信息技術(shù)在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理中的應(yīng)用分析

文/廣州市花都區(qū)疾病預(yù)防控制中心 湯麗芳

一、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作仍然存在著諸多問題，許多內(nèi)部檔案管理人員不能認(rèn)清自己崗位的重要性，而疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)亦是忽視檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作仍不能取得突破性進(jìn)展，嚴(yán)重影響疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的有效落實(shí)。檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，它需要整個(gè)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)各系統(tǒng)間的相互配合，更需要各部門間的相互支持和協(xié)作，只有具備完善的硬件設(shè)備，才能做好日后對(duì)檔案資料的有效利用，并真正將檔案管理工作落到實(shí)處，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。如若疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)不能較好地對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)合理的管理手段，檔案就只能成為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)發(fā)展的附屬品，其也無法將疾病預(yù)防控制工作做到最好。因此，加強(qiáng)對(duì)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中檔案管理工作的重視，才能有效地實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案的現(xiàn)代信息化管理。

二、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理觀念較為落后。目前來看，在我國(guó)很多城市的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)當(dāng)中，并沒有專門設(shè)置檔案管理部門，進(jìn)而在檔案管理工作上也較為落后。很多疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的重視力度不足，只將工作重點(diǎn)放在疾病預(yù)防與控制上，而忽略了檔案管理工作的重要性。另外，對(duì)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作而言，其是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜、繁瑣的工作，同時(shí)又需要資金的大力支持，但由于機(jī)構(gòu)對(duì)之重視力度的不足，以致在檔案管理上缺少足夠的人力、財(cái)力保障，重點(diǎn)表現(xiàn)為檔案管理信息化不足。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待加強(qiáng)。由于在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的不夠重視，以致形成了很多其他部門人員兼職檔案管理工作。然而對(duì)檔案管理工作而言，不僅需要一定專業(yè)的知識(shí)和技能，同時(shí)更需具備先進(jìn)的檔案管理觀念。但是，這種身兼數(shù)職的現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效落實(shí)，同時(shí)亦會(huì)造成機(jī)構(gòu)內(nèi)掛崗或崗位空缺現(xiàn)象，阻礙疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的健康穩(wěn)定運(yùn)行。

（三）檔案管理信息化不足。信息化檔案管理中，對(duì)于強(qiáng)大的資金支持是必不可少的。由于在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中，對(duì)檔案管理工作的資金支持力度不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不能有效落實(shí)。如缺少機(jī)構(gòu)內(nèi)部局域網(wǎng)、性能良好的電腦、信息化檔案管理軟件等等。另外，由于人員素質(zhì)的因素，相關(guān)檔案管理人員并不具備一定的信息化檔案管理專業(yè)技能，形成了疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中檔案管理工作發(fā)展緩慢、落后的局面。

三、信息技術(shù)在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)用。通過信息化的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)資金的合理配置。對(duì)于機(jī)構(gòu)內(nèi)部財(cái)務(wù)進(jìn)出賬進(jìn)行明確劃分，在電腦上制作財(cái)務(wù)表格化，形成清晰明了的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，大大減輕了財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，降低人工成本，同時(shí)提升工作效率。隨著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)量的不斷增加，信息化的財(cái)務(wù)檔案管理顯得十分重要，相關(guān)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的分析、分類、存儲(chǔ)及整理等過程均可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，進(jìn)而節(jié)省了大量的人力、財(cái)力，提供更精準(zhǔn)的財(cái)會(huì)信息。

（二）疾病預(yù)防控制檔案管理應(yīng)用。信息化的疾病檔案管理在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作中發(fā)揮著十分重要的作用。在疾控監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)本地區(qū)的疾病控制建立專門業(yè)務(wù)檔案：傳染性疾病如非典、登革熱、禽流感、埃博拉、諾如、流感等；非傳染性疾病如高血壓、心腦血管疾病、腫瘤、糖尿病等；地方病如血吸蟲病、碘缺乏病、人體寄生蟲病、狂犬病等；還有職業(yè)病、公害病、食源性疾病、學(xué)生常見病、傷害、中毒等重大疾病。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案建立，同時(shí)對(duì)各類檔案進(jìn)行歸類、整理、存儲(chǔ)，不僅有效地避免了客觀因素導(dǎo)致的疾病檔案丟失、混亂的問題，又方便了日后工作的查閱，為今后更好地開展疾病預(yù)防控制工作提供有力的保障。

（三）聲像檔案管理應(yīng)用。隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，數(shù)碼攝影、攝像等現(xiàn)代化記錄手段已為社會(huì)普遍運(yùn)用，成為當(dāng)今社會(huì)的重要記錄手段。聲像檔案具有直觀性、立體性、形象性的特點(diǎn)，是日常工作中最準(zhǔn)確、最形象的寫照。檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化手段對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理歸檔。

（四）檔案檢索管理應(yīng)用。通過電子檔案資源管理專業(yè)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索到利用、編研等一系列步驟進(jìn)行信息化管理。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的檔案管理過程。方便了檢索和利用，提高了準(zhǔn)確率和工作效率。

四、加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理相關(guān)措施

首先，加強(qiáng)信息化檔案管理硬件投入。提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，離不開強(qiáng)大的資金支持。相關(guān)政府部門應(yīng)加大對(duì)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的資金支持，以用于購(gòu)買先進(jìn)的信息化設(shè)備、構(gòu)建機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視力度。對(duì)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)而言，需加強(qiáng)自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，建立專門的檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)合理的人員配置。再次，提升檔案管理人員素質(zhì)。相關(guān)檔案管理人員需認(rèn)清自身崗位的重要性，同時(shí)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織人員的檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)。最后，建立健全檔案管理制度。在檔案管理工作中，必須建立嚴(yán)格的檔案管理制度，嚴(yán)格的管理制度是保證檔案管理有效落實(shí)的重要保障。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理是促進(jìn)疾病預(yù)防控制工作不斷進(jìn)步的核心，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作有效落實(shí)的重要保障，同時(shí)又可提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在社會(huì)中的價(jià)值。因此，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作刻不容緩。雖然我國(guó)的科技水平在不斷地創(chuàng)新和提升，但現(xiàn)階段我國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作中依然存在諸多問題和弊端，特別是信息化管理程度的不足。因此，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理模式，提高檔案管理信息化程度，并對(duì)檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，以提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平的整體工作效率，使檔案資料能夠高效地服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作。