全面中肯的分析，提出自己的觀點(diǎn)和看法，然后在分析的基礎(chǔ)上拿出切實(shí)可行的解決方法和措施[4]，很顯然，情況報(bào)告如果按前文提到的行文思路，那又與意見的寫作相混淆。基于以上原因，筆者談一下情況報(bào)告寫作內(nèi)容結(jié)構(gòu)的一點(diǎn)見解。

二.情況報(bào)告寫作內(nèi)容要素的確定及寫作

任何應(yīng)用文的寫作，均有其寫作要素，如合同里的要素包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行的期限、方式和地點(diǎn)，通知的內(nèi)容要素包括通知的原因、通知的事項(xiàng)，筆者認(rèn)為情況報(bào)告的寫作內(nèi)容的要素是：客觀發(fā)生的情況、下級圍繞發(fā)生的情況所作的工作。之所以這兩個內(nèi)容構(gòu)成它的寫作要素，一者是因?yàn)樗膶懽髦攸c(diǎn)必須圍繞情況展開，因此發(fā)生的情況便成為寫作的一個要素，二者是因?yàn)閳?bào)告的本質(zhì)特點(diǎn)就是下級向上級匯報(bào)工作，那么，向上級匯報(bào)圍繞客觀情況他所作的工作便成為寫作的另一要素。

下面筆者結(jié)合例文，談一下情況報(bào)告寫作中的這兩個要素。

（一）客觀情況的寫作

工作中的情況，或者是所轄工作范圍內(nèi)出現(xiàn)的新動向、新問題，或者是本單位當(dāng)前工作中的新問題。一般講，工作中發(fā)生了這些情況，必須及時讓上級了解，以做到“下情上達(dá)，勿隱情不報(bào)”，否則，上級沒有及時掌握下情，在領(lǐng)導(dǎo)工作時就很被動，因此，客觀發(fā)生的情況是情況報(bào)告中首先要寫的內(nèi)容。客觀發(fā)生的情況是一種客觀存在，往往表現(xiàn)為一種狀態(tài)、一個事件，向上級匯報(bào)時需將它的發(fā)生、經(jīng)過、結(jié)果作匯報(bào)。在寫作過程中，表達(dá)方式基本上是概述，少用筆墨，寫作內(nèi)容只需交待情況的幾個要素：時間、地點(diǎn)、人、發(fā)生、經(jīng)過、結(jié)果。如《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文的第一段就對發(fā)生火災(zāi)的時間、地點(diǎn)、人、發(fā)生、經(jīng)過、結(jié)果作了簡單交待。

××年×月×日上午9點(diǎn)40分，我省市百貨大樓發(fā)生重大火災(zāi)事故，市消防隊(duì)出動15輛消防車，經(jīng)過4個小時的撲救，火災(zāi)才被撲滅這次火災(zāi)除消防隊(duì)員和群眾奮力搶救出部分商品外，百貨大樓三層樓房的余下商品全部燒毀。時值開始營業(yè)不久，顧客不多，加之疏散及時，幸而未造成人員傷亡。但這次火災(zāi)已造成直接經(jīng)濟(jì)損失792萬元。

再如《中國人民銀行××市××區(qū)分行關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告》一文第一段：

最近，我區(qū)內(nèi)××?？茖W(xué)校用計(jì)劃外收入資金，發(fā)給教職工每人100元購物券。

這一句話也簡單交待了時間、人、事件，非常簡煉。

（二）下級圍繞新情況所作的工作的寫作

工作中，在自己職責(zé)范圍內(nèi)，有時會發(fā)生了一些新情況，這些新情況和常規(guī)工作相比，往往有很多不同之處，沒有標(biāo)準(zhǔn)的參考準(zhǔn)則和方法，下級是如何處理的，是否得當(dāng)，必須讓上級知道，以避免發(fā)生因處理不當(dāng)而帶來的嚴(yán)重后果。因此，下級要將自己圍繞發(fā)生的客觀情況所做的所有工作一一向上級匯報(bào)，這是情況報(bào)告寫作中的一個重點(diǎn)內(nèi)容。由于這些工作處理起來往往頭緒多，而且領(lǐng)導(dǎo)也非常重視，因此這部分就要寫得詳細(xì)具體。要將這個部分寫好，總的來講，注意三點(diǎn)：

