現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

阿爾孜古麗·買(mǎi)買(mǎi)提

摘要：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，是證明社會(huì)不斷發(fā)展的憑證。一直以來(lái)，我國(guó)就十分重視檔案管理工作。但從目前來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理方式存在不少問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的要求，因此，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，人們每天可以通過(guò)不同的途徑獲取海量的信息，且人們對(duì)這些信息的應(yīng)用程度也在不斷加深。檔案記錄了國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展歷程，記錄了個(gè)人的成長(zhǎng)發(fā)展經(jīng)歷，在社會(huì)發(fā)展中占有重要的地位。對(duì)此，我國(guó)十分重視檔案管理工作，檔案信息化以其節(jié)能、快捷、高效等優(yōu)勢(shì)成為重要的管理手段和資源。

在當(dāng)前信息化社會(huì)的大背景中，檔案管理模式也向著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，檔案保管也變得更加快捷、安全。信息化的運(yùn)用與發(fā)展已實(shí)現(xiàn)部分檔案資料的共享，這無(wú)形中加快了社會(huì)的發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，它給相關(guān)工作人員帶來(lái)了諸多便利。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴手工操作，效率低下且造成了人力物力的極大浪費(fèi)。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)后，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行檢索、編目、統(tǒng)計(jì)，不僅提高了檔案的利用效率，也將檔案實(shí)體管理變?yōu)閿?shù)據(jù)信息管理，檔案信息只需一次錄入便可多次利用。

1.管理工作存在滯后性

檔案信息化建設(shè)需要管理人員根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理流程進(jìn)行精簡(jiǎn)與重組，確保信息文件的無(wú)毒上傳，以此保證檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求[1]。但在實(shí)際工作中，管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠，信息化建設(shè)存在滯后性，檔案信息化建設(shè)緩慢。

2.數(shù)據(jù)形式多樣

檔案數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛、形式多樣、數(shù)據(jù)量巨大，給檔案管理信息化建設(shè)造成巨大困難。目前，數(shù)字檔案服務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)各自為政、互不往來(lái)，形成了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣化。在檔案信息化建設(shè)中，不同地區(qū)不同階段的發(fā)展情況不同，檔案記錄數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一格式，系統(tǒng)縱橫分割開(kāi)放性不足，信息化建設(shè)困難重重。

3.缺少專業(yè)人才

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，離不開(kāi)具有專業(yè)檔案管理知識(shí)且熟練掌握計(jì)算機(jī)操作的人才[2]。但大多數(shù)企業(yè)普遍缺少專業(yè)的檔案管理人才，部分領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為檔案管理者經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)就能上崗，這導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化建設(shè)。

4.檔案的存儲(chǔ)設(shè)備問(wèn)題

檔案管理信息化建設(shè)需推行無(wú)紙化辦公，這需要提前將檔案信息錄入電腦，屆時(shí)搜索關(guān)鍵詞就能快速找到所需要的信息。但由于存儲(chǔ)系統(tǒng)不匹配，經(jīng)常出現(xiàn)查不到信息的狀態(tài)。此外，電子檔案的管理依賴于計(jì)算機(jī)，若數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)備份，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)癱瘓或電腦故障，文件極易丟失。

1.提升管理人員專業(yè)水平

檔案管理信息化建設(shè)需要高素質(zhì)人才的支撐，因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)把培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍放在首位。應(yīng)采取有效的培訓(xùn)方式不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力。此外，為有效發(fā)揮檔案管理人員的積極性，還可以設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

2.建立健全檔案管理制度

相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度以及檔案利用制度等做出明確規(guī)定。此外，在檔案管理工作中必須做到連續(xù)備份、定期檢查，保證數(shù)字檔案信息的有效性，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。針對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的一些問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育，建立健全相關(guān)的檔案管理制度。只有這樣，才能為我國(guó)的檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孟凡龍.現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].現(xiàn)代交際（學(xué)術(shù)版），2017（21）：198.

[2] 劉花.淺談檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志， 2015（11）：93.