電子文檔的5S管理

文/江蘇省特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)研究院常熟分院 孟大潤

一、引言

近年來，5S管理理念在我國方興未艾，不少企業(yè)將其稱為品質(zhì)活動(dòng)中最基礎(chǔ)的管理項(xiàng)目，認(rèn)為如果將5S的精髓和做法付諸行動(dòng)，并強(qiáng)化于員工的品質(zhì)意識(shí)中，從而使企業(yè)徹底消除臟亂，員工養(yǎng)成認(rèn)真、規(guī)范的好習(xí)慣，就可以使企業(yè)打下堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)，提升競爭實(shí)力。5S最初主要應(yīng)用于制造業(yè)的現(xiàn)場管理，即通過對(duì)現(xiàn)場的物品整理、歸位、標(biāo)識(shí)等，便于取用，提高工作效率，同時(shí)提升員工整體素質(zhì)和修養(yǎng)。5S發(fā)展到現(xiàn)在，怎樣充分發(fā)揮其作用，進(jìn)一步將其理念在更廣闊領(lǐng)域推廣應(yīng)用已成為新的課題。其實(shí)5S不僅僅適用于企業(yè)現(xiàn)場管理，其理念同樣可以應(yīng)用在管理活動(dòng)的其他諸多方面，比如說我們最為常用的辦公電腦文檔管理。本文主要探討如何將5S管理的理念，具體應(yīng)用到辦公領(lǐng)域，應(yīng)用于電子文檔的管理和維護(hù)環(huán)節(jié)。

二、5S簡介

提及5S，可能不少人第一反應(yīng)認(rèn)為這是英文字母“S”打頭的幾個(gè)單詞縮寫。其實(shí)，這并不準(zhǔn)確。5S稱謂源自日文，就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)環(huán)節(jié)，因其日文發(fā)音用古羅馬注音均以“S”打頭，簡稱5S。目前國內(nèi)對(duì)于5S具體定義有多種版本，這里不一一列舉。簡單概括，可以理解為：整理——要與不要，一留一棄；整頓——科學(xué)布局，取用快捷；清掃——清除垃圾，優(yōu)化環(huán)境；清潔——建立標(biāo)準(zhǔn)，貫徹執(zhí)行；素養(yǎng)——形成制度，養(yǎng)成習(xí)慣。

三、電子文檔管理的5S原則

辦公電腦在我們的日常工作中不可或缺，如果系統(tǒng)中毒、崩潰，可能幾天、幾個(gè)月，甚至于幾年的工作成果、記錄都會(huì)化為烏有，所有努力付諸東流。所以我們都很重視防止病毒攻擊，會(huì)裝防火墻，下載殺毒軟件，會(huì)經(jīng)常做好文件資料備份等。但是卻很少有人意識(shí)到另一方面，由于不注意電腦里的電子文檔整理維護(hù)，日積月累，各種文檔、照片、程序文件散布堆積，雜亂無章，用時(shí)找不到，不用時(shí)卻冒出來了。這樣的情況顯然會(huì)打亂我們的工作節(jié)奏，降低工作效率，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)信息丟失，造成重大損失。這時(shí)，做好電子文檔的5S管理就非常有必要。下面，我們就結(jié)合5S的理念，來探討一下電子文檔的管理原則。

（一）整理。電子文檔整理的原則就是要把文檔區(qū)分為有用與無用兩種類型，然后保留有用的、必要的文件，把不必要的刪除。根據(jù)原系統(tǒng)內(nèi)文件名稱初步識(shí)別有價(jià)值的文件，包括制作、下載的文案、圖片、視頻以及安裝程序等，放置在保留區(qū)，待整理后歸位。對(duì)于識(shí)別出來無用的文件，例如重復(fù)的文件、打不開的文件、殘留的文案草稿，或從手機(jī)中導(dǎo)入的模糊不清的照片等，可以直接刪除。至于不太好區(qū)分的文件，如不明確用途的文件，或長期未使用的過期文件、已經(jīng)完成安裝的安裝程序等，也應(yīng)該果斷刪除。因?yàn)?S管理一個(gè)重要原則就是沒有標(biāo)識(shí)、不明用途的物品就是不合格產(chǎn)品，應(yīng)當(dāng)作為垃圾扔掉。無用文檔的刪除就相當(dāng)于5S活動(dòng)中給不必要的物品貼上“紅色”標(biāo)簽，并直接處理。

