科研單位辦公自動(dòng)化管理推行的問題分析與對策建議

文/中國水產(chǎn)科學(xué)研究院 鮑思叢

信息化是當(dāng)前世界發(fā)展的大趨勢，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要力量。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分，已成為推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，得到普遍重視和廣泛應(yīng)用。為推動(dòng)科研單位辦公自動(dòng)化建設(shè)，國家出臺(tái)了一系列文件，投入了大量資金及人員，以提升農(nóng)業(yè)信息技術(shù)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)。隨著科研單位轉(zhuǎn)型升級的發(fā)展和現(xiàn)代科研院所建設(shè)的深入，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在建設(shè)、運(yùn)行、管理過程中不斷呈現(xiàn)出新的共性、難點(diǎn)問題。為此，本文以中國水產(chǎn)科學(xué)研究院為案例，通過對當(dāng)前辦公自動(dòng)化運(yùn)行情況和存在問題進(jìn)行調(diào)研分析，從科研管理實(shí)際需求出發(fā)，總結(jié)反思并提出改進(jìn)措施，以期為農(nóng)業(yè)科研單位信息化建設(shè)提供指導(dǎo)。

一、辦公自動(dòng)化管理建設(shè)背景

水科院在“十二五”期間，全院信息化發(fā)展迅速：信息化發(fā)展雛形基本形成、全院網(wǎng)站與系統(tǒng)整合正在實(shí)施、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備得以完善、已具備發(fā)展信息化的基礎(chǔ)條件。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯改善。全院開展信息化基礎(chǔ)軟硬件環(huán)境基本具備，全員機(jī)房總面積達(dá)353平方米，機(jī)房機(jī)柜、服務(wù)器及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與需求基本匹配，能有效支撐重大科研項(xiàng)目信息系統(tǒng)和行業(yè)管理平臺(tái)的持續(xù)運(yùn)行。院—所（站）—基地的三級網(wǎng)絡(luò)連接基本建立，全院網(wǎng)絡(luò)一體化已經(jīng)形成，全院虛擬專用網(wǎng)絡(luò)成為各單位互聯(lián)互通的主要通道，全院網(wǎng)絡(luò)IP地址統(tǒng)一規(guī)劃，單位網(wǎng)絡(luò)分區(qū)管理。網(wǎng)絡(luò)安全保障提升，防火墻等基本防護(hù)設(shè)備到位，入侵檢測、流量控制、病毒防護(hù)等擴(kuò)展安全設(shè)備逐步完善。

（二）電子化辦公逐步推開。院所門戶網(wǎng)站已完成遷移整合，并建立相應(yīng)的考核機(jī)制；財(cái)務(wù)信息化穩(wěn)定推進(jìn)，基本實(shí)現(xiàn)線上報(bào)銷審批；公文傳送通過專有系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)院辦同所辦公文對接；科研管理系統(tǒng)升級改造，在原有科研管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上需要開展以科研為核心的成果、獎(jiǎng)勵(lì)、項(xiàng)目管理等功能急需集成。

（三）規(guī)范管理效果初顯。強(qiáng)有力的制度與人員保障是推進(jìn)單位信息化建設(shè)不可或缺的基礎(chǔ)。為順利推進(jìn)信息化建設(shè)工作，我院成立了信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，制定發(fā)布了基于網(wǎng)站運(yùn)行，機(jī)房管理等軟硬件的管理辦法。組織開展全院范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)安全檢查整改，形成常規(guī)性建設(shè)，有效促進(jìn)了各單位網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

二、辦公自動(dòng)化建設(shè)過程中存在的問題

為充分了解各單位辦公信息化建設(shè)現(xiàn)狀，按照先問卷調(diào)研后實(shí)地調(diào)研的步驟，分階段完成了全院范圍信息化調(diào)研。調(diào)研覆蓋院機(jī)關(guān)、九所、一站，共11家單位。首先通過問卷調(diào)研系統(tǒng)梳理了全院各單位處室的職能、主要業(yè)務(wù)、現(xiàn)有及擬建信息系統(tǒng)；通過實(shí)地調(diào)研掌握了主要業(yè)務(wù)流程、核心問題及信息化需求。從調(diào)研結(jié)果看，我院存在如下的共性問題：

（一）缺乏頂層設(shè)計(jì)，影響信息共享。《關(guān)于轉(zhuǎn)進(jìn)推進(jìn)政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享工作的通知》（農(nóng)辦便函〔2017〕147號(hào)）中明確提出，以打破“信息孤島”，深化信息資源應(yīng)用，進(jìn)一步支撐“放管服”改革，推進(jìn)跨部門、跨層級、跨區(qū)域的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同為目標(biāo)。我院信息系統(tǒng)多為按照各部門的需求單獨(dú)建設(shè)，缺乏統(tǒng)籌協(xié)作的意識(shí)，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏標(biāo)準(zhǔn)，難以對接，系統(tǒng)未預(yù)留接口，難以聯(lián)通。造成資源散亂，任務(wù)交叉，形成信息孤島，難以滿足數(shù)據(jù)的貫通性，也不符合當(dāng)前整合共享的要求。

