事業(yè)單位人事檔案管理特點以及作用分析

文/河北省南運河河務管理處 李倩

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，為了適應新形勢，事業(yè)單位的各項工作管理方式都出現(xiàn)了許多變化，人事管理方式的革新在這其中尤為突出，而檔案管理工作更是重中之重。檔案管理工作能夠為事業(yè)單位管理和使用人才提供最為準確的定位和信息來源，因此，事業(yè)單位應當高度重視人事檔案管理工作。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點分析

（一）事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)實性特點。事業(yè)單位人事檔案囊括了職工各個方面的資料，十分詳細而繁雜，如工作經(jīng)歷、政治面貌、家庭情況、過錯經(jīng)歷等都是其中十分重要的組成部分，可以說通過人事檔案就能夠直觀地了解一個職工的基本情況。在事業(yè)單位中，準確、翔實地收集和管理人事檔案是十分重要的，可以為單位選人用人和日常人事管理提供重要依據(jù)，因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作必須要始終遵循現(xiàn)實性的原則，保證檔案的準確性。

（二）事業(yè)單位的人事檔案管理保密性特點。事業(yè)單位人事檔案管理工作從某種角度上來說，是與其他普通檔案有所區(qū)別的，其在管理過程中必須要確保其保密性。人事檔案中涉及的都是職工真實的、詳盡的生活經(jīng)歷和個人情況，一旦泄漏后果不堪設想，因此在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，往往都會制定出相當嚴格的保密規(guī)定并且確保其落實到位，這也可以說是事業(yè)單位人事檔案管理工作的一個鮮明特點。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理的動態(tài)性特點。除了上述兩點之外，事業(yè)單位的人事檔案管理還具有動態(tài)性的特征。事業(yè)單位人事檔案是十分詳細的，對于職工的工作經(jīng)歷等等都有囊括。所以說，職工經(jīng)歷的不斷變動使得人事檔案的變動成為必然，只有人事檔案管理能夠跟隨著職工經(jīng)歷的變動而隨之變動，才能確保人事檔案的準確性，才能確保其始終為人事工作提供更加良好的憑據(jù)。換句話來說，只有保證了這種動態(tài)性的管理特點，始終跟隨著職工經(jīng)歷的變動調(diào)整檔案內(nèi)容，才能得到最為全面的人事檔案。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的重要作用

（一）為事業(yè)單位注入健康血液提供首要保障。事業(yè)單位人事檔案的把關工作至關重要，事業(yè)單位在招聘工作人員時，都需要先進行人事檔案審核，保證所招職工在過去的履歷中思想政治過關、道德品質(zhì)過關、專業(yè)技能過關、工作業(yè)績過關，對其學習、工作的過往經(jīng)歷加以了解和分析，尤其是檔案資料中對工作人員能力特長的記錄，能夠幫助事業(yè)單位快速立體化地了解工作人員，以便安排在合適的崗位上發(fā)揮作用。這樣一來，我們不難看出，加強事業(yè)單位人事檔案管理，為事業(yè)單位注入健康血液提供了首要保障。

（二）為事業(yè)單位健康發(fā)展提供有力支撐。提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量最為主要的一個目標，就是要為事業(yè)單位人事管理提供準確的依據(jù)和支撐，幫助單位準確全面地判斷分析一名同志的優(yōu)勢和不足并加以培訓提升，確保崗位任用質(zhì)量，讓每一個工作人員都能找到自己最適合的崗位并且充分發(fā)揮出自己的光和熱。為了達到這個目標，就是要真正做好人事檔案管理工作，強化人事檔案的合理科學化管理，做到全面地收集和管理人事檔案，使其能夠擁有準確性和即時性，確保能夠根據(jù)檔案中的信息和職工經(jīng)歷、能力等內(nèi)容，完成人力資源的分配和開發(fā)，發(fā)揮人事檔案的工具性作用，為干部任用調(diào)配中領導決策和人事部門的工作提供依據(jù)，讓每一個員工都能夠根據(jù)自身能力素質(zhì)特點從事最為擅長的工作，做到知人善任。也就是說，做好事業(yè)單位人事檔案的管理工作可以有效地提升事業(yè)單位的人才使用質(zhì)量，更好地為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供有力支撐。

（三）保證事業(yè)單位人力資源平穩(wěn)流動。時間在推移、條件在變動，由于各種原因，事業(yè)單位不可避免地會出現(xiàn)人才流失以及職工年齡老化的現(xiàn)象，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響，如果不能及時地處理好，那么甚至可能影響到事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)。為了能夠提前應對這種變動，人事檔案管理工作就需要根據(jù)相關的科學理論去預測和分析人才流失的可能性，并且有效地調(diào)動人力資源，保證事業(yè)單位的正常平穩(wěn)運轉(zhuǎn)。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容，能夠為事業(yè)單位人才考核提供依據(jù)，直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展。人事檔案管理的特點決定了其在實際工作中具有不可忽視的作用，所以，從事檔案管理工作的相關工作人員需要不斷創(chuàng)新，運用不同的方法提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，從而使事業(yè)單位能夠穩(wěn)定地發(fā)展。