（二）整頓。辦公電腦的整頓應(yīng)該遵循從大到小的原則，科學(xué)布局，全面規(guī)劃。1.合理分區(qū)。首先電腦應(yīng)合理分區(qū)，一般至少設(shè)置C、D、E三個(gè)盤（具體分區(qū)及命名也可根據(jù)實(shí)際需要及個(gè)人喜好，每臺(tái)電腦可能不盡相同），整臺(tái)電腦全盤規(guī)劃，各個(gè)分區(qū)的用途應(yīng)當(dāng)明確。一般說來，C盤默認(rèn)設(shè)置為系統(tǒng)盤，用于安裝系統(tǒng)文件。另外有一些最基本的應(yīng)用程序也會(huì)默認(rèn)安裝在C盤，無法修改路徑。D盤通常設(shè)置為應(yīng)用程序盤，用于大多數(shù)非系統(tǒng)文件的安裝，包括工作中使用的OA辦公系統(tǒng)、文檔處理軟件（如AutoCAD、Photoshop以及一些翻譯軟件、輸入法等）、播放軟件等等。這些程序可以根據(jù)需要修改安裝路徑，或在不需要時(shí)刪除。E盤一般可以設(shè)置為資料存放盤，日常工作資料均可以保存在這里。如果條件允許，還可以設(shè)置更多的分區(qū)，用于存放個(gè)人生活資料、娛樂、游戲等類文件。這樣，我們可以明確和工作相關(guān)的文檔資料，應(yīng)僅存放于E盤，避免盲目查找，浪費(fèi)時(shí)間。2.細(xì)分文件夾。在每個(gè)盤下面，一般會(huì)建立不少文件夾來存放文件、資料。為便于檢索和管理文檔，可以根據(jù)需要建立多級(jí)文件夾。在最根本的第一級(jí)，可以建立“工作”“培訓(xùn)”“資料”等大類文件夾。在一級(jí)文件夾（如“工作”）內(nèi)，可以按照具體工作內(nèi)容再建立“業(yè)務(wù)管理”“特種設(shè)備檢驗(yàn)”或“統(tǒng)計(jì)考核”等二級(jí)文件夾。在同一項(xiàng)工作內(nèi)容中，可以按照不同年度或不同部門、地區(qū)再建立專門文件夾，存放專屬文件。如果需要，還可以建立四級(jí)、五級(jí)等更加細(xì)分的文件夾。3.存儲(chǔ)路徑正確。比較重要的一點(diǎn)，一旦建立了上述邏輯清楚、層次分明的分級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)，就應(yīng)該立即把原有相關(guān)文件按照正確的路徑存放，形成文檔目錄可視化管理效果，確保按照正確路徑可以快速找到正確的文檔。同時(shí)，如需創(chuàng)建或下載新的文檔，也應(yīng)該在合適的文件夾內(nèi)直接建立，不能隨手放在桌面或“我的圖片”“我的文檔”之類的系統(tǒng)默認(rèn)路徑，以免引起新的混亂。

