淺析信息化時代高校財務(wù)檔案管理的改革創(chuàng)新

秦紅

[摘 要]在信息化時代，高校財務(wù)檔案管理工作面臨著新變化。對此，本文主要分析了信息化時代高校財務(wù)管理工作的特點(diǎn)，探討了高校財務(wù)檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了相應(yīng)對策，以供檔案管理人員參考

[關(guān)鍵詞]信息化；財務(wù)檔案；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.082

[中圖分類號]G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）18-0-02

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校信息化建設(shè)工作也被提上日程，而高校財務(wù)檔案管理作為高校日常管理工作的重要內(nèi)容之一，也必然會有信息化建設(shè)的需求?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確提出，檔案信息化建設(shè)是十一五規(guī)劃的1項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)。要做好這項(xiàng)工作，高校就必須提高對財務(wù)檔案管理內(nèi)涵的認(rèn)識，明確信息化時代財務(wù)檔案管理的特點(diǎn)是什么，再通過調(diào)查本單位的財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，針對財務(wù)檔案管理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的對策，穩(wěn)步推進(jìn)高校財務(wù)管理的信息化建設(shè)工作。

1 信息化時代高校財務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 專業(yè)性

與普適性檔案不同的是，財務(wù)檔案管理具有一定的專業(yè)性，它主要分為兩個方面：一是財務(wù)收據(jù)票據(jù)類，及學(xué)校內(nèi)部的收入和支出類的票據(jù)管理，如學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)、辦公用品支出收據(jù)、科研經(jīng)費(fèi)支出收據(jù)、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)和獎學(xué)金助學(xué)金發(fā)放收據(jù)等；二是財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)，如高校教職工薪資、獎金、節(jié)日福利等內(nèi)容的發(fā)放表、銀行對賬單、單據(jù)賬表類等專業(yè)財務(wù)賬單的保管、收集、移交和銷毀。從以上財務(wù)檔案管理涉及的內(nèi)容來看，要求財務(wù)檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識，否則很難進(jìn)行專業(yè)化的收集和管理。此外，財務(wù)檔案還反映了一個學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)狀況，能夠直觀地獲得學(xué)校的財務(wù)信息。

1.2 綜合性

高校作為人才的輸出和培養(yǎng)機(jī)構(gòu)，本身具有很強(qiáng)的綜合性，除教學(xué)、科研外，日常內(nèi)務(wù)管理、基礎(chǔ)建設(shè)及后勤保障也必不可少，而這些所有的模塊都包含著財務(wù)工作。這也就決定了財務(wù)檔案管理具有很強(qiáng)的綜合性，因此在進(jìn)行信息化建設(shè)工作時，就要充分考慮財務(wù)檔案的綜合性，考慮它與其他部門的聯(lián)系。此外，高校財務(wù)檔案種類多、數(shù)量大，保管的方式也有電子、紙質(zhì)等眾多方式，而除了傳統(tǒng)的方式外，還有信息化管理方式，共同體現(xiàn)了高校財務(wù)檔案的綜合性。

1.3 政策性

高校財務(wù)管理通常具有很強(qiáng)的政策性，由于高校財務(wù)制度本身就較為嚴(yán)格，從而財務(wù)檔案管理工作也十分嚴(yán)格，從財務(wù)檔案的收集、分類、歸檔、調(diào)用、查閱乃至銷毀都需要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)政策執(zhí)行。而在信息化時代，為避免信息安全遭受威脅，財務(wù)檔案管理政策更加嚴(yán)格，如果因管理不善造成財務(wù)檔案信息泄密或毀損，會給學(xué)校帶來損失，必須按規(guī)定從嚴(yán)追究相關(guān)人員的責(zé)任。財務(wù)檔案管理工作還要根據(jù)國家政策進(jìn)行調(diào)整，如在2016年我國實(shí)行“營改增”之后，財務(wù)檔案管理就要格外重視增值稅專用發(fā)票的管理，尤其在專用發(fā)票的使用方面要更加注意，對高校的報銷制度、財務(wù)檔案收集等多個方面都產(chǎn)生了重大影響，如有違反，會面臨法律風(fēng)險。

