基于項目管理模式的企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理探討與實踐

段珂

[摘 要]隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，信息系統(tǒng)應(yīng)用中的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題逐步顯現(xiàn)，不利于充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的支撐作用。為了解決基于項目管理模式的企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，本文提出了包含合同錄入規(guī)范率等9個指標的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核指標體系，建設(shè)了數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核管理系統(tǒng)，有效提升了企業(yè)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，充分發(fā)揮了信息系統(tǒng)的支撐作用和數(shù)據(jù)價值，在企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理方面具有一定的借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]項目管理；ERP系統(tǒng)；質(zhì)量管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.18.026

[中圖分類號]F270.7；TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）18-00-04

0 引 言

眾所周知，數(shù)據(jù)是企業(yè)至關(guān)重要的資產(chǎn)，數(shù)據(jù)構(gòu)成了系統(tǒng)運行的血液，數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定了系統(tǒng)應(yīng)用的質(zhì)量，并關(guān)系到系統(tǒng)價值的體現(xiàn)。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，信息系統(tǒng)應(yīng)用問題逐步顯現(xiàn)，其中一個重要的現(xiàn)象就是系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，數(shù)據(jù)管理存在數(shù)據(jù)錄入無監(jiān)督、錄入數(shù)據(jù)不準確、最終數(shù)據(jù)不敢用等問題，特別是在近期各企業(yè)日漸加強運營監(jiān)控，數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題直接影響了統(tǒng)計分析的準確性，不利于充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的支撐作用。

針對數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，業(yè)界一般是開展數(shù)據(jù)治理工作。數(shù)據(jù)治理是將數(shù)據(jù)視為一項企業(yè)資產(chǎn)，它涉及以企業(yè)資產(chǎn)的形式對數(shù)據(jù)進行優(yōu)化、保護和利用的決策權(quán)利，并對組織內(nèi)的人員、流程、技術(shù)和策略進行編排，以期從企業(yè)數(shù)據(jù)中獲取最優(yōu)的價值。數(shù)據(jù)治理已成為業(yè)務(wù)應(yīng)用集中建設(shè)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、智能分析決策應(yīng)用的重要基石。

通常認為，數(shù)據(jù)治理至少應(yīng)涵蓋以下功能域：數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)標準管理、數(shù)據(jù)安全管理和主數(shù)據(jù)管理。本文主要探討了數(shù)據(jù)質(zhì)量管理在項目管理模式企業(yè)中的實踐應(yīng)用。

1 項目管理模式中數(shù)據(jù)質(zhì)量存在的主要問題

項目是為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力，項目管理是在一定資源約束下，為達到項目目標對項目執(zhí)行所涉及的所有工作的管理。對于產(chǎn)品是定制化生產(chǎn)的企業(yè)，一般都采用項目管理的模式組織日常經(jīng)營生產(chǎn)活動。企業(yè)項目管理的過程一般分為以下幾個階段，如圖1所示。

造成數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的原因是多維度的，但究其根本，人為差錯是導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的主要根源。如何有效的遏制和控制人為差錯，是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的關(guān)鍵。針對項目管理中的這些過程，數(shù)據(jù)一般存在以下幾個方面的質(zhì)量問題。

（1）合同管理方面的問題。合同中上傳合同附件、交貨日期錄入、付款方式等信息維護不準確。上傳合同附件錯誤導(dǎo)致無法跟蹤實際合同，交貨日期錄入不準確會影響項目計劃的安排，付款方式錯誤會影響應(yīng)收賬款跟催。

（2）建項管理方面的問題。項目建項不及時，合同簽訂后未在規(guī)定時間內(nèi)創(chuàng)建項目。及時創(chuàng)建項目是保證后續(xù)項目設(shè)計、采購和生產(chǎn)順利開展的前提，會直接影響項目的按期履約交付。

（3）生產(chǎn)管理方面的問題。物料需求下達后未及時響應(yīng)并將其轉(zhuǎn)換為采購申請或者生產(chǎn)訂單，將會壓縮后續(xù)生產(chǎn)和采購周期，從而對合同交付造成影響。BOM更新及生產(chǎn)訂單材料變更或替代后維護不及時導(dǎo)致的生產(chǎn)訂單冗余材料需求較多，會影響項目計劃成本和銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)的準確性。

（4）采購管理方面的問題。采購需求日期提報不準確，需求部門與采購部門缺乏有效的溝通，采購訂單計劃交期與實際情況差異較大，導(dǎo)致采購需求和采購訂單無法有效指導(dǎo)采購工作。