首先要事實(shí)求是，做了什么寫什么，不得虛構(gòu)編造。譬如，工作中調(diào)查了情況的原因，就把原因?qū)戇M(jìn)去，對于那些沒有調(diào)查原因的，就不寫原因?！丁痢潦∩虡I(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中，發(fā)生如此重大的火災(zāi)，作為主管部門，肯定要調(diào)查火災(zāi)發(fā)生的原因，而且要將它向上級匯報(bào)讓上級知曉，故文中必須體現(xiàn)。而《中國人民銀行××市××區(qū)分行關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告》一文中，學(xué)校發(fā)行變相貨幣的原因不必調(diào)查，銀行沒有作調(diào)查工作，文中也不必涉及。

其次要圍繞自己做的工作組織合理的次序去行文，一般都是按照工作措施實(shí)施的時間順序去寫。工作部門處理突發(fā)事故，其工作程序一般都是這樣：調(diào)查事故的原因、事故的現(xiàn)場處理、事故的反省和預(yù)防，如《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文的內(nèi)容次序：調(diào)查原因—現(xiàn)場處理—追究責(zé)任—事后反省—預(yù)防措施。

再次要注意材料的點(diǎn)面結(jié)合。面上材料的使用可以讓上級了解宏觀的基本情況，點(diǎn)上材料的使用既說明了材料的典型，又增強(qiáng)了說服力，使報(bào)告的敘述變得更加生動。如《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中“我廳××副廳長帶領(lǐng)有關(guān)人員趕到現(xiàn)場處理”這一句，“××副廳長”作為典型材料在文章中使用，報(bào)告顯得更有說服力。

三.主題要鮮明

（一）匯報(bào)工作、突現(xiàn)工作的積極性是主題

公文的寫作和一般文章的寫作一樣，都要有明確的主題，有了主題的統(tǒng)領(lǐng)，文章才有靈魂。在寫作中，公文的主題具體體現(xiàn)為文章的意圖、目的，如會議通知的主題是要成功召開匯報(bào)工作，突現(xiàn)下級工作的積極性。下級工作的積極性作為情況報(bào)告的寫作主題，主要有兩點(diǎn)原因。首先，從下級自身來說，工作上應(yīng)該具有一種積極進(jìn)取的工作狀態(tài)，工作消極被動、不作為是怠慢失職的表現(xiàn)。其次，從另一方面講，以積極進(jìn)取的面貌從事工作是上級的要求。在2009年7月13日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于實(shí)行黨政領(lǐng)導(dǎo)干部問責(zé)的暫行規(guī)定》中就有以下條款，“在行政活動中濫用職權(quán)，強(qiáng)令、授意實(shí)施違法行政行為，或者不作為，引發(fā)其他重大事件的要問責(zé)”、“對突發(fā)性事件處置失當(dāng)，導(dǎo)致事態(tài)惡化，造成惡劣影響的要問責(zé)”，由此可見，下級對新情況作出積極應(yīng)對是上級的要求。當(dāng)然，寫出下級工作的積極性要建立在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，如果這個部門對于發(fā)生的情況反應(yīng)遲鈍、工作無作為或應(yīng)對不到位、處理有偏差，那也必須實(shí)話實(shí)說，讓上級及時了解情況進(jìn)行指導(dǎo)。

（二）全面、有效作為寫作的原則

下級要寫出工作的積極性，首先要寫出圍繞情況所作的所有工作，不要遺漏。如果把新情況處理得很周全，圍繞情況作了很多工作，卻沒有全部寫進(jìn)報(bào)告，這就不是實(shí)事求是，還會導(dǎo)致上級不能知曉真實(shí)情況，影響工作的正常進(jìn)行。其次要寫出工作的成效。工作卓有成效，說明工作中下了功夫，是積極工作的證明，也是上級領(lǐng)導(dǎo)正確性的體現(xiàn)，這是必須要讓上級知曉的。即便是工作中發(fā)生的重大事故或失誤，也要寫出發(fā)生事故后下級積極處理的效果，比如事故的善后處理，避免今后發(fā)生類似的情況的而采取的防范措施等等，這些都必須要寫出來。如果工作一點(diǎn)效果都沒有，那就說明工作有問題，要好好反省?！丁痢潦∩虡I(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中，商場繼續(xù)營業(yè)、追究相關(guān)人員的責(zé)任、自己做了深刻反省并作好了今后的預(yù)防工作，這些內(nèi)容便是其工作效果的體現(xiàn)，而《中國人民銀行××市××區(qū)分行關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告》一文中，兩個單位表示承認(rèn)錯誤，并保證今后不再發(fā)生此類問題，這也是其工作效果的體現(xiàn)。

注釋

[1]裴顯生.《應(yīng)用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第98頁.

[2]裴顯生.《應(yīng)用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第104頁.

[3]裴顯生.《應(yīng)用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第98頁.

[4]裴顯生.《應(yīng)用寫作》.北京高等教育出版社，2010，第112頁.