1.4 通用性

高校檔案管理活動的基本規(guī)律決定了各個院校和專業(yè)在教育體制、教育方式方法、教學(xué)內(nèi)容等方面具有共性，而對與財務(wù)檔案管理來說，高校的財務(wù)檔案管理沿用的政策是具有一定的共通性的，記錄和反映高校財務(wù)狀況和經(jīng)濟(jì)活動的財務(wù)檔案也必然存在內(nèi)在的聯(lián)系和共通點(diǎn)。高校內(nèi)部和不同高校之間都可以互相借鑒和學(xué)習(xí)，從而使高校財務(wù)檔案管理具有通用性的特點(diǎn)。

2 信息化時代高校財務(wù)檔案管理中存在的問題

2.1 信息化程度低

目前，從我國高校的財務(wù)檔案管理來看，信息化程度還較低，主要是由以下幾個原因造成的。第一，不重視信息化建設(shè)。很多工作人員認(rèn)為信息化只是簡單地將管理工作從線下搬到線上進(jìn)行，對財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)的認(rèn)識，僅停留在機(jī)械化管理的階段，沒有上升到智能化管理的高度。第二，財務(wù)檔案管理與信息化結(jié)合程度不夠。與其他檔案管理不同的是，財務(wù)檔案涉及大量的紙質(zhì)性票據(jù)，因此在傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理中往往重紙質(zhì)、輕電子，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理無法與信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)深度融合，且沒有做好備份工作，導(dǎo)致線上和線下的數(shù)據(jù)不同步，從而會影響財務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，不僅需要專業(yè)的信息技術(shù)人才，更需要專業(yè)的檔案管理人才。對于傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理來說，目前我國高校的檔案管理人員已基本符合高校財務(wù)檔案管理的要求，在學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)等各方面都符合高校的標(biāo)準(zhǔn)，但對于信息化建設(shè)來說，高校財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高。同時，高校財務(wù)檔案的多元化趨勢也要求工作人員要具備更加復(fù)合的專業(yè)背景，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高導(dǎo)致教學(xué)檔案信息化建設(shè)程度低，僅僅停留在改變管理方式上，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案的信息化建設(shè)需要大量借助第三方機(jī)構(gòu)，從而給信息化建設(shè)工作帶來了許多不穩(wěn)定因素。

2.3 財務(wù)檔案意識淡薄

第一，高校領(lǐng)導(dǎo)沒有重視財務(wù)檔案管理。由于高校財務(wù)管理多年來一直延續(xù)著相同的財務(wù)管理模式，沒有太大的變動，因而財務(wù)檔案管理也無法從根本上進(jìn)行改革，限制了財務(wù)檔案管理的發(fā)展，長此以往不利于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。第二，財務(wù)檔案管理意識不平衡。由于財務(wù)檔案管理工作需要多個部門進(jìn)行合作，如果只有一個部門重視是無法做好財務(wù)檔案管理工作的，而多個部門協(xié)同進(jìn)行財務(wù)檔案管理就需要各部門的工作人員通力配合，但檔案管理部門的工作人員作為專職的檔案管理人員，檔案意識顯然要強(qiáng)于其他部門，這種不平衡性也導(dǎo)致了財務(wù)檔案管理的效率低下。

2.4 缺乏先進(jìn)的管理制度

一般來說，高校的財務(wù)制度是十分嚴(yán)格并且政策性極強(qiáng)，然而其財務(wù)檔案的管理工作雖然也具有政策性，但卻缺乏完善的管理制度，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。第一，缺乏信息化環(huán)境下財務(wù)檔案管理制度的更新和改革。目前，很多高校仍沿用之前的管理制度，而隨著檔案管理工作信息化程度的不斷加深，現(xiàn)有的工作需要和滯后的管理制度勢必會產(chǎn)生落差，互相影響，最終會產(chǎn)生日常檔案管理工作效率低、信息化建設(shè)進(jìn)度慢等問題。第二，缺乏完善的監(jiān)督制度。由于缺乏完善的監(jiān)督制度，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作缺乏規(guī)范化和流程化，不利于檔案的保管和利用，同時也導(dǎo)致財務(wù)檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)。