（5）回款管理方面的問題。認款不及時、不準確，導(dǎo)致回款數(shù)據(jù)不準確，影響企業(yè)日常催款工作。在催款數(shù)據(jù)中，催款責任人信息未維護、采購訂單編號等信息維護不準確，導(dǎo)致催款時無法進行有效催款。

（6）項目關(guān)閉方面的問題。項目關(guān)閉不及時、項目狀態(tài)維護不準確，將導(dǎo)致項目成本串項，影響項目成本的準確歸集，同時影響項目執(zhí)行進度的分析和監(jiān)控。

2 數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核指標體系

數(shù)據(jù)質(zhì)量管理是指對支持業(yè)務(wù)需求的數(shù)據(jù)進行全面質(zhì)量管理，通過制定數(shù)據(jù)質(zhì)量相關(guān)管理辦法、組織、流程、評價考核規(guī)則，及時發(fā)現(xiàn)并解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，提升數(shù)據(jù)的完整性、及時性、準確性及一致性，進一步提升業(yè)務(wù)價值。其中，如何建立一套行之有效的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核指標體系，通過考核指標去推動和加強數(shù)據(jù)質(zhì)量問題中人為差錯管理，是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的核心和難點。針對項目管理中存在的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，設(shè)計了以下考核指標，如圖2所示。

2.1 合同管理方面

指標1：合同錄入規(guī)范率。

目的：主要監(jiān)測銷售合同簽訂后，在ERP系統(tǒng)中合同錄入的及時性和準確性。完整、準確的銷售合同數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)后續(xù)業(yè)務(wù)順利開展的基礎(chǔ)。

考核內(nèi)容：包含及時率和準確率。及時率一是考核錄入是否及時，是指系統(tǒng)中合同創(chuàng)建日期-合同文本簽約日期<規(guī)定天數(shù)，二是考核上傳附件是否及時，是指系統(tǒng)中合同創(chuàng)建日期-合同文本上傳日期<規(guī)定天數(shù)。準確率一是考核合同錄入的各個字段是否按照錄入標準，二是考核錄入的信息是否與上傳文本附件中的信息保持一致。

檢查方式：系統(tǒng)計算和人工檢查相結(jié)合。

2.2 建項管理方面

指標2：合同建項規(guī)范率。

目的：主要監(jiān)測系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建銷售合同后，各產(chǎn)業(yè)單位創(chuàng)建項目的及時性和準確性。按照規(guī)范創(chuàng)建項目可以保證產(chǎn)品線維度收入、成本的準確性，及時創(chuàng)建項目可以確保及時啟動項目后續(xù)工程設(shè)計和物資采購/生產(chǎn)。

考核內(nèi)容：包含及時率和準確率。及時率是指銷售訂單創(chuàng)建日期-項目創(chuàng)建日期<規(guī)定天數(shù)。準確率是考核銷售訂單如涉及多個下屬單位、跨多個產(chǎn)品線等情況，是否按照《銷售項目拆分管理規(guī)范》拆分創(chuàng)建項目。

檢查方式：系統(tǒng)計算。

2.3 生產(chǎn)管理方面

指標3：需求轉(zhuǎn)換及時率。

目的：主要監(jiān)測物料需求在ERP系統(tǒng)上提報后，轉(zhuǎn)化為采購申請或生產(chǎn)訂單的及時性。及時轉(zhuǎn)化物料需求，是合理配置生產(chǎn)資源、及時開展后續(xù)物資采購和生產(chǎn)制造的先決條件。

考核內(nèi)容：及時率是指物料需求下達日期-后續(xù)轉(zhuǎn)換成生產(chǎn)訂單/采購申請單據(jù)日期<規(guī)定天數(shù)。

檢查方式：系統(tǒng)計算。

指標4：生產(chǎn)訂單物料需求準確率。

目的：主要監(jiān)測各單位生產(chǎn)訂單計劃材料需求與實際材料消耗之間的差異，反映生產(chǎn)訂單物料需求的準確度。通過對包括生產(chǎn)訂單物料需求等影響MRP運算結(jié)果的主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行考核，提高MRP運算結(jié)果的準確率，改善MRP應(yīng)用效果，提高生產(chǎn)物料供應(yīng)保障水平和庫存周轉(zhuǎn)效率。

考核內(nèi)容：準確率是指生產(chǎn)訂單最終實際材料消耗中參照計劃材料需求發(fā)料總條目數(shù)/生產(chǎn)訂單計劃材料需求總條目數(shù)×100%。