（二）系統(tǒng)功能規(guī)劃不到位。由于缺乏對業(yè)務(wù)需求的準(zhǔn)確把握，對系統(tǒng)功能的充分認(rèn)識(shí)，已建系統(tǒng)存在很大程度的功能重復(fù)、資源堆疊問題。如何利用、完善、升級現(xiàn)有系統(tǒng)以滿足新形勢下科研單位對內(nèi)部技術(shù)管理和決策的服務(wù)需要仍是我院信息化工作需要考慮的問題。

（三）高效規(guī)范的機(jī)制尚未完成。規(guī)范的管理機(jī)制是辦公自動(dòng)化建設(shè)的核心，在組織有序、管理有效的基礎(chǔ)上，通過日益成熟的信息技術(shù)手段，才能發(fā)揮事半功倍的成效。目前我院業(yè)務(wù)系統(tǒng)多由各部門獨(dú)立建設(shè)維護(hù)，缺乏強(qiáng)有力的協(xié)作機(jī)制與運(yùn)維保障，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明、效率低下、管理松散、成效甚微的狀況。

（四）信息化人才隊(duì)伍薄弱。從系統(tǒng)的需求分析，功能測試到運(yùn)行維護(hù)無一不需要專業(yè)人才或團(tuán)隊(duì)的溝通配合。而我院信息中心人員多為身兼數(shù)職，技術(shù)人員能力水平有限，支撐團(tuán)隊(duì)不完整，導(dǎo)致系統(tǒng)升級改造過程中的信息采集不完整，更新不及時(shí)，業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)等細(xì)節(jié)的把控疏忽，致使系統(tǒng)質(zhì)量不佳。

三、推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的對策

（一）完善系統(tǒng)功能，提高資源利用率。1.統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)系統(tǒng)整合和資源共享。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)既龐大又細(xì)致，既需要頂層設(shè)計(jì)也需要基礎(chǔ)積累的復(fù)雜工程。一是要做好系統(tǒng)資源、電子化資源及紙質(zhì)資源的目錄梳理工作，對匯總的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化資源進(jìn)行分類存儲(chǔ)，具體分析，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一平臺(tái)，將符合共享標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)接入平臺(tái)，將需要升級改造的系統(tǒng)資源導(dǎo)出，重新謀劃設(shè)計(jì)。二是要做好統(tǒng)一身份認(rèn)證與平臺(tái)管理維護(hù)工作，通過單點(diǎn)登錄與統(tǒng)一管理的方式減輕用戶使用的復(fù)雜度，提升管理的便捷度。形成協(xié)同化的自動(dòng)化辦公平臺(tái)，打破業(yè)務(wù)局限，流程隔斷，資源孤島的障礙，實(shí)現(xiàn)辦公方式由散亂單一向集成有序的轉(zhuǎn)變，全面提升系統(tǒng)的“一站式”服務(wù)能力。2.把握需求，不斷完善系統(tǒng)功能模塊。系統(tǒng)的建設(shè)沒有完成時(shí)，深入了解業(yè)務(wù)需求，不斷擴(kuò)充系統(tǒng)功能，使事件處理更高效流暢；加強(qiáng)工作監(jiān)控力度，通過系統(tǒng)記錄個(gè)人工作行為，審批進(jìn)度，使管理層能全面掌握工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題；完善知識(shí)共享模塊，基于流程中積累的數(shù)據(jù)及文檔資源，建設(shè)知識(shí)共建共享中心，避免因人員流動(dòng)導(dǎo)致工作間斷停滯等狀況。

（二）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，保證任務(wù)分配清晰。1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)漁業(yè)現(xiàn)代化的重要途徑。各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，充分認(rèn)識(shí)到推進(jìn)辦公自動(dòng)化的重要性，增加責(zé)任感和使命感。積極調(diào)動(dòng)全院職工的創(chuàng)造性，把辦公自動(dòng)化工作作為發(fā)展現(xiàn)代漁業(yè)的驅(qū)動(dòng)力，加快信息技術(shù)與科研管理的深度融合。2.權(quán)責(zé)分配清晰。充分發(fā)揮院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的作用，協(xié)同責(zé)任部門建立有效的工作機(jī)制，將工作分派到具體部門具體人，制定工作方案，細(xì)化各項(xiàng)指標(biāo)，狠抓任務(wù)落實(shí)，確保行動(dòng)順利實(shí)施。

（三）創(chuàng)新管理機(jī)制，健全穩(wěn)定運(yùn)行的保障措施。1.建立健全制度機(jī)制。制定相關(guān)管理機(jī)制與規(guī)章制度，保證辦公自動(dòng)化建設(shè)暢通無阻。根據(jù)院部實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工作方案，使用手冊與管理制度；按照院所一體化思路，分步實(shí)施開展平臺(tái)的所級推廣，形成一套較為實(shí)用的所級推廣機(jī)制、團(tuán)隊(duì)組織和工作方法，可廣泛用于今后相似系統(tǒng)推廣建設(shè)工作。2.加快人才培養(yǎng)。有針對性地培養(yǎng)和引進(jìn)信息化人才，改變當(dāng)前人才隊(duì)伍薄弱的狀況。通過項(xiàng)目實(shí)施、技術(shù)引進(jìn)、協(xié)作開發(fā)等方式，培養(yǎng)現(xiàn)有人才工作能力；加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，提升崗位人員學(xué)習(xí)能力與實(shí)操能力；制定完善的人才激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)我院信息化人員的工作積極性與創(chuàng)造性。