人事檔案規(guī)范化管理分析

文/南昌急救中心 涂桂莉

現(xiàn)階段，不管是事業(yè)單位還是國(guó)營(yíng)或私營(yíng)企業(yè)單位，對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度都不夠，導(dǎo)致出現(xiàn)較多問(wèn)題，一方面嚴(yán)重限制了單位人事檔案應(yīng)該起到的作用，另一方面，對(duì)單位的人事管理水平產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，我國(guó)各行業(yè)都有了巨大的發(fā)展，對(duì)于每一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理在日常工作中起著越來(lái)越重要的作用。所以，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，對(duì)有效提升本單位的人事管理水平將起到推進(jìn)作用。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的意義

（一）為日常管理提供資料。在一些事業(yè)單位中，人事檔案對(duì)于每位職工的具體信息都有詳細(xì)的記錄，這些信息主要包括職工的學(xué)歷、經(jīng)歷、職務(wù)、職稱和社會(huì)關(guān)系等，以上信息不僅僅能夠?yàn)閱挝粚?duì)于職工的培養(yǎng)、社保辦理以及績(jī)效考核提供相應(yīng)的資料，同時(shí)能夠根據(jù)人事檔案相關(guān)的信息進(jìn)行深度分析。因此，人事檔案規(guī)范化管理非常有利于單位管理工作的順利進(jìn)行，對(duì)保障事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展有利。

（二）為隊(duì)伍建設(shè)提供依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于一個(gè)單位而言，構(gòu)建結(jié)構(gòu)合理以及能力突出的員工隊(duì)伍是工作的重點(diǎn)內(nèi)容，而人事檔案規(guī)范化管理便于單位有效分析員工的履歷，用于制定較為科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)以評(píng)判員工的績(jī)效，并作為晉升的可靠依據(jù)。

二、人事檔案管理規(guī)范化的策略

（一）端正單位人事檔案管理工作的態(tài)度，充實(shí)人事檔案內(nèi)容。單位的人事檔案規(guī)范化管理員工，自身管理工作的態(tài)度問(wèn)題應(yīng)引起高度重視。首先應(yīng)該端正態(tài)度，才能夠在人事檔案規(guī)范化管理工作的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)收集、整理。除此之外，管理人員在進(jìn)行人事鑒別表的收集過(guò)程中應(yīng)該保障其真實(shí)性。隨著時(shí)代的發(fā)展，單位人事檔案已經(jīng)逐漸向數(shù)據(jù)信息化的方向轉(zhuǎn)變，所以，對(duì)于單位的管理員工來(lái)說(shuō)，應(yīng)該學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化的管理方式，這樣不僅可以保障人事檔案規(guī)范化管理的效率，還可以有效地保障人事檔案管理的安全性及保密性。在單位進(jìn)行人事檔案庫(kù)的建立過(guò)程中，能夠錄入人才庫(kù)的人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)證書(shū)，只有這樣人事檔案庫(kù)才能發(fā)揮其本身的作用，人事檔案資料更是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。同時(shí)，單位人事檔案的收集范圍應(yīng)該適當(dāng)?shù)赝貙挘粌H需要包含現(xiàn)有的職業(yè)能力、職業(yè)道德水平，還應(yīng)該包括員工的優(yōu)缺點(diǎn)、個(gè)人績(jī)效以及是否違紀(jì)等資料，保障單位人事檔案的規(guī)范性及全面性。

（二）真實(shí)準(zhǔn)確是人事檔案管理規(guī)范化的前提條件。作為單位人事檔案規(guī)范化管理的員工，第一，需要清晰地了解人事檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、主要包括范圍以及條件等。除此之外，對(duì)于資料是否應(yīng)該入檔也應(yīng)該有清楚的認(rèn)知，盡可能防止盲目地進(jìn)行檔案資料的搜集。第二，嚴(yán)格控制人事檔案相關(guān)資料的真實(shí)性，對(duì)于可能存在誤解的相關(guān)資料進(jìn)行規(guī)范化整理，具體來(lái)講，比如員工的出生日期等信息，應(yīng)該注明農(nóng)歷或者公歷，一旦涉及崗位的調(diào)動(dòng)，人事檔案規(guī)范化管理的重點(diǎn)就應(yīng)該放在手續(xù)是否齊全的問(wèn)題上。只有從源頭進(jìn)行人事檔案的質(zhì)量控制，才能夠保障檔案資料的真實(shí)性及安全性，有效地保障人事檔案信息的權(quán)威性，為單位進(jìn)行員工人事檔案的管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）健全制度是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證。工作與制度的本質(zhì)最終還是歸咎于人，所以，為了提高單位人事檔案規(guī)范化管理水平，對(duì)于單位的管理層而言，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法及相關(guān)法律且秉持法律的精神，將檔案法及相關(guān)法律的精神與本單位相結(jié)合，制定出科學(xué)合理的管理制度。這樣不僅能夠有效地約束員工的工作行為，還能夠有效地保障人事檔案規(guī)范化管理工作。

（四）信息化是人事檔案管理規(guī)范化的必然趨勢(shì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，單位人事檔案規(guī)范化管理工作已經(jīng)逐漸向信息化的方向發(fā)展。具體來(lái)講，比如人事檔案的計(jì)算機(jī)錄入，通過(guò)信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，這樣不僅能夠保障員工人事檔案的真實(shí)性、時(shí)效性及準(zhǔn)確性，還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)現(xiàn)需要進(jìn)行局域網(wǎng)的建立，通過(guò)信息化的管理方式提升工作效率，從而達(dá)到新時(shí)代對(duì)于單位人事檔案管理的需要。

（五）注重人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是健全和完善用人機(jī)制，檔案管理人員必須具有相應(yīng)學(xué)歷，經(jīng)過(guò)專業(yè)上崗培訓(xùn)，并考核合格，持證上崗，同時(shí)建立后備人才庫(kù)。二是引進(jìn)綜合素質(zhì)較高的人員以及合理配置人力資源。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理人員配置應(yīng)向著年輕化、知識(shí)化，德才兼?zhèn)涞姆较虬l(fā)展。所以員工專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)應(yīng)該得到單位的重視，只有這樣才能夠提升員工的服務(wù)水平以及服務(wù)意識(shí)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著新時(shí)代的發(fā)展，單位對(duì)于人事檔案的規(guī)范化管理工作應(yīng)該融入開(kāi)拓性的思維，適當(dāng)引進(jìn)較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的管理人員，通過(guò)這樣的方式提升單位人事檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量，進(jìn)而為單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。