檢查方式：系統(tǒng)計算。

2.4 采購管理方面

指標5：采購需求與入庫一致率。

目的：主要監(jiān)測采購需求對物資采購的指導(dǎo)程度。采購需求準確性是生產(chǎn)加工順利實施的前提，是庫存控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提高采購需求的準確性可以防止生產(chǎn)斷料，避免庫存過多積壓資金，保證產(chǎn)銷鏈順利達成。

考核內(nèi)容：一致率是指及時到貨采購需求總個數(shù)/應(yīng)到貨的采購需求總個數(shù)×100%。及時到貨采購需求個數(shù)是指已完全到貨且到貨日期在對應(yīng)的采購申請需求日期范圍內(nèi)的采購訂單行項目數(shù)之和。

檢查方式：系統(tǒng)計算。

指標6：采購訂單按時完成率。

目的：主要監(jiān)測采購訂單交期與實際入庫時間的匹配度，兩者的匹配是確保生產(chǎn)必需的原材料在最低成本要求下達到齊套以及合同按時履約交付的重要保障。

考核內(nèi)容：按時完成率是指按時完成入庫的采購訂單數(shù)/應(yīng)完成入庫的采購訂單數(shù)×100%。按時完成入庫的采購訂單數(shù)是指采購訂單行項目實際入庫時間在計劃交期范圍內(nèi)且已完全入庫的采購訂單行項目數(shù)之和。

檢查方式：系統(tǒng)計算。

2.5 回款管理方面

指標7：單位認款及時率。

目的：主要監(jiān)測合同回款后，各單位在認款平臺上認款的及時性。及時認款是保證合同關(guān)閉和合同催款信息準確的關(guān)鍵。

考核內(nèi)容：分別計算及時認款金額比例=及時認款金額/當期總認款金額×100%和及時認款數(shù)量比例=及時認款筆數(shù)/當期總認款筆數(shù)×100%，取百分比較低的值作為指標結(jié)果。認款周期=財務(wù)人員審核認款通過的日期-財務(wù)人員在認款平臺上發(fā)布此認款的日期，認款周期在規(guī)定日期內(nèi)的為及時認款。

檢查方式：系統(tǒng)計算。

指標8：催款數(shù)據(jù)維護規(guī)范率。

目的：主要監(jiān)測目前可催款金額與催款責任人等ERP催款平臺必填字段維護的規(guī)范性，催款數(shù)據(jù)維護的準確性可以有效指導(dǎo)催款工作的進行。

考核內(nèi)容：檢查催款平臺中已開票未回款合同中目前可催款金額、催款責任人等規(guī)范要求必填字段的維護情況，如果未維護或者維護不規(guī)范，計為“不規(guī)范”。

檢查方式：系統(tǒng)計算和人工檢查相結(jié)合。

2.6 項目關(guān)閉方面

指標9：項目關(guān)閉及時率。

目的：主要監(jiān)測項目業(yè)務(wù)完工和成本結(jié)算完成后項目關(guān)閉的及時性。項目及時關(guān)閉，可以有效防止項目成本串項，是項目成本準確核算的保證。

考核內(nèi)容：項目投運完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對項目做技術(shù)性關(guān)閉；技術(shù)性關(guān)閉后，財務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成項目成本結(jié)算，并對項目做最終關(guān)閉。項目關(guān)閉及時率同時考察技術(shù)性關(guān)閉和最終關(guān)閉的及時性，對于技術(shù)性關(guān)閉，及時性是指項目投運完成日期減去技術(shù)性關(guān)閉日期的結(jié)果在規(guī)定時間內(nèi)；對于最終關(guān)閉，及時性是指項目技術(shù)性關(guān)閉日期-最終關(guān)閉日期的結(jié)果在規(guī)定時間內(nèi)

檢查方式：系統(tǒng)計算。

上述9個指標基本覆蓋了項目管理全過程中6個業(yè)務(wù)管理節(jié)點數(shù)據(jù)日常存在的基本問題，通過這些指標的監(jiān)測和考核，可以提升日常業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員操作系統(tǒng)的規(guī)范性和及時性，解決數(shù)據(jù)質(zhì)量中人為差錯引起的問題。

3 數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核管理系統(tǒng)

上述9個指標的日常檢查，除了指標1和指標8的部分檢查內(nèi)容需要人工檢查外，其他指標都可以通過系統(tǒng)直接計算，因此建設(shè)了數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核管理系統(tǒng)，用于指標結(jié)果的計算、核查、發(fā)布和查詢。數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核管理系統(tǒng)整體功能框圖如圖3所示。