（三）清掃。電腦經(jīng)過一段時(shí)間的使用和運(yùn)行，總會(huì)產(chǎn)生大量的垃圾。這些垃圾文件一方面會(huì)占用內(nèi)存，降低電腦運(yùn)行速度，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)存不足而崩潰；另一方面也會(huì)因?yàn)闊o用的文件太多，雜亂無章干擾視線，影響所需文檔的查找和調(diào)用。這時(shí)候就需要定期對(duì)電腦進(jìn)行深度的清掃。首先可以參考前面整理的原則，定期刪除無用的文件和空文件夾，節(jié)約內(nèi)存和硬盤空間。對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生的無用緩存和其他垃圾文件，可以借助一些系統(tǒng)清理軟件，常見的如360安全衛(wèi)士、優(yōu)化大師等等，掃描清除。另外，對(duì)于辦公電腦來說，應(yīng)用辦公軟件內(nèi)部的清掃也是很重要的一部分。比如我們?nèi)粘Ｊ褂玫泥]箱，經(jīng)常會(huì)收到各種對(duì)賬單、廣告，甚至詐騙信息、病毒鏈接等，如不及時(shí)清理，不僅影響正常工作往來郵件的閱讀，還有可能把郵箱容量塞爆，導(dǎo)致真正重要的郵件反而無法收取。同樣，我們的OA辦公系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)也需要定期清掃。

（四）清潔。通過實(shí)施上述3S管理步驟后，我們的辦公電腦運(yùn)行應(yīng)該會(huì)呈現(xiàn)出一個(gè)嶄新的面貌。為了維護(hù)3S成果，使辦公電腦始終保持井井有條，使用便捷，就需要執(zhí)行下一個(gè)S——SEIKETSU（清潔）。在5S的推廣應(yīng)用中，也有人把清潔這個(gè)環(huán)節(jié)理解為“Standardizing”，即標(biāo)準(zhǔn)化。具體到文檔管理，就是建立完善的分級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)，日常使用過程中遵循已經(jīng)確立的存儲(chǔ)原則，按照目錄將下載或新建的文件存放在正確的位置，而不是偷懶隨意選擇電腦默認(rèn)路徑（電腦通常會(huì)默認(rèn)安裝/存儲(chǔ)在系統(tǒng)盤C盤）。同時(shí)要根據(jù)內(nèi)容、用途給文檔、文件夾明確命名，便于查找，切忌隨意使用代號(hào)（如：111，abc等），或直接使用“新建 Microsoft Office Word 文檔”及“新建文件夾”之類的 系統(tǒng)默認(rèn)名稱，以免查找時(shí)不記得名稱不知道內(nèi)容，盲目打開一個(gè)又一個(gè)文件夾、文件，浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)于內(nèi)容相同的文檔，因多次編輯修改，且需要保留不同版本或中間稿以作參考時(shí)，可以在文件名后面加上版本號(hào)（如修改日期等），而不是簡單的在文件名后加上“（1）”“new”或“新”等字樣，這樣容易引起混淆。大概總結(jié)一下，電子文檔清潔的要求可以歸納為：合理分區(qū)、科學(xué)布局、明確命名、版本區(qū)分、及時(shí)存檔、路徑正確、定期清理。我們就以這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)照檢查文檔管理是否達(dá)到要求，有不符合之處立即調(diào)整。

（五）素養(yǎng)。根據(jù)5S原則和個(gè)人工作習(xí)慣，建立適合自己的文檔管理準(zhǔn)則，并形成規(guī)律，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，不僅可以保持辦公電腦良好的運(yùn)行狀態(tài)，提高工效率，而且可以培養(yǎng)高效、有序的工作作風(fēng)，這也體現(xiàn)出工作能力、管理水平和綜合素質(zhì)的提高，也就是5S管理的最后一環(huán)——素養(yǎng)的目標(biāo)所在。

四、總結(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展，我們的工作節(jié)奏日益加快，對(duì)辦公自動(dòng)化、高效化的要求也不斷提高。在應(yīng)用高科技、新技術(shù)硬件輔助辦公的同時(shí)，如何在工作中正確使用辦公電腦科學(xué)管理電子文檔，還需要在實(shí)際運(yùn)用中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)方法。其中，5S管理理念給我們提供了一個(gè)全新的視角和系統(tǒng)的指導(dǎo)原則，更有助于科學(xué)合理地管理辦公軟件和文件資料，保障辦公電腦穩(wěn)定運(yùn)行，提高工作效率。因此，將5S應(yīng)用到電子文檔管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。