3 信息化時代高校財務(wù)檔案管理的改革創(chuàng)新

3.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

加強(qiáng)信息化建設(shè)，是財務(wù)檔案管理的工作需要，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。第一，要從硬件上滿足信息化建設(shè)的基本需要，加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，采購相應(yīng)的硬件存儲設(shè)備、聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施和基本的操作系統(tǒng)，在進(jìn)行信息化建設(shè)時要提前規(guī)劃，為日后的多部門協(xié)調(diào)以及建設(shè)智慧校園奠定基礎(chǔ)。第二，積極引入專業(yè)的信息技術(shù)企業(yè)。在供應(yīng)商的選擇上，高校要堅(jiān)持寧缺毋濫的原則，杜絕使用“最低價中標(biāo)”的招標(biāo)方式，在保證質(zhì)量的前提下開展信息化建設(shè)工作。第三，采用云計(jì)算技術(shù)。高校要積極采用云計(jì)算技術(shù)，將檔案管理工作放在“云端”進(jìn)行，進(jìn)一步降低財務(wù)檔案管理的成本。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，能從根本上提高財務(wù)檔案管理水平，加快財務(wù)檔案信息化建設(shè)。在信息技術(shù)專業(yè)知識方面，有條件的高校可以依托自身信息技術(shù)相關(guān)學(xué)科給予檔案管理人員專業(yè)指導(dǎo)，如開設(shè)信息專業(yè)知識的選修課程，并且要將考試成績納入考核體系中。此外，高校還可以借助專業(yè)的培訓(xùn)公司對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在財務(wù)檔案管理專業(yè)知識方面，注重學(xué)習(xí)兩方面的知識，一是財務(wù)檔案管理專業(yè)知識，這是由財務(wù)檔案的專業(yè)性特點(diǎn)決定的，二是要提高政策解讀能力，這是由財務(wù)檔案的政策性決定的。

3.3 增強(qiáng)檔案管理意識

增強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的檔案意識，要注重增強(qiáng)以下幾種意識。第一，責(zé)任意識。財務(wù)檔案管理事關(guān)重大，它能夠反映學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)狀況，能夠直觀地獲取學(xué)校的財務(wù)信息。因此，財務(wù)檔案管理人員一定要增強(qiáng)責(zé)任意識，細(xì)化日常工作，在工作中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，將責(zé)任意識滲透進(jìn)財務(wù)檔案管理的方方面面，確保財務(wù)檔案的完整、連續(xù)和準(zhǔn)確。第二，規(guī)范意識。財務(wù)管理工作本身就是事務(wù)性工作，要求具有較高的規(guī)范性和政策性，對于管理人員來說，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的相關(guān)規(guī)范制度，切實(shí)履行財務(wù)檔案工作的各項(xiàng)手續(xù)。第三，服務(wù)意識。從財務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢來看，財務(wù)檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，因此管理人員應(yīng)立足本職工作，探索和開發(fā)多元化的服務(wù)方式，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，不斷提升服務(wù)水平。

3.4 優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)

優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)，是高校財務(wù)檔案管理服務(wù)開發(fā)、業(yè)務(wù)拓寬以及信息化建設(shè)的根本要求之一。第一，進(jìn)一步明確工作人員的權(quán)責(zé)范圍，細(xì)化每個人的工作內(nèi)容，明確權(quán)責(zé)的邊界，減少“兼職”，實(shí)行專人專責(zé)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，確保人力系統(tǒng)的規(guī)范性。第二，根據(jù)信息化建設(shè)的具體情況靈活設(shè)置相關(guān)崗位，確保信息化建設(shè)得到全方位的支持。第三，積極引進(jìn)擁有管理經(jīng)驗(yàn)的信息化人才，做好內(nèi)部人員的儲備工作。第四，建立健全內(nèi)部考核體系，杜絕形式主義，實(shí)行量化考核。第五，加強(qiáng)檔案管理人員與財務(wù)管理人員的溝通交流，減少部門之間的交流障礙，共同支持財務(wù)檔案管理工作。

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