由于數(shù)據(jù)質(zhì)量是針對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，同時考慮系統(tǒng)的易用性和靈活性，因此將系統(tǒng)主要分為兩大部分：一是ERP系統(tǒng)開發(fā)部分，主要實現(xiàn)ERP系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標的計算邏輯、相關(guān)考核數(shù)據(jù)的自動檢查等功能；二是Java系統(tǒng)開發(fā)部分，主要實現(xiàn)相關(guān)考核數(shù)據(jù)的人工檢查、考核指標結(jié)果的計算和匯總、考核指標結(jié)果的展示、發(fā)布和查詢等功能。具體功能介紹如下。

3.1 ERP系統(tǒng)開發(fā)部分

①考核指標自動計算邏輯：將每個指標的考核自動計算邏輯進行固化。②明細數(shù)據(jù)自動檢查：定期對可以自動計算的新錄入的明細數(shù)據(jù)逐條判斷是否符合要求，并對每條有問題的明細數(shù)據(jù)標注原因。③明細數(shù)據(jù)及檢查結(jié)果傳輸接口：定期將檢查后的明細數(shù)據(jù)及結(jié)果傳輸?shù)絁ava開發(fā)部分。

3.2 Java開發(fā)部分

①明細數(shù)據(jù)人工檢查：檢查人員定期對需要人工檢查的明細數(shù)據(jù)逐條判斷是否符合要求，并對每條有問題的明細數(shù)據(jù)標注原因。②單個考核指標計算得分：匯總明細數(shù)據(jù)檢查結(jié)果，計算單個指標的得分。③考核指標結(jié)果匯總計算：一是單個考核指標結(jié)果按照單位進行匯總，得到此指標在所有單位的平均分；二是單個單位所有考核指標的匯總平均，得到此單位本期的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核得分。④考核指標結(jié)果發(fā)布、展示：通過圖形化、列表等展示方式，列出數(shù)據(jù)質(zhì)量總得分、環(huán)比情況、各個指標的得分情況、每家單位的得分情況等數(shù)據(jù)。⑤考核指標結(jié)果查詢、導(dǎo)出：可查詢每個明細數(shù)據(jù)的規(guī)范與否、存在問題及扣分原因，方便各家單位進行問題分析和整改。

通過建設(shè)該系統(tǒng)，數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核指標可以定期進行計算、有效進行展現(xiàn)，每家單位各級管理人員可以實時查看本單位各個指標的得分情況、趨勢和與兄弟單位的對標，各業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)操作人員可以及時查詢有問題的數(shù)據(jù)和發(fā)生問題的原因，指導(dǎo)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的整改和后續(xù)防范。

4 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用成效

通過建立數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核指標體系和建設(shè)數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核管理系統(tǒng)，同時輔以完善的數(shù)據(jù)治理工作組織體系和常態(tài)化的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、通報和問責機制，數(shù)據(jù)治理工作取得了一定的成效。

4.1 數(shù)據(jù)質(zhì)量得到有效提升

各級領(lǐng)導(dǎo)更加重視ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量和系統(tǒng)應(yīng)用，各業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)操作人員更加規(guī)范了自己的業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)操作。經(jīng)過近1年的數(shù)據(jù)治理，各單位ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價得分從首次通報的73%提升至98%，并且逐漸趨于平穩(wěn)，近3個月持續(xù)保持在96%以上。

4.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到了充分應(yīng)用

在深入開展數(shù)據(jù)治理工作的同時，建設(shè)了運營監(jiān)控大數(shù)據(jù)分析平臺，充分利用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)對各單位日常經(jīng)營決策進行信息化支撐。另外，部分部門在月度例會等重要會議上直接演示系統(tǒng)、利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行工作匯報，ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)已基本上真實反映了企業(yè)業(yè)務(wù)的實際現(xiàn)狀。

5 結(jié) 語

本文針對基于項目管理模式的企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，分析其在項目管理過程中的合同管理、建項管理、生產(chǎn)管理、采購管理、回款管理和項目關(guān)閉6個核心環(huán)節(jié)中存在的問題和影響，提出了包含合同錄入規(guī)范率等9個指標的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核指標體系，建設(shè)了數(shù)據(jù)質(zhì)量評價考核管理系統(tǒng)，在強有力的組織保障下，持續(xù)開展檢查和通報，有效提升了各單位ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，并進一步推動了系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在企業(yè)運營監(jiān)控、大數(shù)據(jù)分析以及日常工作中的應(yīng)用，充分發(fā)揮了信息系統(tǒng)的支撐作用和數(shù)據(jù)價值。

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