淺析基層交通干部人事檔案管理

譚芳

【摘要】干部人事檔案管理是交通運輸工作的重要組成部分，干部人事檔案工作是為交通運輸工作服務(wù)的，同時干部人事檔案工作對交通運輸工作又具有檢查監(jiān)督功能。本文以宜城市交通運輸局為范例，分析了當(dāng)前交通系統(tǒng)干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，探討了干部人事檔案管理中存在的問，并結(jié)合工作實際提出了對此和建議，以期對基層交通干部人事檔案管理工作有所促進。

【關(guān)鍵詞】交通干部檔案 工作現(xiàn)狀 問題 對策與思考

干部人事檔案管理是交通運輸工作的重要組成部分，干部人事檔案工作是為交通運輸工作服務(wù)的，同時干部人事檔案工作對交通運輸工作又具有檢查監(jiān)督功能。人事檔案下作搞得好不好，也是衡量交通運輸系統(tǒng)基層單位黨建、檔案等工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。當(dāng)前交通系統(tǒng)各單位人事檔案的管理形式主要是按級別和職業(yè)類別采取集中管理的方式，即干部人事檔案按照干部管理權(quán)限統(tǒng)一由組織人事部門分級管理；事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人才人事檔案由交通和人社部門管理；流動人員檔案由公共就業(yè)和人才服務(wù)局管理。

隨著干部人事制度改革的不斷深入，交通運輸系統(tǒng)干部人事檔案管理工作面臨著許多新問題，同時新形勢對交通運輸系統(tǒng)干部人事檔案管理工作也提出更新更高的要求，如何規(guī)范管理交通運輸系統(tǒng)干部人事檔案，提高管檔水平，逐步使干部人事檔案工作達到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，更好地為交通運輸系統(tǒng)改革及領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。筆者結(jié)合實際工作進行了深入探討。

一、縣級干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的主要問題：

1、硬件設(shè)施條件差。多數(shù)單位缺乏管理干部檔案必備的硬件設(shè)施條件，個別單位沒有專用檔案室，有的單位雖有檔案室，但面積狹窄、存放檔案多、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，不僅影響檔案的美觀整潔、完整，更影響到后續(xù)的保管和規(guī)范；有的管檔單位連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

2、材料收集不齊全。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機構(gòu)改革，管理體制發(fā)生了變化，實行了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉(zhuǎn)遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時。在一次調(diào)研中，我們在抽查的480份檔案中，發(fā)現(xiàn)有360人差檔案材料，占抽查總數(shù)的75%以上。其中：差人黨材料的96人，占20%；差學(xué)歷材料的260人，占54.2%；差履歷表的12人，占0.25%；差年度考核表的19人，占0.4%。據(jù)統(tǒng)計，縣級干部人事檔案材料不齊不全，特別是人黨材料、年度考核、工資變動材料差缺率幾乎達40%以上。

3、制度執(zhí)行不規(guī)范。據(jù)悉，各單位普遍存在管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差的現(xiàn)象。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。個別管理人員在借閱查詢檔案方面把關(guān)不嚴(yán)，遇到接、轉(zhuǎn)、調(diào)出、轉(zhuǎn)人、退休時需要查檔案時，不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，與管檔單位各行其是、協(xié)調(diào)不夠，伸著讓干部本人提取檔案，造成接轉(zhuǎn)檔案時不密封；有的借閱檔案時間長達一個月甚至十個月不歸還；有的個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實性。

二、對縣級干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀的思考與建議：

1、提高思想認(rèn)識，強化組織領(lǐng)導(dǎo)。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案可以了解干部在各個時期的表現(xiàn)。從歷史角度來看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發(fā)了[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強干部檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對干部檔案工作的重視。在這次對5個管檔單位的調(diào)研中，我們發(fā)現(xiàn)，只要領(lǐng)導(dǎo)重視的單位，檔案就管得好，基本設(shè)施完善，有專用檔案庫房、鐵質(zhì)柜、空調(diào)等；人員配備齊全，有專門的檔案管理人員；檔案裝訂規(guī)范，有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)重視不夠的單位，檔案管理就差，硬件設(shè)施不到位，裝訂工具缺乏，材料不齊不全，檔案多年未裝。為此，要想抓好干部人事檔案管理工作，各級各部門必須要從一把手抓起，切實提升對人事檔案管理工作的重視程度，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，實行一把手負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)、檔案管理人員具體落實的崗責(zé)體系，確保檔案管理有人抓、有人管。

2、落實保障措施，強化基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每干卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開。在庫房建設(shè)中所需要的經(jīng)費，地方財政要大力支持并投入。

3、加強隊伍建設(shè)，強化人員素質(zhì)。要加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)?！陡刹繖n案工作條例》三十八條規(guī)定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。而縣級管檔單位的實際情況是，專職檔案管理員只占10%，兼職干部70%是新手，業(yè)務(wù)不熟。建議由組織部門，每2-3年組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。

此外，要配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部人事檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一，內(nèi)容的完整、真實、精煉、實用，要實現(xiàn)這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應(yīng)參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。

4、嚴(yán)格制度落實，嚴(yán)肅追責(zé)問責(zé)。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)人、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責(zé)任追究。

5、健全工作機制，暢通收集網(wǎng)絡(luò)。收集干部檔案材料是干部檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要人檔的材料.不斷增多、難度不斷增大。為此，建議管檔人員必須定期向有關(guān)部門電話催收或者上門催收與檔案有關(guān)的各種材料。各檔案材料形成單位應(yīng)及時將材料交管檔部門，形成層層有人管，上下聯(lián)動，縱橫相通的干部檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。