檔案鑒定工作的原理及標準分析

陳春榮

[摘要]當今時代，我國檔案鑒定工作就是甄別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無需保存的檔案予以處理，以及對留存檔案保管期限的確定。檔案鑒定工作是檔案管理的一項重要工作，其原理是按照一定的原則、標準和方法，做好檔案鑒定工作，并以此來決定檔案存與毀的選擇。本文就檔案鑒定工作的原理及標準進行如下分析。

[關鍵詞]檔案鑒定工作：原理;標準

檔案鑒定工作在實際管理中不是一個獨立的工作環(huán)節(jié)，是牽一發(fā)而動全身的關鍵環(huán)節(jié)，所有流程都是結合立卷、收集整理、保管利用等各個工作環(huán)節(jié)進行的。檔案管理真正做到保存精華的必要措施，是對檔案文件進行鑒定。因此，檔案鑒定工作做得好與不好，到位與不到位，事關重大。做得好，做的到位，就是對優(yōu)化檔案館藏，更好更快地發(fā)揮檔案作用十分有利的正確做法。

一、檔案鑒定工作內容

1.檔案鑒定工作包括確定文件保管期限和到期檔案鑒定兩部分內容。一是根據(jù)文件對單位、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定檔案保管期限。二是對已到保管期限的檔案進行鑒定。對仍需繼續(xù)保存的檔案重新劃定保管期限：對保管期滿確無保存價值的檔案，按有關規(guī)定經單位法定代表人批準后進行監(jiān)督，酌情處理。

2.檔案鑒定工作操作要點。編制檔案保管期限表。用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明檔案保管期限的一種指導性文件，就是檔案保管期限表。它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)。檔案保管期限表通常南順序號、條款、保管期限、附注以及總的“說明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

3.檔案鑒定工作的程序。制定檔案鑒定工作制度，確定檔案鑒定的范圍和標準，調查和了解鑒定檔案的情況和數(shù)量，制定檔案鑒定工作計劃，安排、組織鑒定檔案，編制擬上升保管期限檔案的目錄和銷毀清冊，領導（專家）小組審核，有關領導機關和領導人審批，整理擬上升保管期限檔案、銷毀“剔除檔案”、上報鑒定工作報告等。

4.檔案鑒定的原則。檔案鑒定的原則是必須堅持歷史的觀點、堅持全面的觀點、堅持發(fā)展的觀點和堅持效益的觀點。

二、檔案鑒定工作的原理

1.檔案鑒定工作的動因即這項工作產生、存在的原兇和發(fā)展的動力。人類南于社會活動的需要，不斷制作和產生各種內容和載體的文件，這些文件不可能也沒有必要都保存，但文件也不能在使用后都丟棄，其中今后繼續(xù)有用的文件需要作為檔案保存，這就必須對文件進行鑒別、選擇和做不同的處置，這種對文件的選擇和處置是人類社會中很普遍的主體行為，當人們建立起文件與檔案的管理系統(tǒng)時，這種主體行為就演化成一種管理職能，這就是檔案鑒定工作。

2.檔案鑒定工作的任務和職責，簡要說來就是鑒辨和處置兩大任務。鑒辨就是要對文件來源、內容、形式、用途等進行全面分析、比較，依據(jù)鑒定標準對文件的保存價值進行測評，市杏，作冉結論。處置就是在鑒辨的基礎上根據(jù)今后利用需要和檔案選留標準對文件的去向作決策。鑒辨是處置的前提，處置是鑒辨的結果，兩者相輔相成。如果文件被確定為“舍”就意味著不會成為檔案，可以銷毀或做其他非檔案件的處理。而對于劃為定期保存（短期、長期或標定保管年限的都屬定期保存）在保管到期時，還要冉次鑒定，做出舍棄或延長保管期的決定。廣義簽定還包括文件質量及使用范圍等方面的鑒辯、分析、市杏和行動決策。

3.檔案鑒定工作的功能是在文件的形成使用期進行監(jiān)控和預選（初始簽定），在規(guī)定的歸檔“界點”對文件進行甄別審查，通過篩選同時完成對檔案的選留和非檔案文件的淘汰，這樣，就對文件系統(tǒng)產生了控制分流的管理作用。檔案鑒定對于文件的生命運動和生命期起決定作用。文件流程的變化點從生命的起點到終點有若十節(jié)點，這些節(jié)點也就是鑒定審杏和處置的“關口”。文件本身并不會運動，南于價值狀態(tài)的變化而產生運動.都必須經過這些鑒定審計的部門，鑒定的審查選擇功能會使具有檔案價值的文件能夠轉入檔案期，其歷程，猶如一只無形的巨手推進文件的運動。當文件失去效用，同樣也會被鑒定這只巨手終止生命歷程。在電子文件時代，鑒定工作面臨內容鑒定和技術鑒定的雙重任務，其功能也呈現(xiàn)新的特點。

三、檔案鑒定的標準

檔案鑒定的標準是進行文件與檔案鑒定的中介，是構成檔案鑒定職能活動的一個要素，也是人們在簽定工作中的統(tǒng)一標尺。不同種類的文件應當有不同的鑒定標準，需要劃定歸檔范圍，擬定文件保管期限表，這樣就可以使鑒定工作有規(guī)可循。

1.職能標準。要真實地反映本單位的主要職能及基本歷史面貌，就要保存對其職能起憑證、評價作用的文件材料，以及能夠證明單位的存在、發(fā)展和歷史作用的文件材料、來源標準。本單位形成的文件材料是重點。外單位的文件應以是否與木單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否杏考利用為文件歸檔的出發(fā)點。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔;出不能將有價值、屬于歸檔范圍內的文件遺漏掉。

3.內容標準。強調內容的重要性和獨一性。主要看它的重要程度如何，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務的;是主要職能的，還是非主要職能的：是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的：是有針對性的，還是普發(fā)性的;是有效時間內的，還是失去時效的;是典型的，還是一般的。同時，還應注意基礎數(shù)據(jù)、典型材料、原始數(shù)據(jù)、專題材料的價值。

4.形式特征標準。它是指文件的名稱、文本、外形特征等。文件的名稱不同，作用不同，價值也就不同。法、令、決定的價值比規(guī)定、批復和函的高。文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價值也就不同。草稿、修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，因此沒必要保存。只有有重要領導人直接修改和批示的，才保存。外形特征包括載體形式。一般指非正式文件，特別是一些重要的照片、音像材料、領導人題詞以及獎旗、證書等實物，都生動地記錄了真實的歷史事件，是不可多得的檔案資料，應得到足夠重視。

綜上所述，檔案鑒定問題在檔案工作領域中占有重要位置，其貫穿整個檔案工作環(huán)節(jié)的始終。檔案鑒定決定檔案的生死存亡，它是檔案工作得以健康發(fā)展的前提和保障。在學科知識體系中，檔案鑒定工作原理所闡述的是深層基本理論，因而它是學科理論的核心。