信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究

竭雁

【摘要】在現(xiàn)代化信息時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理也通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理工作的水平得到了很大的提升，但是在實(shí)際的發(fā)展與應(yīng)用的過程中，還存在這很多問題，對此文章針對信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新展開了研究。

【關(guān)鍵詞】信息化時(shí)代 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新 研究

引言：

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理工作是飛漲重要的基礎(chǔ)保障工作，它是保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位所有工作能夠正常運(yùn)行的基礎(chǔ)事務(wù)。在現(xiàn)代化信息時(shí)代飛速發(fā)展的推進(jìn)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作基本都實(shí)現(xiàn)了信息化，而檔案管理工作也相應(yīng)的借助了信息化的工作手段，在進(jìn)行重要檔案歸類管理的過程中，需要對信息化的檔案登記方式進(jìn)行熟練掌握，并能夠完善檔案的相關(guān)內(nèi)容，使其能夠與機(jī)關(guān)事業(yè)單位在現(xiàn)代化發(fā)展需要相適應(yīng)。

一、信息化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用有哪些優(yōu)勢

1.1 有效是進(jìn)檔案管理工作效率的提升

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作當(dāng)中，檔案管理工作是非常繁雜的，工作中所面臨的事物與對象也是非常多的，工作的內(nèi)容與單位各個(gè)方面都有著很大的關(guān)聯(lián)，如此紛繁復(fù)雜的工作量在缺少信息化技術(shù)的幫助下，對于檔案管理人員而言是非常繁重的。將貶見代化的信息技術(shù)設(shè)備應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，能夠有效的提升檔案管理部門工作人員的工作效率，促使他們在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，能夠更加節(jié)省各方面的資源，比如人力、物力、財(cái)力等資源的支出。

1.2 有效是進(jìn)檔案保存穩(wěn)定性的提升

傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)的形式來進(jìn)行保存的，在進(jìn)行檔案保存的過程中極易受到自然環(huán)境的影響，而在信息化技術(shù)下的電子檔案在保存時(shí)間上相對于紙質(zhì)檔案要長的多，而且不會(huì)受到自然環(huán)境的影響相對穩(wěn)定性較高。電子檔案在進(jìn)行檔案保存的過程中通常會(huì)使用像帶話電子文件載體來進(jìn)行保存，比如移動(dòng)硬盤、光盤等，并且一般的電子檔案都會(huì)存有備份，正常都會(huì)有二至三份的備份，這對于電子檔案在保存工作當(dāng)中需要的穩(wěn)定性與安全性都是極為有利的。

二、信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

2.1 將管理比質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性質(zhì)

現(xiàn)代化信息時(shí)代的背景卞，人們的要求越來越高，尤其是對檔案管理材料.在使用中的便捷性程度，因此，檔案管理部門必須要將原來傳統(tǒng)的工作性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，不在是單純的管理工作性質(zhì)，而是更多的以服務(wù)作為工作的理念來完成工作任務(wù)。由于信息化的進(jìn)程不斷的被推進(jìn)，人們越來越多的需求使得檔案資料以及相關(guān)信息內(nèi)容的種類也不斷得到豐富，這對于在檔案的獲取速度方面也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，在這種情況下，檔案管理部門的工作人員，必須要加強(qiáng)自身在管理服務(wù)方面的提升力度。

2.2 將被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理

過去的檔案管理材料采用的是紙質(zhì)材料，在內(nèi)容與形式上都是非?？菰锏模诂F(xiàn)代信息化時(shí)代背景下的檔案管理工作中，所面臨的檔案管理材料是多樣化的電子材料，相關(guān)管理人員要想有效的使自身檔案管理服務(wù)的質(zhì)量得到提升，使人們在相關(guān)領(lǐng)域的各種要求都能夠得到滿足，必須要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的被動(dòng)性，要由原來的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理。與此同時(shí)，檔案管理部門的工作人員還需要將對檔案服務(wù)進(jìn)一步加強(qiáng)，能夠針對相關(guān)的檔案隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢，這樣才能更好的將信息化檔案管理的便捷性進(jìn)行體現(xiàn)。

三、信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新的重要措施研究

3.1 加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)化水平提升的力度

在當(dāng)前現(xiàn)代化的信息時(shí)代，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作要想得到創(chuàng)新，那么必須要具備足夠高的信息系統(tǒng)化的水平。用于檔案管理的檔案系統(tǒng)在每一個(gè)環(huán)節(jié)上都要與相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求相符合，只有達(dá)到這樣的水平，才能夠保證各個(gè)環(huán)節(jié)之間形成良好的聯(lián)系，進(jìn)而使檔案系統(tǒng)應(yīng)該發(fā)揮的作用盡可能的得到發(fā)揮，進(jìn)而使信息化系統(tǒng)的各項(xiàng)功能都能夠充分發(fā)揮。

3.2 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)效率

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中需要建立一個(gè)相對完善的數(shù)據(jù)庫，用來完成電子檔案信息體系管理的的響應(yīng)工作任務(wù)，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用對于檔案信息管理工作而言是一個(gè)非常有利的措施。我國現(xiàn)階段的電子檔案信息體系相比于發(fā)達(dá)國家還比較落后，要想得到進(jìn)一步的完善還需要很長一段時(shí)間的發(fā)展與改進(jìn)。因此，在這個(gè)信息化的新時(shí)期，機(jī)關(guān)單位通過數(shù)據(jù)庫的建立與完善，來進(jìn)行電子檔案工作的進(jìn)一步優(yōu)化以及創(chuàng)新，在其中所發(fā)揮的作用是至關(guān)重要的。所以，在機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)效率以及對其的分析與研究的力度是極為重要的，它是實(shí)現(xiàn)對電子檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新的基礎(chǔ)保障。

3.3 加強(qiáng)檔案管理相關(guān)制度的完善性

我國檔案信息管理工作在機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況的角度分析，還存在這很多問題，具體主要有信息化技術(shù)相比于發(fā)達(dá)國家較為落后、缺乏規(guī)范性、檔案分享缺乏及時(shí)性、相關(guān)檔案管理人員缺乏較高的技術(shù)水平等四個(gè)方面。通過對以上問題的仔細(xì)分析，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，管理體系的完善性是非常重要的，它對于電子檔案信息工作發(fā)揮著重要的規(guī)范性作用；針對檔案管理人員自身的素質(zhì)水平，來實(shí)施相應(yīng)的培訓(xùn)工作，以提升其在檔案管理信息化的專業(yè)技術(shù)水平，并對相關(guān)部門的工作人員進(jìn)行定期的考核，以保證相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)水平能夠滿足檔案管理工作的要求，從而使檔案管理工作的時(shí)效性得以提升。

結(jié)束語：

綜上所述，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理工作是非常重要的，我們不緊要加強(qiáng)該工作的重視程度，還應(yīng)該隨著信息化的發(fā)展給檔案管理工作注入新的發(fā)展思路。在信息化資源不斷推進(jìn)下，使得檔案管理工作的服務(wù)更加具有便捷性，同時(shí)也大大的滿足了人們對于大量信息的需求。然而在我國檔案工作信息化的現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的信息化在各個(gè)方面仍然需要進(jìn)行創(chuàng)新研究，對其不斷的進(jìn)行完善，這樣才能更好的使檔案管理系統(tǒng)更好的為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作服務(wù)。

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